Grille tarifaire VTC, avec modèle gratuit

Une grille tarifaire permet à n’importe qui dans votre bureau de donner deux fois le même devis. Sans elle, les prix sont dans la tête du gérant, la réponse au téléphone dépend de la personne qui décroche et un ancien devis ne s’explique plus. Ce guide montre comment construire une grille tarifaire VTC, tableau par tableau, et vous donne un modèle à remplir.

Comment structurer une grille tarifaire VTC ?

Construisez-la autour d’une grille principale qui croise catégories de véhicules et types de service, puis ajoutez de courts tableaux pour les trajets à prix fixe, les suppléments, les options, et l’attente et l’annulation. Chaque décision reste ainsi à un seul endroit. Quand le carburant augmente, vous modifiez la grille ; quand l’aéroport augmente son tarif de stationnement, vous modifiez une ligne du tableau des suppléments.

Que contient la grille principale ?

La grille principale a une ligne par catégorie de véhicule et une colonne par type de service. Une présentation type, avec des chiffres indicatifs dans une unité monétaire neutre :

Catégorie de véhicule	Transfert : tarif de base	Transfert : tarif à la distance	Prix minimum	À l’heure (3 heures min.)	À la journée
Berline, jusqu’à 3 passagers	25	1,20	35	40	280
Haut de gamme, jusqu’à 3 passagers	35	1,60	50	55	380
Monospace, jusqu’à 7 passagers	40	1,80	55	60	420
Minibus, jusqu’à 16 passagers	60	2,40	80	80	560

Ces chiffres ne sont que des exemples. Calculez les vôtres à partir du coût d’exploitation de chaque catégorie ; notre guide sur comment calculer le prix d’une course VTC en donne la méthode.

• Le tarif de base couvre l’acheminement de la voiture jusqu’à la prise en charge et le début du trajet. Il peut inclure une certaine distance.
• Le tarif à la distance est le prix par unité de distance au-delà.
• Le prix minimum garantit que les trajets les plus courts restent rentables.
• Le tarif horaire s’applique aux réservations où le client garde la voiture, avec un nombre minimum d’heures.
• Le tarif à la journée est un prix fixe pour une journée complète.

Décrivez chaque catégorie par ce qu’elle peut transporter. Les clients choisissent selon le nombre de passagers et de bagages.

Comment définir les trajets à prix fixe ?

Listez les trajets que vous faites le plus souvent sous forme de prix fixes entre des zones nommées, une ligne par trajet et un prix par catégorie de véhicule. Les aéroports, le centre-ville, les principaux quartiers d’hôtels et les villes voisines sont les zones habituelles.

Départ	Arrivée	Sens	Berline	Haut de gamme	Monospace
Aéroport	Centre-ville	Dans les deux sens	55	70	80
Aéroport	Quartier d’affaires	Dans les deux sens	50	65	75
Gare	Aéroport	Aller simple	45	60	70

Les prix fixes par trajet sont ceux que les clients comparent le plus : rendez-les faciles à trouver et à annoncer. Pour le détail des tarifs aéroport, lisez comment fixer le prix d’un transfert aéroport.

Quels suppléments mettre dans le tableau ?

Seulement ceux qui correspondent à un vrai coût supplémentaire : les heures de nuit, les dates de pointe, les réservations de dernière minute et les frais d’aéroport. Donnez à chacun un nom, une période d’application et indiquez s’il s’agit d’un pourcentage ou d’un montant fixe.

Supplément	Quand il s’applique	Montant
Nuit	De 22 h à 6 h	20 % du tarif de base
Jour férié	Jours fériés et dates listées	25 % du tarif de base
Dernière minute	Réservation moins de 3 heures avant la prise en charge	10 % du tarif de base
Frais d’aéroport	Prise en charge ou dépose à l’aéroport	6

Écrivez noir sur blanc que les pourcentages s’appliquent au seul tarif de base. Sinon, une prise en charge de nuit un jour férié, réservée tardivement, se multiplie trois fois et personne ne peut expliquer le total.

Comment tarifer les options ?

Tarifez les options selon ce qu’elles vous coûtent : par réservation, à l’unité ou à l’heure.

Option	Facturation	Prix d’exemple
Accueil personnalisé dans le hall des arrivées	Par réservation	10
Siège enfant ou rehausseur	Par siège	5
Arrêt supplémentaire en chemin	Par arrêt	8
Heure supplémentaire au-delà d’une mise à disposition réservée	Par heure	Le tarif horaire de la catégorie

Où placer les règles d’attente et d’annulation ?

Placez-les dans le dernier tableau de la grille tarifaire et dans vos conditions, avec les mêmes mots. Indiquez l’attente gratuite à une adresse et à l’aéroport, ce que vous facturez pour l’attente supplémentaire et par quelles tranches, à partir de quand une attente devient une absence du client, ainsi que vos délais et frais d’annulation. Notre guide sur combien facturer le temps d’attente passe ces choix en revue.

Terminez par quelques lignes générales : si les prix sont TTC ou HT, comment les totaux sont arrondis et toute remise sur un retour réservé avec l’aller.

Télécharger le modèle de grille tarifaire VTC

Le modèle suit la structure de cet article : la grille principale, les trajets à prix fixe, les suppléments, les options, et l’attente et l’annulation. Chaque chiffre est un exemple, à remplacer par les vôtres.

• Télécharger le modèle de grille tarifaire VTC pour Excel (.xlsx)
• Télécharger le modèle de grille tarifaire VTC en PDF

Utilisez le tableur pour calculer et tenir vos prix, et le PDF pour imprimer ou partager un exemplaire rempli.

Comment Odobase utilise-t-il une grille de ce type ?

La grille tarifaire Odobase repose sur la même structure. Vous définissez des règles par catégorie de véhicule et type de service : transfert, transfert aéroport, à l’heure, à la journée et aller-retour. Les zones sont des cercles sur une carte, et les trajets à prix fixe vont de zone à zone, dans un sens ou dans les deux. Le prix à la distance comprend un tarif de base, une distance incluse, des paliers et un prix minimum. Les suppléments par plage horaire, jour de la semaine, période de dates, zone de prise en charge ou de dépose, frais d’aéroport et réservation de dernière minute peuvent chacun être un pourcentage ou un montant fixe, et les pourcentages s’appliquent au seul tarif de base. Les options, des frais par arrêt supplémentaire, une remise aller-retour, des prix TTC ou HT, un pas d’arrondi unique et des grilles client avec dates de début et de fin complètent l’ensemble, et « Tester un prix » affiche le détail de n’importe quel trajet.