Location de véhicules sans chauffeur

Quelle est la différence entre une location et un trajet ?

Un trajet est effectué par l’un de vos chauffeurs : il a une fenêtre de départ, un itinéraire, des relevés du compteur et un suivi GPS depuis l’application chauffeur. Une location est un véhicule remis à un client qui le conduit lui-même, facturé à l’heure ou à la journée, avec dépassement horaire et distance supplémentaire. Odobase les garde séparés parce qu’ils ne sont ni tarifés ni gérés de la même façon, mais il vérifie la disponibilité sur les deux.

Comment une location passe-t-elle de la réservation au retour ?

1. Réservée. Vous réservez un véhicule pour un client à partir d’une heure de début, pour un nombre d’heures ou de jours. Le véhicule est bloqué exactement pour cette période.
2. En location. À la remise des clés, vous enregistrez le compteur et des photos de l’état du véhicule. Dès cet instant, le véhicule est bloqué jusqu’à son retour effectif, même s’il est en retard. Une heure de retour prévue est une promesse, pas un fait.
3. Rendue. Au retour, vous enregistrez de nouveau le compteur et des photos. Odobase calcule les frais, et la location est prête à être facturée.

Une réservation peut aussi être annulée avant le départ, ce qui libère le véhicule. Une location peut être prolongée à tout moment avant le retour, au tarif déjà convenu.

Comment les frais de location sont-ils calculés ?

Les frais sont calculés au retour, à partir des chiffres de la location :

• Location : les unités vendues, à l’heure ou à la journée.
• Dépassement horaire : rien pendant le délai de tolérance ; au-delà, chaque unité supplémentaire entamée est facturée, arrondie à l’unité supérieure.
• Distance supplémentaire : facturée seulement si la location a à la fois un forfait de distance et un tarif, et que les deux relevés du compteur existent. Le forfait vaut pour toute la location, pas par jour, et le tarif s’applique par unité de distance au-delà.
• Suppléments : carburant, dégâts, nettoyage ou tout autre supplément que vous ajoutez au retour.

Chaque ligne est inscrite sur la location avec un libellé explicite et ses montants, pour que la facture se lise l’an prochain comme aujourd’hui. Tant que la location n’est pas facturée, chaque ligne reste modifiable. Pour choisir un délai de tolérance, un forfait de distance et une politique de caution, lisez comment tarifer le dépassement horaire, la distance supplémentaire et les cautions en location sans chauffeur.

Qui est le client d’une location ?

Une location peut être réservée pour une entreprise ou pour un particulier. Pour les clients de passage, vous pouvez ajouter une personne par son numéro de téléphone en quelques clics, et un numéro déjà enregistré retrouve le client existant. Quelle que soit la personne qui signe pour la voiture, ses coordonnées sont conservées sur la location telles qu’elles étaient ce jour-là, même quand une entreprise paie.

Une voiture en location apparaît-elle toujours comme active dans la flotte ?

Oui. « En location » s’affiche à côté de l’état du véhicule au lieu de le remplacer, pour que les chiffres de votre flotte restent exacts : une voiture en location reste un véhicule actif, simplement indisponible pour autre chose.