Fahrpreis im Chauffeurservice berechnen: Kosten, Zeit, Strecke und Marge

Ob Sie es Chauffeurservice, Mietwagen mit Fahrer oder Limousinenservice nennen, die Frage ist dieselbe: Was soll diese Fahrt kosten? Die Preise eines Wettbewerbers zu übernehmen ist riskant, denn seine Kosten sind nicht Ihre. Sicherer ist eine Methode, die bei Ihren Kosten für einen Auftrag beginnt und sich daraus zum Preis vorarbeitet. Dieser Leitfaden geht diese Methode Schritt für Schritt durch und macht aus dem Ergebnis eine Preisliste, die Sie für jedes Angebot nutzen können.

Wie berechnet man einen Fahrpreis im Chauffeurservice?

Addieren Sie, was Sie der ganze Auftrag kostet, vom Verlassen des Betriebssitzes bis zur Rückkehr, und schlagen Sie Ihre Marge auf. Ein so berechneter Fahrpreis hat vier Bestandteile:

1. Betriebskosten des Fahrzeugs für die gesamte gefahrene Strecke.
2. Fahrerkosten für die gesamte Dauer des Auftrags.
3. Gemeinkosten: Ihr Anteil an den Kosten, die sich nicht mit jeder Fahrt ändern.
4. Marge: was Ihnen bleibt, nachdem alles bezahlt ist.

Für jeden Bestandteil brauchen Sie eine Zahl, die Sie einmal aus Ihrer Buchhaltung ermitteln und dann aktuell halten.

Was gehört zu den Betriebskosten des Fahrzeugs?

Die Betriebskosten sind alles, was Sie das Auto kostet, geteilt durch die Strecke, die es fährt. Nehmen Sie die Zahlen eines Jahres für ein Fahrzeug und addieren Sie:

• Kraftstoff oder Strom
• Reifen, Wartung und Reparaturen
• Versicherung und Kfz-Steuer
• Finanzierungs- oder Leasingraten, oder die Abschreibung, wenn das Auto Ihnen gehört
• Reinigung

Teilen Sie die Summe durch die Strecke, die das Auto in diesem Jahr gefahren ist. Das Ergebnis sind Ihre Betriebskosten pro Streckeneinheit. Rechnen Sie sie für jede Fahrzeugklasse aus, denn eine Business-Limousine und ein Kleinbus kosten im Betrieb sehr unterschiedlich viel.

Wie sollte die Fahrerzeit gezählt werden?

Zählen Sie jede Minute, in der der Fahrer an den Auftrag gebunden ist, nicht nur die Minuten mit Fahrgast an Bord. Dazu gehören die Anfahrt zum Abholort, jede Wartezeit, die Fahrt selbst und die Rückfahrt. Wartezeit über eine freie Frist hinaus wird meist gesondert berechnet; unser Leitfaden zu Wartezeitgebühren zeigt, wie. Die Kosten des Fahrers pro Stunde sind sein Lohn plus alles, was Ihr Betrieb obendrauf zahlt, etwa Arbeitgeberbeiträge und bezahlten Urlaub.

Warum ist die Leerfahrt zurück wichtig?

Weil das Auto nach dem Absetzen des Fahrgasts noch zurückfahren muss und die Rückfahrt Sie fast so viel kostet wie die Hinfahrt. Eine einfache Fahrt, die 40 Streckeneinheiten aus der Stadt hinausführt, bedeutet in Wahrheit 80 Einheiten Fahrt und die doppelte Zeit. Rechnen Sie die Leerfahrt ein, es sei denn, in der Nähe des Ziels wartet der nächste Auftrag. In Deutschland kommt hinzu, dass Mietwagen mit Fahrer nach einem Auftrag grundsätzlich zum Betriebssitz zurückkehren müssen, wenn kein neuer vorliegt. Auf festen Strecken zwischen stark frequentierten Orten, etwa zwischen Flughafen und Innenstadt, sind Leerfahrten am unwahrscheinlichsten, ein Grund, warum sich diese Strecken knapper kalkulieren lassen.

Wie werden Gemeinkosten auf einen Fahrpreis umgelegt?

Verteilen Sie Ihre Fixkosten auf die Stunden, die Sie verkaufen. Addieren Sie ein Jahr Büromiete, Software, Disposition, Genehmigungen, Buchhaltung und Marketing und teilen Sie die Summe durch die Zahl der Stunden, in denen Ihre Fahrzeuge bezahlte Aufträge fahren. Das Ergebnis sind Gemeinkosten pro Stunde, die Sie für die gesamte Dauer des Auftrags aufschlagen.

