Funktion
Rechnungen und Buchhaltung für Flotten
Machen Sie aus abgeschlossenen Fahrten und Vermietungen Rechnungen mit Ihrem Logo, behalten Sie offene Posten im Blick und sehen Sie Gewinn und Verlust.
Wie funktioniert die Rechnungsstellung in Odobase?
In Odobase stellen Sie einem Kunden eine Rechnung, indem Sie seine abgeschlossenen Fahrten und zurückgegebenen Selbstfahrervermietungen als Rechnungspositionen verknüpfen, die sich aus der jeweiligen Buchung füllen. Die Steuern des Kunden und ein Rabatt werden angewendet, und Ihr Logo steht auf dem PDF. Ausgestellte und bezahlte Rechnungen fließen in eine Gewinn- und Verlustrechnung, die auch Fahrtausgaben, abgeschlossene Wartungen und Gemeinkosten erfasst, nach Monat und Niederlassung.
Was Sie bekommen
Rechnungen aus echter Arbeit
Abgeschlossene Fahrten und zurückgegebene Fahrzeuge werden zu Rechnungspositionen, und jede lässt sich nur einmal abrechnen.
Gewinn und Verlust ohne Tabelle
Umsatz, Fahrtausgaben, Wartung und Gemeinkosten, Monat für Monat und Niederlassung für Niederlassung.
Wissen, wer Ihnen Geld schuldet
Die offenen Posten zeigen, welche Kunden Ihnen am meisten schulden und wie viel noch nicht fällig oder überfällig ist, in 30-Tage-Stufen.
-
Ihre Marke auf jeder Rechnung
Firmenname, Logo und Adresse auf einem klaren PDF in der Währung Ihres Unternehmens, auf Wunsch mit Ihrem Firmenstempel.
-
Ihr Geschäftsjahr
Legen Sie Monat und Tag fest, an dem Ihr Geschäftsjahr beginnt, und jeder Buchhaltungsbericht richtet sich danach.
Wie erstellen Sie eine Rechnung?
Wählen Sie den Kunden und fügen Sie für jede seiner abgeschlossenen Fahrten und zurückgegebenen Selbstfahrervermietungen eine Position hinzu. Eine mit einer Fahrt verknüpfte Position füllt sich aus dem Fahrpreis und den Ausgaben, die Sie als dem Kunden berechnet markiert haben; eine mit einer Vermietung verknüpfte Position aus deren Gebühren. Sie können jede Position bearbeiten, eigene Positionen hinzufügen und einen Rabatt gewähren.
Die Steuern, die für den Kunden gelten, werden automatisch hinzugefügt, und Sie können eine davon für eine einzelne Rechnung abschalten. Das PDF trägt Ihren Firmennamen, Ihr Logo und Ihre Adresse, die Währung Ihres Unternehmens und, falls Sie einen verwenden, Ihren Firmenstempel.
Rechnungen gehen von Entwurf über ausgestellt zu bezahlt und lassen sich bei Bedarf stornieren. Ein nie ausgestellter Entwurf kann einfach gelöscht werden; er zählt nie zum Umsatz. Eine Fahrt oder Vermietung kann nur auf einer Rechnung stehen, sodass nichts doppelt abgerechnet wird, und bei der Rückgabe eines Fahrzeugs lässt sich der Rechnungsentwurf sofort erstellen.
Kann eine Rechnung einen ganzen Monat abdecken?
Ja. Das ist bei Firmenkunden der häufigste Fall: eine Rechnung am Monatsende für alle Fahrten, die Sie für sie durchgeführt haben, einschließlich wiederkehrender Mitarbeitershuttles, die nach der Durchführung ganz normale Fahrten sind.
Was zeigt das Buchhaltungsmodul?
Das Buchhaltungsmodul zeigt das ganze Unternehmen nach dem Prinzip der einfachen Buchführung:
- Gewinn und Verlust nach Monat und Niederlassung, für das von Ihnen gewählte Geschäftsjahr.
- Umsatz aus ausgestellten und bezahlten Rechnungen, zum Ausstellungsdatum erfasst, ohne Steuern und Rabatte.
- Kosten aus Fahrtausgaben, abgeschlossener Fahrzeugwartung und Gemeinkosten.
- Ausgaben: dieselben Kosten, die in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließen, aufgeschlüsselt, damit Sie sehen, wohin das Geld gegangen ist.
- Offene Posten: wer Ihnen Geld schuldet und wie viel bis zu 30, 60 oder 90 Tage oder länger überfällig ist.
- Steuern: was Ihre ausgestellten Rechnungen eingenommen haben.
Jeder Bericht lässt sich als CSV exportieren.
