Buchungsplan für die Autovermietung in Excel: kostenlose Vorlage

Die meisten Autovermietungen fangen mit einer Tabelle an, und für eine Handvoll Autos funktioniert das. Schwierig wird es, wenn die Tabelle nur eine Liste von Buchungen ist, die niemand miteinander abgleicht. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie einen Buchungsplan für Ihre Autovermietung in Excel aufbauen, der Doppelbuchungen von selbst erkennt, mit einer kostenlosen Vorlage, und wo eine Tabelle an ihre Grenzen stößt.

Kann man die Buchungen einer Autovermietung in einer Tabelle führen?

Ja, bei einer kleinen Flotte, für deren Buchungen eine Person zuständig ist. Eine Tabelle kostet nichts, jeder kann sie bedienen und Sie können sie an Ihre Arbeitsweise anpassen. Sie braucht aber Struktur: eine einzige Fahrzeugliste, eine Zeile pro Buchung mit genauen Uhrzeiten und eine Prüfung, die Buchungen desselben Autos miteinander vergleicht, statt darauf zu hoffen, dass jemand eine Überschneidung mit bloßem Auge bemerkt.

Was enthält die Vorlage?

Die Arbeitsmappe hat vier Blätter:

• Anleitung: acht kurze Hinweise.
• Fahrzeuge: Kennzeichen, Fahrzeug, Klasse, Tagespreis, Status und Notizen. Das Kennzeichen ist der Schlüssel, über den die anderen Blätter das Fahrzeug finden, also muss jedes eindeutig sein.
• Buchungen: Buchungsnummer, Kunde, Telefon, das Kennzeichen (aus einer Liste gewählt), Datum und Uhrzeit von Ausgabe und Rückgabe, der Zählerstand bei Ausgabe und Rückgabe, die gefahrene Strecke, Tage, Tagespreis, Summe, Status und die Überschneidungsprüfung.
• Kalender: eine Zeile pro Auto und eine Spalte pro Tag für einen Monat, ab einem Datum Ihrer Wahl.

Mehrere Spalten füllen sich von selbst. Die gefahrene Strecke ist der Zählerstand bei Rückgabe minus dem Zählerstand bei Ausgabe. Die Tage sind die Mietdauer, auf volle Tage aufgerundet, mindestens ein Tag. Der Tagespreis kommt aus dem Blatt Fahrzeuge, und Sie können ihn für einen Sonderpreis überschreiben. Die Summe ist Tage mal Tagespreis.

Wie funktioniert die Überschneidungsprüfung?

Zwei Buchungen desselben Autos überschneiden sich, wenn die erste beginnt, bevor die zweite endet, und die zweite beginnt, bevor die erste endet. Die Prüfspalte der Vorlage zählt für jede Zeile die Buchungen, die alle diese Bedingungen erfüllen:

• dasselbe Kennzeichen,
• eine Ausgabe vor der Rückgabe dieser Buchung,
• eine Rückgabe nach der Ausgabe dieser Buchung,
• ein anderer Status als storniert.

Die Buchung trifft immer auf sich selbst zu, ein Wert über eins bedeutet also einen Konflikt, und die Zelle wird rot und zeigt „Doppelt gebucht“. Das Blatt Kalender nutzt dieselbe ZÄHLENWENNS-Logik für jedes Auto und jeden Tag: 1 heißt gebucht, ab 2 wird die Zelle rot. Die Beispieldaten enthalten absichtlich zwei sich überschneidende Buchungen, damit Sie die Warnung sehen, bevor Sie die Beispiele löschen.

Da die Prüfung Uhrzeiten vergleicht und nicht nur Tage, wird ein Auto, das um 09:00 zurückkommt und am selben Tag um 12:00 wieder ausgegeben wird, nicht markiert.

Wie hält man eine Buchungstabelle zuverlässig?

Ein paar Gewohnheiten machen den Unterschied:

• Eine Datei an einem gemeinsamen Ort. Zwei Kopien sind zwei Gelegenheiten, dasselbe Auto zweimal zu vergeben.
• Genaue Uhrzeiten eintragen, nicht nur Tage. Die meisten Konflikte entstehen durch verspätete Rückgaben.
• Die Rückgabezeit ist ein Versprechen, keine Tatsache. Kommt ein Auto später, tragen Sie die neue Rückgabezeit sofort ein und sehen sich die nächste Buchung für dieses Auto an.
• Stornierte Buchungen nie löschen. Setzen Sie den Status auf storniert: So bleibt der Verlauf erhalten und die Prüfung ignoriert die Buchung.
• Den Zählerstand bei Ausgabe und Rückgabe notieren. Er ist Ihr Nachweis für Mehrstrecke; unser Leitfaden zu Überziehung und Mehrstrecke zeigt, wie Sie beides berechnen.

Unser Leitfaden zum Vermeiden von Doppelbuchungen erklärt die Regeln hinter diesen Gewohnheiten.

Wo liegen die Grenzen einer Tabelle?

Die Formeln sehen nur, was jemand eingetragen hat. Die Tabelle kennt keine Verfügbarkeit in Echtzeit: Eine telefonische Buchung, während Sie unterwegs sind, oder ein Auto, das verspätet zurückkommt, ohne dass jemand die Zeile anpasst, bleibt für die Prüfung unsichtbar. Sie warnt erst im Nachhinein, statt die Buchung abzulehnen, also kann ein Kollege unter Zeitdruck einen Konflikt trotzdem speichern und die rote Zelle übersehen.

Mit dem Wachstum wird es außerdem schwieriger. Jede weitere Person, die Buchungen annimmt, ist eine weitere Gelegenheit für einen Tippfehler, eine gelöschte Formel oder eine zweite Kopie der Datei. Rückgaben, Zustandsfotos, Rechnungen und Kundennachrichten liegen woanders, und sie abzugleichen ist Handarbeit. Jede abgeschlossene Miete muss zudem in eine Rechnung abgetippt werden, etwa in unsere kostenlose Rechnungsvorlage für die Autovermietung.

Wann lohnt sich der Umstieg auf eine Software für die Autovermietung?

Steigen Sie um, wenn mehr als eine Person Buchungen annimmt, wenn Kunden außerhalb der Bürozeiten buchen oder wenn Sie mehr Zeit mit der Kontrolle der Tabelle verbringen als mit dem Vermieten. Eine Software prüft die Verfügbarkeit in dem Moment, in dem die Buchung angelegt wird, und lehnt die Überschneidung ab, statt hinterher eine Zelle einzufärben.

Odobase sperrt ein Mietfahrzeug, bis es tatsächlich zurückgegeben ist, lehnt eine Buchung ab, die ein Auto oder einen Fahrer zur selben Zeit an zwei Orte schicken würde, und prüft Fahrten mit Chauffeur und Vermietungen ohne Fahrer gemeinsam. Odobase ist kostenlos für bis zu 2 Fahrzeuge, sodass eine kleine Flotte ohne monatliche Kosten umsteigen kann.

Vorlage herunterladen

Buchungsplan für die Autovermietung herunterladen (Excel). Die Fahrzeuge, Kunden und Preise darin sind Beispiele ohne bestimmte Währung; löschen Sie sie, bevor Sie anfangen. Dieselbe Arbeitsmappe gibt es auch auf Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Türkisch und Arabisch, die arabische Fassung von rechts nach links gesetzt.

Sehen Sie, wie Odobase eine Autovermietung unterstützt.