Comment créer une société VTC ou de chauffeur privé

Une société de chauffeurs vend de la fiabilité plus que du transport. Le client qui réserve une voiture pour un vol à 5 h doit savoir qu’elle sera là, propre et à l’heure, avec un chauffeur qui sait où il va. Que vous parliez de VTC, de chauffeur privé, de limousine, de private hire ou de NCC, les étapes pour démarrer sont à peu près les mêmes : choisir un créneau, obtenir les autorisations, choisir les véhicules, fixer les tarifs et mettre en place un processus de réservation fiable.

Quel créneau choisir pour une nouvelle société de chauffeurs ?

Choisissez le travail que vous pouvez faire mieux que quiconque autour de vous, et commencez par un seul. Les créneaux courants sont :

• Les transferts aéroport. Une demande régulière, des prix fixes simples, et du travail tôt le matin et tard le soir. Les retards de vol et le temps d’attente font partie du métier. Notre guide comment tarifer les transferts aéroport traite des zones, des trajets fixes et des majorations.
• Les déplacements d’affaires. Dirigeants, clients en visite et roadshows. Des exigences plus élevées, des réservations régulières et une facturation mensuelle plutôt que des paiements par carte.
• Les événements et les mariages. Des prix plus élevés par mission, mais une activité saisonnière et concentrée sur les week-ends.
• La mise à disposition à l’heure ou à la journée. Visites, réunions et journées shopping, où le client garde la voiture et le chauffeur.

Regardez qui est déjà présent dans votre secteur et ce qu’en disent les clients. La ponctualité, la communication et des prix clairs sont les points sur lesquels la plupart des nouveaux exploitants gagnent des clients.

Quelles autorisations faut-il pour une société VTC ou de limousine ?

Dans la plupart des pays, l’exploitant, le chauffeur et le véhicule font l’objet d’autorisations distinctes, et les règles sont fixées par une ville, une région ou l’État. Trois exemples montrent à quel point elles diffèrent :

• Italie : en vertu de la loi-cadre nationale (loi n° 21 de 1992), l’autorisation d’un service de NCC (noleggio con conducente) est délivrée par la commune, et l’exploitant doit disposer d’un siège et d’un garage sur le territoire de cette commune.
• France : un exploitant VTC doit être inscrit au registre national des exploitants de VTC, et chaque chauffeur VTC doit être titulaire d’une carte professionnelle VTC.
• Angleterre et pays de Galles : les exploitants de private hire sont autorisés par le conseil local, ou par Transport for London à Londres, et les licences du chauffeur, du véhicule et de l’exploitant doivent toutes venir de la même autorité.

Ce sont des points de départ, pas un conseil juridique, et les règles changent. Renseignez-vous auprès de l’autorité compétente là où vous exercerez avant d’acheter un véhicule ou de prendre une réservation : ce que cela coûte, combien de temps cela prend et ce qui est exigé des chauffeurs (vérification des antécédents, visite médicale, examens) et des véhicules (âge, dimensions, contrôles, signalétique).

Par quels véhicules commencer ?

Commencez par les véhicules qu’attend votre créneau, et en moins grand nombre que vous ne le pensez. Les clients aéroport et entreprises attendent généralement une berline haut de gamme récente et propre ; les groupes et les familles ont besoin de monospaces ou de vans ; les événements peuvent demander quelque chose de plus distinctif.

Vérifiez les règles applicables aux véhicules avant d’acheter, car certaines autorités limitent l’âge des véhicules ou imposent des dimensions minimales. Gardez une flotte homogène au début, pour que l’entretien, les pièces et les tarifs restent simples, et notez chaque entretien et chaque réparation.

Comment assurer une société de chauffeurs ?

Assurez chaque véhicule pour le transport de passagers à titre onéreux, car les contrats de particulier et les contrats professionnels ordinaires l’excluent généralement. Il vous faudra aussi en général une assurance responsabilité civile professionnelle, et une couverture employeur si vous salariez des chauffeurs. Un courtier qui assure déjà des flottes de VTC ou de limousines saura ce que votre autorité de délivrance demande à voir.

