Comment calculer le prix d'une course VTC : coûts, temps, distance et marge

Que vous parliez de VTC, de voiture avec chauffeur, de transport avec chauffeur privé ou de NCC, la question est la même : combien doit coûter ce trajet ? Se caler sur le site d’un concurrent est risqué, car ses coûts ne sont pas les vôtres. La méthode la plus sûre part de ce que vous coûte une course et remonte jusqu’au prix. Ce guide détaille cette méthode, puis transforme le résultat en une grille tarifaire utilisable pour chaque devis.

Comment calculer le prix d’une course VTC ?

Additionnez ce que vous coûte toute la course, du départ de la base jusqu’au retour, puis ajoutez votre marge. Un prix construit ainsi comporte quatre éléments :

1. Le coût d’exploitation du véhicule pour la distance totale parcourue.
2. Le coût du chauffeur pour la durée totale de la course.
3. Les frais généraux : votre part des coûts qui ne varient pas d’une course à l’autre.
4. La marge : ce qu’il vous reste une fois tout cela payé.

Chaque élément demande un chiffre que vous calculez une fois à partir de vos propres comptes, puis que vous tenez à jour.

Que comprend le coût d’exploitation du véhicule ?

Le coût d’exploitation correspond à tout ce que vous coûte la voiture, divisé par la distance qu’elle parcourt. Prenez les chiffres d’une année pour un véhicule et additionnez :

• Le carburant ou la recharge
• Les pneus, l’entretien et les réparations
• L’assurance et les taxes sur le véhicule
• Les mensualités de crédit ou de location, ou l’amortissement si la voiture vous appartient entièrement
• Le nettoyage

Divisez le total par la distance parcourue par la voiture dans l’année. Vous obtenez votre coût d’exploitation par unité de distance. Calculez-le pour chaque catégorie de véhicule, car une voiture haut de gamme et un minibus n’ont pas du tout le même coût d’exploitation.

Comment compter le temps du chauffeur ?

Comptez chaque minute pendant laquelle le chauffeur est mobilisé par la course, pas seulement les minutes avec un passager à bord. Cela comprend le trajet jusqu’à la prise en charge, l’attente éventuelle, le trajet lui-même et le retour. Le coût horaire du chauffeur est son salaire plus tout ce que votre entreprise y ajoute, comme les cotisations patronales et les congés payés.

Pourquoi le retour à vide compte-t-il ?

Parce qu’après la dépose, la voiture doit encore revenir, et ce retour vous coûte presque autant que l’aller. Un aller simple de 40 unités de distance hors de la ville représente en réalité 80 unités de conduite et deux fois plus de temps. Intégrez le retour à vide dans le prix, sauf si la voiture a une autre course qui l’attend près du lieu de dépose. Les trajets fixes entre lieux très fréquentés, comme l’aéroport et le centre-ville, sont ceux où les retours à vide sont les moins probables, et c’est une des raisons pour lesquelles ces trajets peuvent être tarifés de façon plus serrée.

Comment intégrer les frais généraux au prix ?

Répartissez vos coûts fixes sur les heures que vous vendez. Additionnez une année de loyer de bureau, de logiciels, de personnel de réservation, de licences, de comptabilité et de marketing, puis divisez par le nombre d’heures pendant lesquelles vos véhicules sont en course payée. Vous obtenez un coût de frais généraux par heure, que vous ajoutez pour la durée totale de la course.

Quelle marge une entreprise de VTC doit-elle ajouter ?

Ajoutez une marge suffisante pour couvrir les périodes creuses, renouveler les véhicules et dégager un bénéfice, puis comparez le résultat à ce que votre marché est prêt à payer. Il n’existe pas de pourcentage idéal unique. Si votre prix fondé sur les coûts dépasse nettement ce que les clients acceptent, la solution consiste généralement à réduire un coût, comme les retours à vide ou les heures d’inactivité, plutôt qu’à ramener la marge à zéro.

Un exemple chiffré

Ces chiffres sont indicatifs, dans une unité monétaire neutre. Utilisez les vôtres.

Un client réserve une voiture haut de gamme pour un aller simple. Le trajet avec passager fait 40 unités de distance ; avec le retour à vide, la voiture en parcourt donc 80. Toute la course, trajet jusqu’à la prise en charge et retour compris, dure 2,5 heures.

Élément	Calcul	Coût
Coût d’exploitation	80 × 0,30 par unité de distance	24
Chauffeur	2,5 heures × 20 par heure	50
Frais généraux	2,5 heures × 8 par heure	20
Coût total		94
Marge	25 % de 94	23,50
Prix		117,50, arrondi à 120

Faut-il facturer au temps ou à la distance ?

Facturez à la distance les trajets d’un point à un autre, et au temps lorsque le client garde la voiture. Un transfert a un départ et une arrivée connus : un tarif de base plus un tarif à la distance lui convient. Une journée de réunions, un événement ou une visite n’a pas d’itinéraire fixe : un tarif horaire avec un nombre minimum d’heures convient mieux. Beaucoup d’entreprises proposent aussi un tarif à la journée pour les longues réservations.

En pratique, le calcul fondé sur les coûts ci-dessus devient trois chiffres sur votre grille tarifaire, pour chaque catégorie de véhicule :

• Un tarif de base qui couvre l’acheminement de la voiture jusqu’à la prise en charge et le début du trajet.
• Un tarif à la distance par unité de distance au-delà de ce que comprend le tarif de base, assez élevé pour couvrir le retour à vide.
• Un prix minimum, pour que les trajets les plus courts paient quand même le temps du chauffeur.

Ajoutez ensuite un tarif horaire avec un nombre minimum d’heures, et un tarif à la journée si vous vendez des journées complètes.

Quels suppléments valent la peine d’être ajoutés ?

N’ajoutez des suppléments que là où vos coûts augmentent réellement : tard le soir et tôt le matin, aux dates de pointe, pour les réservations de dernière minute et pour les frais d’aéroport. Appliquez les pourcentages au seul tarif de base, pour que les suppléments ne se multiplient pas entre eux. Notre guide sur le prix d’un transfert aéroport montre comment ils se combinent sur un même tarif.

Comment Odobase transforme-t-il un calcul de prix en tarifs ?

La grille tarifaire Odobase enregistre le résultat de ce calcul sous forme de règles par catégorie de véhicule et type de service. Le prix à la distance comprend un tarif de base, une distance incluse, des paliers et un prix minimum ; les tarifs horaires comprennent un nombre minimum d’heures ; les tarifs à la journée et les trajets à prix fixe entre zones s’y ajoutent. Les suppléments peuvent être un pourcentage ou un montant fixe, et les pourcentages s’appliquent au seul tarif de base, sans jamais se cumuler. « Tester un prix » affiche le détail de n’importe quel trajet avant qu’un client ne le voie, et le détail enregistré sur chaque trajet garantit que les modifications ultérieures de votre grille ne changent jamais un prix confirmé.

Pour poser vos chiffres avant de les saisir, partez de notre grille tarifaire VTC avec modèle gratuit.