Kostenlose Angebotsvorlage für den Chauffeurservice (Word und PDF)

Wenn ein Kunde fragt „Was kostet das?“, ist Ihr Angebot Verkaufsgespräch, Preisliste und Vertrag in einem Dokument. Ein klares Angebot gewinnt die Buchung und verhindert spätere Streitigkeiten über Wartezeit, Stornierungen und Extras. Dieser Leitfaden zeigt, was ein Angebot im Chauffeurservice enthalten sollte, wie lange es gültig sein sollte und welche Bedingungen hineingehören, mit einer kostenlosen Vorlage für Word und PDF.

Was sollte ein Angebot im Chauffeurservice enthalten?

Ein gutes Angebot beantwortet jede Frage, für die der Kunde sonst zurückrufen würde:

• Ihre Angaben und die des Angebots: Firmenname, Anschrift und Steuernummer, eine Angebotsnummer, das Angebotsdatum und ein Gültigkeitsdatum.
• Der Kunde: Name, die Firma, falls er für eine bucht, Telefon und E-Mail.
• Die Fahrt: Datum und Abholzeit, die Leistung (Transfer, Flughafentransfer, stundenweise oder Tagesmiete), Abhol- und Zieladresse, Zwischenhalte, die Zahl der Fahrgäste und Koffer, die Flugnummer bei einer Abholung am Flughafen und die Fahrzeugklasse.
• Der Preis: der Grundpreis, jeder Zuschlag, jedes Extra, die Umsatzsteuer und die Summe.
• Die Bedingungen: Gültigkeit, Stornierung, Wartezeit und Zahlung.
• Die Annahme: ein Feld für Unterschrift und Datum des Kunden oder eine klare Anleitung, wie er annimmt.

Fahrgäste und Gepäck sind wichtiger, als es scheint. Drei Fahrgäste mit fünf großen Koffern brauchen ein größeres Fahrzeug als drei mit Handgepäck, und das Angebot ist der Ort, an dem Sie das bemerken.

Wie berechnen Sie den Preis im Angebot?

Nutzen Sie für jedes Angebot dieselbe Preisliste, damit zwei Kunden, die dieselbe Fahrt anfragen, dieselbe Antwort bekommen. Beginnen Sie mit dem Grundpreis für Leistung und Fahrzeugklasse oder mit dem Festpreis einer Strecke zwischen zwei Zonen, und addieren Sie die zutreffenden Zuschläge (Nacht, Wochenende, Flughafengebühr, kurzfristige Buchung) und die gewünschten Extras, etwa einen Kindersitz oder den Empfang mit Namensschild.

Zeigen Sie jeden Posten in einer eigenen Zeile. Ein Kunde, der „Zuschlag: Abholung in der Nacht (20 % des Grundpreises)“ liest, versteht den Preis; einer, der nur eine Summe sieht, beginnt Preise zu vergleichen. Wie Sie die Preise hinter dem Angebot aufbauen, zeigen unsere Preislistenvorlage für den Chauffeurservice und unser Leitfaden zum Berechnen von Fahrpreisen im Chauffeurservice.

Wie lange sollte ein Angebot gültig sein?

Lange genug, dass der Kunde entscheiden kann, kurz genug, um Sie zu schützen. Für die meisten Transfers passen 7 bis 14 Tage. Für einen gefragten Termin, eine große Gruppe oder eine lange Tagesmiete wählen Sie eine kürzere Frist, denn das angebotene Fahrzeug kann in der Zwischenzeit anderweitig gebucht werden.

Setzen Sie das Gültigkeitsdatum weit nach oben und wiederholen Sie es in den Bedingungen: „Dieses Angebot gilt bis zum oben genannten Datum. Danach kann sich der Preis ändern.“

Welche Bedingungen gehören in ein Angebot im Chauffeurservice?

Die Vorlage enthält vier, die die häufigsten Streitpunkte abdecken:

• Stornierung. Nennen Sie, was eine Stornierung wann kostet: zum Beispiel kostenlos bis 24 Stunden vor der Abholung, der halbe Fahrpreis zwischen 12 und 24 Stunden vorher und der volle Fahrpreis innerhalb von 12 Stunden oder bei Nichterscheinen.
• Wartezeit. Nennen Sie die freie Wartezeit und was danach gilt: zum Beispiel 15 Minuten frei, an Flughäfen 60 Minuten ab der gebuchten Abholzeit, danach eine Gebühr für jeden angefangenen 15-Minuten-Takt. Unser Leitfaden zu Wartezeitgebühren hilft Ihnen bei der Wahl der Zahlen.
• Zahlung. Wann und wie Sie bezahlt werden möchten: auf Rechnung innerhalb von 14 Tagen, per Vorkasse oder am Tag der Fahrt.
• Gültigkeit. Das Datum, ab dem sich der Preis ändern kann.

Die Zahlen zu Stornierung und Wartezeit in der Vorlage sind Beispiele. Verwenden Sie die Bedingungen, die Sie tatsächlich anwenden, und halten Sie sie auf Ihrer Website, in Ihren Angeboten und auf Ihren Rechnungen gleich.

Vorlage herunterladen

• Word: Ersetzen Sie die Platzhalter, passen Sie die Preiszeilen an und verschicken Sie das Angebot als PDF.
• PDF: ein druckfertiges Beispiel des Layouts.

Die Zahlen in der Vorlage sind Beispiele ohne bestimmte Währung. Es gibt sie auch auf Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Türkisch und Arabisch.

Wie verschickt Odobase Angebote, die Kunden auf dem Handy annehmen?

Ein Angebot in Word funktioniert, bis Sie mehrere am Tag verschicken und jedem per E-Mail hinterherfragen müssen, ob der Kunde zugesagt hat.

Mit dem Buchungsformular von Odobase fragen Kunden über Ihre Website, einen Link oder einen QR-Code ein Angebot an, und die Anfrage landet bei Ihren Interessenten. Für Fahrten, die das Formular selbst berechnen kann, zeigt es einen Live-Preis aus Ihrer Preisliste. Andernfalls berechnet Ihr Büro die Fahrt und schickt ein Angebot per E-Mail oder WhatsApp. Der Kunde öffnet es auf dem Handy und nimmt es dort an oder lehnt es ab, und er erhält das Angebot als PDF unter Ihrem Logo. Kunden mit einem Konto finden ihre Angebote außerdem im Kundenportal. Sehen Sie, wie das zu einem Chauffeur- und Limousinenservice passt.