Gestion de flotte sur Excel : que suivre, et quand passer à un logiciel

La plupart des flottes commencent dans un tableur, et pour de bonnes raisons : Excel est déjà sur chaque ordinateur, il ne coûte rien de plus et il s’adapte à votre façon de travailler. Les ennuis arrivent plus tard, quand le fichier existe en cinq exemplaires, que le permis d’un chauffeur a expiré le mois dernier et que personne ne sait ce que coûte vraiment chaque utilitaire. Ce guide montre comment monter un tableau de gestion de parc automobile qui tient la route, et les signes qu’il est temps de passer à un logiciel.

Peut-on gérer une flotte sur Excel ?

Oui, pour une petite flotte avec une seule personne responsable du fichier. Un tableur peut contenir vos véhicules, vos conducteurs, chaque entretien et chaque coût, et quelques formules en font une liste de ce qui arrive à échéance. Cela fonctionne tant que les données sont saisies à temps et qu’une seule copie du fichier fait foi. Cela ne fonctionne plus quand plusieurs personnes le mettent à jour, quand les chauffeurs doivent envoyer relevés et justificatifs depuis la route, ou quand la flotte dépasse ce qu’une seule personne peut tenir à jour.

Que doit suivre un tableau de gestion de flotte ?

Gardez un onglet par sujet et une ligne par événement. Un classeur de flotte comprend généralement :

• Véhicules : immatriculation, marque et modèle, année, compteur actuel, et les échéances d’assurance, d’immatriculation, de contrôle technique et du prochain entretien.
• Conducteurs : nom, téléphone, numéro et date d’expiration du permis, et les véhicules que chacun peut conduire.
• Carnet d’entretien : une ligne par entretien ou réparation, avec la date, le véhicule, le relevé du compteur, le garage, les travaux effectués et le coût.
• Carburant et frais : une ligne par justificatif, avec la date, le véhicule, le conducteur, le type (carburant, péages, stationnement, lavage) et le montant.
• Utilisation : qui avait quel véhicule, de quand à quand, avec le compteur au départ et au retour.

La même structure sert de base à notre tableur de réservation pour la location de voitures, qui ajoute un contrôle signalant deux réservations de la même voiture.

Quelles formules rendent un tableau de flotte utile ?

Une poignée de formules fait l’essentiel du travail :

Ce que vous voulez	Comment l’obtenir
Jours avant une échéance	L’échéance moins AUJOURDHUI(), en rouge sous 30 avec une mise en forme conditionnelle
Coût par véhicule	SOMME.SI.ENS sur les onglets d’entretien et de frais, par immatriculation
Coût par unité de distance	Les coûts du véhicule divisés par la distance entre deux relevés du compteur
Prochain entretien	Le relevé du compteur au dernier entretien plus votre intervalle d’entretien
Véhicules immobilisés	NB.SI.ENS sur une colonne de statut (disponible, à l’atelier, immobilisé)

Gardez les formules dans des colonnes où personne ne tape, et protégez-les si vous le pouvez. Une formule écrasée à la main est la façon la plus courante dont un tableau de flotte se met à donner de faux chiffres sans que personne ne s’en aperçoive.

Où Excel atteint-il ses limites ?

Un tableur ne sait que ce qu’on y a saisi, et ne vous alerte que si quelqu’un l’ouvre. Les points de rupture habituels :

• Plusieurs personnes, plusieurs copies. Le bureau, l’atelier et le gérant tiennent chacun leur version, et aucune n’est complète.
• Des chauffeurs sur la route. Tickets de carburant, relevés de compteur et signalements de dégâts arrivent par message, des jours plus tard, et doivent être ressaisis.
• Aucune vue en direct. Le fichier ne peut pas vous dire où se trouve un véhicule en ce moment, ni qu’un chauffeur est affecté à deux missions à la fois.
• Des échéances qui passent en silence. Un renouvellement d’assurance ou un permis expiré n’est repéré que si quelqu’un regarde la bonne colonne le bon jour.
• Des coûts qui ne tombent jamais juste. Sans chaque justificatif dans le fichier, le coût par véhicule reste une estimation.

Quand passer à un logiciel de gestion de flotte ?

Passez-y quand le tableur vous coûte plus qu’il ne vous rapporte : quand une deuxième personne commence à le mettre à jour, quand les chauffeurs doivent déclarer depuis leur téléphone, quand les clients demandent où se trouvent leur véhicule ou leur chauffeur, ou quand une échéance oubliée vous a déjà valu une amende ou une réparation. Pour une entreprise de transport ou de location, ce moment arrive généralement avec la première double réservation.

Comment Odobase se compare-t-il à un tableau de flotte ?

Odobase conserve une fiche par véhicule avec ses photos, son compteur et son statut, une section privée pour sa carte grise, son assurance et ses autorisations, et tout son historique d’entretien : des entretiens planifiés par date et confiés à un chauffeur, qui les termine dans l’application avec une photo de la facture du garage. Les chauffeurs enregistrent carburant, péages et stationnement sur chaque trajet depuis l’application chauffeur, avec la photo du justificatif, et chaque trajet enregistre ses relevés de compteur et son itinéraire. Les rapports montrent ce que chaque véhicule rapporte et coûte, et un véhicule ne peut pas être réservé sur deux missions qui se chevauchent.

Odobase n’envoie pas encore de rappels selon le compteur : planifiez donc les entretiens par date. Si vous facturez à vos clients le travail de vos véhicules, notre modèle de facture de location de voiture gratuit montre ce que doit contenir chaque facture, et Odobase établit ces factures à partir des trajets et des locations terminés.

Découvrez aussi Odobase pour le transport de personnes et la location d’autocars.