Logiciel de location d'autocars et de bus

Comment chiffrer un voyage de groupe ?

Placez un formulaire de réservation en mode demande de devis sur votre site web. Le client saisit le lieu de prise en charge, jusqu’à 9 arrêts, la destination, la date et le nombre de passagers, et la demande arrive dans votre liste des demandes avec un prix calculé à partir de votre grille tarifaire selon la catégorie de véhicule. Ajustez-le si besoin et envoyez le devis par e-mail ou WhatsApp ; le client l’accepte ou le refuse depuis son téléphone et reçoit un PDF dans sa propre langue. Notre modèle de devis pour chauffeur montre ce que contient un devis clair, et la même structure convient à une location d’autocar : le véhicule, l’itinéraire, les horaires et ce que couvre le prix.

Comment planifier les locations sans conflit ?

Chaque location confirmée devient un trajet avec sa prise en charge, ses arrêts, son client et son horaire, et vous attribuez un chauffeur et un véhicule. La gestion des trajets ne propose que les chauffeurs et les véhicules libres et refuse une attribution qui chevauche un autre trajet. Pour une sortie à la journée ou un circuit de plusieurs jours, le chauffeur met le trajet en pause pendant que le groupe est absent et le reprend pour le retour : l’autocar peut ainsi prendre une autre mission entre-temps. Les contrats réguliers, comme une navette hebdomadaire de personnel, peuvent passer sur un planning récurrent.

Comment assurer l’entretien des grands véhicules ?

Chaque bus, autocar et minibus a une fiche avec ses caractéristiques, ses photos, son compteur et son statut. Enregistrez chaque entretien et chaque réparation avec le garage, les travaux et le coût dans l’entretien des véhicules, et suivez le stock de pièces détachées par agence. Les entretiens terminés comptent dans les coûts de chaque véhicule et dans votre compte de résultat.

Comment facturer les locations et voir la rentabilité ?

Chaque location terminée est prête à être facturée. Les lignes se remplissent à partir du prix plus les dépenses que le chauffeur a enregistrées et que vous refacturez, comme les péages ou le stationnement, et votre logo figure sur le PDF. La facturation et la comptabilité suivent ce que chaque client vous doit, émettent des factures avec TVA et des avoirs, et présentent le compte de résultat par mois et par agence, avec des exports CSV pour votre comptable. Les coûts proviennent des dépenses des trajets, des entretiens terminés et des frais généraux que vous saisissez : le rapport montre ce que vos locations ont réellement rapporté.