Modèle de devis VTC gratuit (Word et PDF)

Quand un client demande « combien ? », le devis que vous envoyez est à la fois votre argumentaire commercial, votre grille tarifaire et votre contrat. Un devis clair remporte la réservation et évite les désaccords ultérieurs sur l’attente, les annulations et les options. Ce guide présente ce que doit contenir un devis VTC, combien de temps il doit rester valable et les conditions qui méritent d’y figurer, avec un modèle gratuit en Word et PDF.

Que doit contenir un devis VTC ?

Un bon devis répond à toutes les questions pour lesquelles le client vous rappellerait sinon :

• Vos coordonnées et celles du devis : raison sociale, adresse et identifiant fiscal, un numéro de devis, la date du devis et une date de validité.
• Le client : nom, société s’il réserve pour une entreprise, téléphone et e-mail.
• La course : date et heure de prise en charge, la prestation (transfert, transfert aéroport, mise à disposition à l’heure ou à la journée), les adresses de prise en charge et de dépose, les arrêts éventuels en route, le nombre de passagers et de valises, le numéro de vol pour une prise en charge à l’aéroport, et la catégorie de véhicule.
• Le prix : le tarif de base, chaque supplément, chaque option, la TVA et le total.
• Les conditions : validité, annulation, temps d’attente et paiement.
• L’acceptation : un emplacement où le client signe et date, ou des instructions claires pour accepter.

Les passagers et les bagages comptent plus qu’il n’y paraît. Trois passagers avec cinq grandes valises ont besoin d’un véhicule plus grand que trois passagers avec des bagages à main, et c’est sur le devis que vous le repérez.

Comment chiffrer la course sur le devis ?

Utilisez la même grille tarifaire pour chaque devis, pour que deux clients qui demandent la même course obtiennent la même réponse. Partez du tarif de base de la prestation et de la catégorie de véhicule, ou d’un prix fixe entre deux zones, puis ajoutez les suppléments qui s’appliquent (nuit, week-end, frais d’aéroport, dernière minute) et les options demandées par le client, comme un siège enfant ou un accueil personnalisé.

Présentez chacun sur sa propre ligne. Un client qui lit « Majoration : prise en charge de nuit (20 % du prix de base) » comprend le prix ; celui qui ne voit qu’un total commence à comparer ailleurs. Pour construire les tarifs qui sous-tendent le devis, consultez notre grille tarifaire VTC avec modèle gratuit et notre guide pour calculer le prix d’une course VTC.

Combien de temps un devis doit-il rester valable ?

Assez longtemps pour que le client se décide, assez peu pour vous protéger. Pour la plupart des transferts, 7 à 14 jours conviennent. Pour une date chargée, un groupe important ou une longue mise à disposition à la journée, réduisez ce délai, car le véhicule proposé pourrait être réservé par quelqu’un d’autre entre-temps.

Placez la date de validité en haut du devis et répétez-la dans les conditions : « Ce devis est valable jusqu’à la date indiquée ci-dessus. Passé cette date, le prix peut changer. »

Quelles conditions inscrire sur un devis VTC ?

Le modèle en contient quatre, qui couvrent les désaccords les plus fréquents :

• Annulation. Indiquez ce que coûte une annulation et à quel moment : par exemple gratuite jusqu’à 24 heures avant la prise en charge, la moitié du prix entre 12 et 24 heures avant, et le prix complet à moins de 12 heures ou en cas d’absence du client.
• Temps d’attente. Précisez l’attente gratuite et ce qui se passe ensuite : par exemple 15 minutes gratuites, ou 60 minutes à l’aéroport à compter de l’heure de prise en charge réservée, puis un montant pour chaque tranche de 15 minutes entamée.
• Paiement. Quand et comment vous comptez être payé : sur facture à 14 jours, d’avance ou le jour même.
• Validité. La date après laquelle le prix peut changer.

Les chiffres d’annulation et d’attente du modèle sont des exemples. Utilisez les conditions que vous appliquez réellement, et gardez-les identiques sur votre site, vos devis et vos factures.

Télécharger le modèle

• Word : remplacez les textes d’exemple, ajustez les lignes de prix et envoyez-le en PDF.
• PDF : un exemple de la mise en page, prêt à imprimer.

Les chiffres du modèle sont des exemples, sans devise particulière. Des versions en anglais, en espagnol, en italien et en arabe existent aussi : anglais, espagnol, italien et arabe.

Comment Odobase envoie-t-il des devis que les clients acceptent depuis leur téléphone ?

Un devis Word fonctionne jusqu’au jour où vous en envoyez plusieurs par jour et devez relancer chacun par e-mail pour savoir si le client a dit oui.

Avec le formulaire de réservation d’Odobase, les clients demandent un devis depuis votre site, un lien ou un QR code, et la demande arrive dans votre liste des demandes. Pour les courses que le formulaire peut chiffrer seul, il affiche un prix en direct à partir de votre grille tarifaire. Sinon, votre bureau chiffre la course et envoie un devis par e-mail ou par WhatsApp. Le client l’ouvre sur son téléphone et l’accepte ou le refuse directement, et un PDF du devis lui parvient dans sa langue, avec votre logo. Les clients qui ont un compte retrouvent aussi leurs devis dans l’espace client. Voyez comment tout cela s’adapte à une entreprise de VTC et de voiture avec chauffeur.