Wer sieht die Finanzen?
Der Zugriff wird über Rollen und Berechtigungen gesteuert. Geben Sie Ihrer Buchhaltung Zugriff auf Rechnungen und Konten, ohne dass sie Fahrten ändern kann, oder geben Sie einem Disponenten die Fahrten, ohne ihm die Bücher zu zeigen.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen
Sie nutzen Odobase bereits? Das Hilfecenter (auf Englisch) zeigt jeden Schritt im Dashboard.
Wer diese Funktion nutzt
-
-
Chauffeur und Limousine
Disposition, Wartezeit, Firmenabrechnung
-
-
Häufig gestellte Fragen
Wie wird der Umsatz in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst?
Der Umsatz zählt, sobald eine Rechnung ausgestellt ist, ohne Steuern und Rabatte. Die Steuer wird getrennt ausgewiesen, damit die Rechnung zeigt, was Ihr Unternehmen verdient hat, und nicht, was es für das Finanzamt eingenommen hat.
Welche Kosten werden berücksichtigt?
Fahrtausgaben, abgeschlossene Wartungstermine zum Datum der Leistung und Gemeinkosten wie Büromiete und Gehälter. Gemeinkosten lassen sich einer Niederlassung zuordnen oder dem ganzen Unternehmen, und sonstige Erträge wie Zinsen oder den Verkauf eines Fahrzeugs erfassen Sie auf dieselbe Weise.
Kann ich Zahlen pro Niederlassung sehen?
Ja. Die Gewinn- und Verlustrechnung schlüsselt jede Zeile nach Niederlassung auf, und die Spalten der Niederlassungen ergeben immer die Summe des Unternehmens.
Wie werden Steuern auf eine Rechnung angewendet?
Sie richten Ihre Steuern einmal ein. Eine Steuer kann für alle Kunden gelten oder für eine Steuergruppe, etwa ein Bundesland, eine Provinz oder Kunden im Ausland, die Sie Kunden zuweisen. Jede Rechnung wendet automatisch die passenden Steuern ihres Kunden an, Sie können eine Steuer für eine einzelne Rechnung abschalten, und der Steuerbericht zeigt, was Sie eingenommen haben.
Lassen sich Rechnungen an mein Buchhaltungssystem übertragen?
Reiseunternehmen, die das Backoffice Catalyst nutzen, können ausgestellte Rechnungen aus Odobase an Catalyst übertragen; kontaktieren Sie uns, um die Verbindung einzurichten. Jeder Buchhaltungsbericht, von Gewinn und Verlust bis zur Steuer, lässt sich außerdem als CSV für andere Systeme exportieren.
Welche Tarife enthalten Buchhaltung und Berichte?
Rechnungen, Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer, Gutschriften und Ausgaben sind in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen Starter-Tarif. Die Buchhaltungsberichte (Gewinn und Verlust, offene Posten, Steuern und Gemeinkosten) sowie die Berichte nach Fahrzeug, Fahrer und Kunde gehören zu den kostenpflichtigen Tarifen; im Starter-Tarif zeigen sie einen Hinweis zum Upgrade. Siehe Preise.
Funktioniert mit
-
Fahrtenverwaltung
Planen Sie Fahrten, weisen Sie Fahrer und Fahrzeuge ohne Doppelbuchung zu, pausieren Sie Hin- und Rückfahrten und rechnen Sie alles in einem Dashboard ab.
-
Selbstfahrervermietung
Autos ohne Fahrer stunden- oder tageweise vermieten: Odobase sperrt das Fahrzeug, dokumentiert Übergabe und Rückgabe, berechnet Mehrzeit und Mehrstrecke.
-
Fahrzeuge und Wartung
Planen Sie Wartungen nach Datum, senden Sie sie an Fahrer und führen Sie Historie, Zählerstand und Kosten jedes Fahrzeugs Ihres Fuhrparks an einem Ort.
-
Kundenportal
Ein Portal mit Ihrem Logo, in dem Kunden sich per Code anmelden, Fahrten verfolgen, Angebote annehmen und Rechnungen laden, mit Firmenkonten.
-
Preislisten
Berechnen Sie Transfers, Flughafenfahrten und Stundenbuchungen nach Zone, Strecke oder Zeit, mit Zuschlägen, Extras und freier Wartezeit.
Zuletzt aktualisiert am
Steuern Sie Ihre ganze Flotte aus einem Dashboard
Starten Sie kostenlos, legen Sie Ihre Fahrzeuge und Fahrer an und planen Sie Ihre erste Fahrt in wenigen Minuten. Wechseln Sie in einen kostenpflichtigen Tarif, wenn Ihre Flotte wächst.