Gestion et attribution des trajets

Comment planifier un trajet dans Odobase ?

Vous créez un trajet avec une adresse de prise en charge, les éventuels arrêts en chemin, une destination facultative, la date et l’heure prévues, le client et des notes, puis vous attribuez un chauffeur et un véhicule. Odobase calcule l’itinéraire et estime la distance et le temps de conduite avant le départ, pour que vous puissiez établir un devis et planifier avec des chiffres réels.

Les adresses se complètent d’abord à partir des lieux que vous avez utilisés récemment, si bien qu’un dépôt ou le bureau d’un client régulier est à un clic, puis à partir des lieux Google Maps.

Que se passe-t-il entre la réservation et la fin du trajet ?

Chaque trajet passe par des états clairs : planifié, en cours, en pause, terminé et, si nécessaire, annulé ou expiré. Le chauffeur démarre le trajet depuis l’application Odobase Driver avec un relevé du compteur, et le termine avec le relevé final. Pendant le trajet, vous pouvez le suivre en direct sur la page du trajet.

Votre équipe voit les trajets nouveaux et modifiés dans les notifications du tableau de bord, et le chauffeur attribué reçoit une notification push sur son téléphone quand un trajet lui est attribué ou annulé.

Comment fonctionnent les allers-retours et le temps d’attente ?

Beaucoup de courses se font en deux étapes séparées par une attente : conduire un client à une réunion le matin, le ramener le soir. Dans Odobase, le chauffeur met en pause le trajet après la première étape et le reprend pour la seconde, en relevant le compteur à chaque fois.

Pendant la pause, le chauffeur et le véhicule sont libres pour d’autres courses, souvent la partie la plus rentable de la journée. La distance et la durée du trajet excluent la pause, si bien que la distance de la course de midi n’est jamais comptée deux fois.

Comment les trajets sont-ils facturés ?

Un trajet terminé porte son tarif. Les dépenses que le chauffeur a saisies avec des photos de reçus, comme le carburant et les péages, alimentent vos rapports de coûts, et celles que vous cochez comme refacturées au client s’ajoutent à ce qu’il paie. Au moment de facturer, vous choisissez le client et ses trajets terminés et vous émettez une seule facture.

Ce qu’un trajet doit à son chauffeur, ou au propriétaire d’un véhicule tiers, est enregistré sur le trajet comme montant à payer, séparément de ce qui est facturé au client.

Odobase gère-t-il les trajets réguliers et répétés ?

Oui. Pour une mission qui se répète chaque semaine, comme une navette du personnel chaque jour ouvré à 8 h, configurez-la une seule fois comme trajet récurrent, activé sur demande, et gérez-la depuis le planning hebdomadaire au lieu de créer chaque trajet à la main.