Fuhrparkverwaltung mit Excel: was Sie erfassen sollten und wann sich Software lohnt

Die meisten Fuhrparks beginnen in einer Tabelle, und das aus gutem Grund: Excel ist auf jedem Rechner installiert, kostet nichts extra und passt sich Ihrer Arbeitsweise an. Die Probleme kommen später, wenn es fünf Kopien der Datei gibt, der Führerschein eines Fahrers letzten Monat abgelaufen ist und niemand weiß, was jeder Transporter wirklich kostet. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie eine Fuhrpark-Tabelle aufbauen, die hält, und an welchen Zeichen Sie merken, dass es Zeit für eine Software ist.

Kann man einen Fuhrpark in Excel verwalten?

Ja, bei einem kleinen Fuhrpark mit einer Person, die für die Datei zuständig ist. Eine Tabelle kann Ihre Fahrzeuge, Ihre Fahrer, jede Wartung und alle Kosten aufnehmen, und ein paar Formeln machen daraus eine Liste dessen, was fällig ist. Das funktioniert, solange die Daten rechtzeitig eingetragen werden und eine einzige Kopie der Datei als verbindlich gilt. Es hört auf zu funktionieren, wenn mehrere Personen die Datei pflegen, wenn Fahrer Zählerstände und Belege von unterwegs schicken müssen oder wenn der Fuhrpark über das hinauswächst, was eine Person aktuell halten kann.

Was sollte eine Fuhrpark-Tabelle erfassen?

Führen Sie ein Blatt pro Thema und eine Zeile pro Vorgang. Eine Fuhrpark-Arbeitsmappe hat in der Regel:

• Fahrzeuge: Kennzeichen, Marke und Modell, Baujahr, aktueller Zählerstand und die Fristen für Versicherung, Zulassung, Hauptuntersuchung und nächste Wartung.
• Fahrer: Name, Telefon, Führerscheinnummer und Ablaufdatum des Führerscheins und welche Fahrzeuge jeder fahren darf.
• Wartungsprotokoll: eine Zeile pro Wartung oder Reparatur mit Datum, Fahrzeug, Zählerstand, Werkstatt, ausgeführten Arbeiten und Kosten.
• Kraftstoff und Ausgaben: eine Zeile pro Beleg mit Datum, Fahrzeug, Fahrer, Art (Kraftstoff, Maut, Parken, Fahrzeugwäsche) und Betrag.
• Nutzung: wer welches Fahrzeug von wann bis wann hatte, mit dem Zählerstand zu Beginn und am Ende.

Derselbe Aufbau steckt in unserem Buchungsplan für die Autovermietung, der zusätzlich zwei Buchungen desselben Autos markiert, wenn sie sich überschneiden.

Welche Formeln machen eine Fuhrpark-Tabelle nützlich?

Eine Handvoll Formeln erledigt den Großteil der Arbeit:

Was Sie wissen wollen	Wie Sie es bekommen
Tage bis zu einer Frist	Fälligkeitsdatum minus HEUTE(), per bedingter Formatierung unter 30 rot gefärbt
Kosten pro Fahrzeug	SUMMEWENNS über die Blätter Wartung und Ausgaben, nach Kennzeichen
Kosten pro Streckeneinheit	Die Kosten des Fahrzeugs geteilt durch die Strecke zwischen zwei Zählerständen
Nächste Wartung fällig	Der Zählerstand der letzten Wartung plus Ihr Wartungsintervall
Fahrzeuge außer Betrieb	ZÄHLENWENNS auf einer Statusspalte (verfügbar, in Wartung, außer Betrieb)

Halten Sie Formeln in Spalten, in die niemand etwas eintippt, und schützen Sie sie, wenn möglich. Eine von Hand überschriebene Formel ist der häufigste Grund, warum eine Fuhrpark-Tabelle falsch wird, ohne dass es jemand merkt.

Wo stößt Excel an seine Grenzen?

Eine Tabelle weiß nur, was jemand eingetragen hat, und warnt nur, wenn jemand sie öffnet. Die typischen Bruchstellen sind:

• Mehrere Personen, mehrere Kopien. Büro, Werkstatt und Inhaber führen jeweils ihre eigene Fassung, und keine ist vollständig.
• Fahrer unterwegs. Tankbelege, Zählerstände und Schadensmeldungen kommen Tage später per Nachricht und müssen abgetippt werden.
• Kein aktuelles Bild. Die Datei kann Ihnen nicht sagen, wo ein Fahrzeug gerade ist oder dass ein Fahrer für zwei Aufträge gleichzeitig eingeteilt ist.
• Fristen, die still verstreichen. Eine fällige Versicherung oder ein ablaufender Führerschein fällt nur auf, wenn jemand am richtigen Tag in die richtige Spalte schaut.
• Kosten, die nie aufgehen. Ohne jeden Beleg in der Datei sind die Kosten pro Fahrzeug eine Schätzung.

Wann sollten Sie auf eine Fuhrparksoftware umsteigen?

Steigen Sie um, wenn die Tabelle Sie mehr kostet, als sie spart: wenn eine zweite Person sie pflegt, wenn Fahrer vom Handy aus melden müssen, wenn Kunden fragen, wo ihr Fahrzeug oder ihr Fahrer ist, oder wenn ein verpasster Termin Sie schon ein Bußgeld oder eine Reparatur gekostet hat. Für ein Beförderungs- oder Vermietungsunternehmen kommt dieser Moment meist mit der ersten Doppelbuchung.

Wie schneidet Odobase im Vergleich zu einer Fuhrpark-Tabelle ab?

Odobase führt eine Akte pro Fahrzeug mit Fotos, Zählerstand und Status, einem geschützten Bereich für Zulassung, Versicherung und Genehmigungen und der vollständigen Wartungshistorie: Wartungen werden nach Datum geplant und einem Fahrer zugewiesen, der sie in der App mit einem Foto der Werkstattrechnung abschließt. Fahrer erfassen Kraftstoff, Maut und Parken zu jeder Fahrt in der Fahrer-App, mit Belegfoto, und jede Fahrt speichert ihre Zählerstände und ihre Route. Berichte zeigen, was jedes Fahrzeug einbringt und kostet, und ein Fahrzeug kann nicht für zwei sich überschneidende Aufträge gebucht werden.

Odobase erinnert noch nicht nach Laufleistung an Wartungen, planen Sie Wartungen also nach Datum. Wenn Sie Kunden die Arbeit Ihrer Fahrzeuge in Rechnung stellen, zeigt unsere kostenlose Rechnungsvorlage für die Autovermietung, was jede Rechnung enthalten sollte, und Odobase erstellt diese Rechnungen aus abgeschlossenen Fahrten und Mieten.

Sehen Sie außerdem, wie Odobase zu Unternehmen der Personenbeförderung und zu Bus- und Reisebusvermietungen passt.