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Fonctionnalité

Facturation et comptabilité pour flottes

Transformez trajets terminés et locations en factures à votre image, suivez vos créances et consultez le compte de résultat par mois et par agence dans Odobase.

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A paid invoice listing the customer's completed trips as lines with the route of each, the total and the payment recorded as paid in full.

Comment fonctionne la facturation dans Odobase ?

Dans Odobase, vous facturez un client en liant ses trajets terminés et ses locations sans chauffeur restituées comme lignes de facture, remplies à partir de chaque réservation. Les taxes du client et toute remise s’appliquent, et votre logo figure sur le PDF. Les factures émises et payées alimentent un compte de résultat qui intègre aussi les dépenses de trajet, l’entretien terminé et les frais généraux, par mois et par agence.

Ce que vous obtenez

Des factures issues du travail réel

Les trajets terminés et les locations restituées deviennent des lignes de facture, et chaque trajet ou location ne peut être facturé qu’une seule fois.

Creating an invoice: the customer chosen, the currency set from the account, and a completed trip linked as the first line with its description and price filled in.

Un compte de résultat sans tableur

Chiffre d’affaires, dépenses de trajet, entretien et frais généraux, mois par mois et agence par agence.

Profit and loss for the month: revenue net of tax against trip expenses and vehicle maintenance, the net profit and the tax collected, by month or by branch.

Sachez qui vous doit de l'argent

Les créances clients montrent quels clients vous doivent le plus, et les montants non encore échus ou en retard, par tranches de 30 jours.

Receivables: the total outstanding split by age, from not yet due to over 90 days, and what each customer owes with the overdue part shown in red.

Comment créer une facture ?

Choisissez le client, puis ajoutez une ligne pour chacun de ses trajets terminés et de ses locations sans chauffeur restituées (activées sur demande). Une ligne liée à un trajet se remplit à partir de son tarif et des dépenses que vous avez marquées comme refacturées au client ; une ligne liée à une location se remplit à partir de ses frais. Vous pouvez modifier chaque ligne, ajouter vos propres lignes et appliquer une remise.

Les taxes qui s’appliquent au client sont ajoutées automatiquement, et vous pouvez en désactiver une pour une seule facture. Le PDF porte le nom, le logo et l’adresse de votre entreprise, sa devise, et votre cachet si vous en utilisez un.

Les factures passent de brouillon à émise puis à payée, et peuvent être annulées si nécessaire. Un brouillon jamais émis peut simplement être supprimé ; il ne compte jamais dans le chiffre d’affaires. Un trajet ou une location ne peut figurer que sur une seule facture, rien n’est donc facturé deux fois, et le retour d’une location peut créer son brouillon de facture sur-le-champ.

Une facture peut-elle couvrir un mois de travail ?

Oui. C’est le cas le plus courant pour les entreprises clientes : une facture en fin de mois pour tous les trajets effectués pour elles, y compris les navettes récurrentes du personnel (activées sur demande), qui sont des trajets ordinaires une fois effectués.

Que montre le module de comptabilité ?

Le module de comptabilité vous donne une vue en partie simple de toute l’entreprise :

  • Compte de résultat par mois et par agence, pour l’exercice que vous avez défini.
  • Chiffre d’affaires issu des factures émises et payées, comptabilisé à la date d’émission, hors taxes et remises.
  • Coûts issus des dépenses de trajet, de l’entretien des véhicules terminé et des écritures de frais généraux.
  • Dépenses : les mêmes coûts que ceux totalisés dans le compte de résultat, détaillés pour voir où est passé l’argent.
  • Créances clients : qui vous doit de l’argent, et les montants en retard jusqu’à 30, 60 ou 90 jours, ou au-delà.
  • Taxes : ce que vos factures émises ont collecté.

Chaque rapport peut être exporté en CSV.

Qui peut voir les chiffres financiers ?

L’accès est contrôlé par des rôles et des permissions. Donnez à votre comptable l’accès aux factures et aux comptes sans lui permettre de modifier les trajets, ou donnez les trajets à un répartiteur sans lui montrer la comptabilité.

Qui utilise cette fonctionnalité

Questions fréquentes

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Comment le chiffre d'affaires est-il comptabilisé dans le compte de résultat ?

Le chiffre d’affaires est comptabilisé à l’émission de la facture, hors taxes et remises. Les taxes apparaissent séparément, si bien que le compte de résultat reflète ce que votre entreprise a gagné, et non ce qu’elle a collecté pour le compte de l’administration fiscale.

Quels coûts sont inclus ?

Les dépenses de trajet, les passages d’entretien terminés à la date de l’intervention, et les écritures de frais généraux comme le loyer du bureau et les salaires. Les frais généraux peuvent être affectés à une agence ou rester au niveau de l’entreprise, et vous pouvez enregistrer de la même façon d’autres produits, comme des intérêts ou la vente d’un véhicule.

Puis-je voir les chiffres par agence ?

Oui. Le compte de résultat détaille chaque ligne par agence, et la somme des colonnes des agences correspond toujours au total de l’entreprise.

Comment les taxes s'appliquent-elles à une facture ?

Configurez vos taxes une seule fois. Une taxe peut s’appliquer à tous les clients, ou à un groupe de taxes, comme un État, une province ou les clients à l’export, que vous attribuez aux clients. Chaque facture applique automatiquement les taxes qui correspondent à son client, vous pouvez en désactiver une pour une seule facture, et le rapport des taxes montre ce que vous avez collecté.

Les factures peuvent-elles être envoyées vers mon logiciel comptable ?

Les entreprises du voyage qui utilisent le back-office Catalyst peuvent transmettre leurs factures émises à Catalyst depuis Odobase, une option activée sur demande. Chaque rapport comptable, du compte de résultat aux taxes, s’exporte aussi en CSV pour d’autres systèmes.

Fonctionne avec

  • Gestion des trajets

    Planifiez les trajets, attribuez chauffeurs et véhicules sans double réservation, mettez en pause les allers-retours et facturez depuis un seul tableau de bord.

  • Location sans chauffeur

    Activé sur demande

    Louez des véhicules sans chauffeur à l'heure ou à la journée. Odobase bloque la disponibilité, enregistre départ et retour, facture dépassements et distance.

  • Véhicules et entretien

    Réunissez informations, photos, compteur et historique d'entretien de chaque véhicule, et retrouvez les coûts dans vos rapports et le compte de résultat.

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