Plantilla de presupuesto para servicios con chófer o VTC gratis (Word y PDF)

Cuando un cliente pregunta “¿cuánto cuesta?”, el presupuesto que usted envía es a la vez su argumento de venta, su lista de precios y su contrato. Un presupuesto claro consigue la reserva y evita discusiones posteriores sobre el tiempo de espera, las cancelaciones y los extras. Esta guía explica qué debe incluir un presupuesto de servicio con chófer, cuánto tiempo debe ser válido y qué condiciones conviene poner en él, con una plantilla gratuita en Word y PDF.

¿Qué debe incluir un presupuesto de servicio con chófer?

Un buen presupuesto responde a todas las preguntas por las que el cliente, si no, volvería a llamar:

• Sus datos y los del presupuesto: nombre de la empresa, dirección y número de identificación fiscal, un número de presupuesto, la fecha del presupuesto y una fecha de validez.
• El cliente: nombre, empresa si reserva para una, teléfono y correo electrónico.
• El trayecto: fecha y hora de recogida, el servicio (traslado, traslado al aeropuerto, por horas o por días), las direcciones de recogida y de destino, las paradas en el camino, el número de pasajeros y de maletas, el número de vuelo para una recogida en el aeropuerto y la categoría de vehículo.
• El precio: la tarifa base, cada recargo, cada extra, los impuestos y el total.
• Las condiciones: validez, cancelación, tiempo de espera y pago.
• La aceptación: un espacio para que el cliente firme y ponga la fecha, o instrucciones claras sobre cómo aceptarlo.

Los pasajeros y el equipaje importan más de lo que parece. Tres pasajeros con cinco maletas grandes necesitan un vehículo más grande que tres con equipaje de mano, y el presupuesto es donde se detecta.

¿Cómo se calcula el precio del trayecto en el presupuesto?

Use la misma lista de precios para todos los presupuestos, para que dos clientes que piden el mismo trayecto reciban la misma respuesta. Parta de la tarifa base del servicio y de la categoría de vehículo, o de un precio de ruta fija entre dos zonas, y después añada los recargos que correspondan (nocturno, fin de semana, tasa de aeropuerto, última hora) y los extras que pidió el cliente, como una silla infantil o una recepción con cartel.

Muestre cada uno en su propia línea. Un cliente que ve “Recargo: recogida nocturna (20 % de la tarifa base)” entiende el precio; uno que solo ve un total empieza a comparar con otros. Para crear las tarifas en las que se basa el presupuesto, consulte nuestra plantilla de tarifas para servicios con chófer y nuestra guía para calcular la tarifa de un servicio con chófer.

¿Cuánto tiempo debe ser válido un presupuesto?

Lo suficiente para que el cliente decida y lo bastante poco para protegerle a usted. Para la mayoría de los traslados funcionan de 7 a 14 días. Para una fecha con mucha demanda, un grupo grande o un servicio largo por días, acórtelo, porque el vehículo que está presupuestando podría reservarlo otra persona mientras tanto.

Ponga la fecha de validez cerca del principio y repítala en las condiciones: “Este presupuesto es válido hasta la fecha indicada arriba. Después de esa fecha el precio puede cambiar.”

¿Qué condiciones deben figurar en un presupuesto de servicio con chófer?

La plantilla incluye cuatro, que cubren las discusiones más frecuentes:

• Cancelación. Indique cuánto cuesta una cancelación y cuándo: por ejemplo, gratis hasta 24 horas antes de la recogida, la mitad de la tarifa entre 12 y 24 horas antes, y la tarifa completa con menos de 12 horas o si el cliente no se presenta.
• Tiempo de espera. Indique la espera gratuita y lo que ocurre después: por ejemplo, 15 minutos gratis, o 60 minutos en aeropuertos contados desde la hora de recogida reservada, y después un cargo por cada bloque de 15 minutos iniciado.
• Pago. Cuándo y cómo espera cobrar: con factura a 14 días, por adelantado o el mismo día.
• Validez. La fecha a partir de la cual el precio puede cambiar.

Las cifras de cancelación y espera de la plantilla son ejemplos. Use las condiciones que realmente aplica y manténgalas iguales en su web, sus presupuestos y sus facturas.

Descargue la plantilla

• Word: sustituya los textos de ejemplo, ajuste las líneas de precio y envíela como PDF.
• PDF: un ejemplo del diseño listo para imprimir.

Las cifras de la plantilla son ejemplos sin una moneda concreta. También hay versiones en inglés, francés, italiano y árabe: inglés, francés, italiano y árabe.

¿Cómo envía Odobase presupuestos que los clientes aceptan desde el móvil?

Un presupuesto en Word funciona hasta que envía varios al día y tiene que perseguir cada uno por correo para saber si el cliente dijo que sí.

Con el formulario de reserva de Odobase, los clientes piden un presupuesto desde su web, un enlace o un código QR, y la solicitud llega a su lista de solicitudes. Para los trayectos a los que el formulario puede poner precio por sí solo, muestra un precio en directo a partir de su lista de precios. Si no, su oficina calcula el precio del trayecto y envía un presupuesto por correo electrónico o WhatsApp. El cliente lo abre en su móvil y lo acepta o lo rechaza allí mismo, y recibe un PDF del presupuesto en su idioma, con su logotipo. Los clientes con cuenta encuentran también sus presupuestos en el portal del cliente. Vea cómo encaja en una empresa de chófer y limusinas.