Comment fixer les tarifs d’un service de chauffeur ?

Partez de vos coûts : le coût d’utilisation du véhicule sur toute la distance, retour compris, le temps payé du chauffeur sur toute la mission, une part des frais généraux et votre marge. Traduisez ensuite cela en une grille tarifaire avec des prix fixes pour les trajets courants, un tarif à la distance pour le reste, un tarif horaire avec un minimum, et des majorations claires pour les nuits, les week-ends et les réservations tardives.

Nos guides couvrent les deux volets : comment calculer le prix d’une course avec chauffeur à partir de vos coûts, et un modèle de grille tarifaire pour chauffeur à adapter. Décidez tôt aussi de la façon dont vous gérez le temps d’attente ; consultez notre guide sur les frais de temps d’attente.

Comment prendre les réservations et envoyer les devis ?

Faites entrer chaque réservation dans un seul planning qui vérifie les chauffeurs et les véhicules avant d’accepter la course. Les appels, les e-mails, un formulaire sur votre site et les messages des clients réguliers doivent tous aboutir au même endroit, sinon tôt ou tard un chauffeur sera promis à deux clients.

Un formulaire de réservation sur votre site permet aux clients de réserver ou de demander un devis à toute heure, avec un prix calculé à partir de votre grille tarifaire. Les missions plus importantes ou inhabituelles (un roadshow, un mariage, un groupe) demandent un devis écrit que le client peut accepter. Notre modèle de devis pour chauffeur liste ce que contient un bon devis.

Comment offrir une bonne expérience aux passagers ?

Tenez-les informés avant et pendant la course. Confirmez la réservation, envoyez un rappel, indiquez quel chauffeur et quelle voiture chercher, et laissez-les suivre la voiture une fois la course commencée. Un lien de suivi de course le fait sans demander au passager d’installer une application.

Le reste, ce sont les fondamentaux, respectés à chaque fois : une voiture propre, un chauffeur qui arrive en avance, connaît l’itinéraire et aide avec les bagages, et une facture qui arrive vite et sans erreur.

Comment décrocher et gérer des comptes entreprises ?

Offrez aux entreprises ce dont leurs services voyages et finances ont besoin : un compte avec des tarifs négociés, une facturation mensuelle et la possibilité de réserver à plusieurs, chacun avec son centre de coûts. Les clients entreprises veulent rarement payer par carte course après course, et ils apprécient un relevé mensuel qu’ils peuvent rapprocher de leurs propres comptes.

Un espace client permet aux personnes qui réservent chez un client de réserver et de suivre les courses, et à son service financier de voir les factures et les dépenses, sans appeler votre bureau.

Quand une société de chauffeurs doit-elle passer à un logiciel ?

Dès la première réservation. Un agenda et un groupe de discussion peuvent suffire pour une seule voiture, mais ils ne peuvent pas refuser une réservation qui place un chauffeur à deux endroits, et ils ne laissent aucune trace quand un client conteste un prix.

Odobase refuse une réservation qui placerait un chauffeur ou un véhicule à deux endroits à la fois, et calcule les prix à partir de votre propre grille tarifaire, en enregistrant le détail sur chaque trajet. Son formulaire de réservation et son lien de suivi de course sont activés dans chaque nouveau compte, et les clients entreprises disposent d’un espace avec leur propre grille tarifaire, leurs centres de coûts et leurs relevés mensuels. Les chauffeurs gèrent leurs courses dans l’application Odobase Driver sur Android et iPhone.

La formule Starter est gratuite jusqu’à 5 véhicules et 5 chauffeurs, sans carte bancaire. Consultez la page logiciel de location de voiture gratuit pour voir ce que comprend la formule gratuite, ou découvrez comment Odobase s’adapte à une société VTC ou de limousine.