Wie viel Marge sollte ein Chauffeurservice aufschlagen?

Schlagen Sie so viel Marge auf, dass ruhige Zeiten gedeckt sind, Fahrzeuge ersetzt werden können und Gewinn bleibt, und prüfen Sie das Ergebnis dann an dem, was Ihr Markt zahlt. Den einen richtigen Prozentsatz gibt es nicht. Liegt Ihr kostenbasierter Preis deutlich über dem, was Kunden akzeptieren, ist die Lösung meist, Kosten zu senken, etwa Leerfahrten oder Standzeiten, statt die Marge auf null zu drücken.

Ein Rechenbeispiel

Diese Zahlen dienen nur zur Veranschaulichung, in einer neutralen Währungseinheit. Verwenden Sie Ihre eigenen.

Ein Kunde bucht eine Business-Limousine für eine einfache Fahrt. Die Fahrt mit Fahrgast ist 40 Streckeneinheiten lang, mit der Leerfahrt zurück fährt das Auto also 80. Der ganze Auftrag dauert einschließlich Anfahrt und Rückfahrt 2,5 Stunden.

Bestandteil	Berechnung	Kosten
Betriebskosten	80 × 0,30 pro Streckeneinheit	24
Fahrer	2,5 Stunden × 20 pro Stunde	50
Gemeinkosten	2,5 Stunden × 8 pro Stunde	20
Gesamtkosten		94
Marge	25 % von 94	23,50
Fahrpreis		117,50, gerundet auf 120

Sollten Sie nach Zeit oder nach Strecke abrechnen?

Rechnen Sie Fahrten von einem Ort zum anderen nach Strecke ab und Buchungen, bei denen der Kunde das Auto behält, nach Zeit. Ein Transfer hat einen festen Start und ein festes Ziel, also passen Grundpreis und Streckenpreis. Ein Tag mit Terminen, eine Veranstaltung oder eine Rundfahrt hat keine feste Route, also passt ein Stundensatz mit Mindeststunden besser. Viele Betriebe bieten für lange Buchungen außerdem einen Tagessatz an.

In der Praxis wird aus der kostenbasierten Rechnung oben für jede Fahrzeugklasse ein Satz von drei Zahlen auf Ihrer Preisliste:

• Ein Grundpreis, der die Anfahrt zum Abholort und den ersten Teil der Fahrt abdeckt.
• Ein Streckenpreis pro Streckeneinheit über das hinaus, was der Grundpreis enthält, hoch genug, um die Leerfahrt zu decken.
• Ein Mindestpreis, damit auch die kürzesten Fahrten die Zeit des Fahrers bezahlen.

Dazu kommen ein Stundensatz mit Mindeststunden und ein Tagessatz, wenn Sie ganze Tage verkaufen. Der Rechner oben auf dieser Seite setzt Grundpreis, Streckenpreis, Zeitpreis, Mindestpreis und Flughafengebühr für jede beliebige Fahrt zusammen.

Welche Zuschläge lohnen sich?

Setzen Sie Zuschläge nur dort an, wo Ihre Kosten wirklich steigen: spätabends und frühmorgens, an Spitzentagen, bei kurzfristigen Buchungen und für Flughafengebühren. Wenden Sie Prozentzuschläge nur auf den Grundpreis an, damit sich Zuschläge nicht gegenseitig vervielfachen. Unser Leitfaden zur Preisgestaltung von Flughafentransfers zeigt, wie sie in einem Fahrpreis zusammenkommen.

Wie macht Odobase aus einer Fahrpreisberechnung Preise?

Die Preisliste von Odobase speichert das Ergebnis dieser Rechnung als Regeln nach Fahrzeugklasse und Leistungsart. Streckenpreise bestehen aus Grundpreis, enthaltener Strecke, Staffeln und Mindestpreis; Stundenpreise haben eine Mindeststundenzahl; Tagessätze und feste Strecken zwischen Zonen stehen daneben. Zuschläge können ein Prozentsatz oder ein fester Betrag sein, und Prozentsätze gelten nur für den Grundpreis, ohne sich aufzuaddieren. Die Funktion „Test a price“ (Preis testen) zeigt die Aufschlüsselung für jede Fahrt, bevor ein Kunde sie sieht, und weil die Aufschlüsselung an jeder Fahrt gespeichert wird, verschieben spätere Änderungen an Ihrer Liste keinen bestätigten Preis.

Um Ihre Zahlen zu ordnen, bevor Sie sie eingeben, starten Sie mit unserer Preislistenvorlage für den Chauffeurservice, und schicken Sie jeden Preis mit unserer Angebotsvorlage für den Chauffeurservice an den Kunden.