Cómo montar una empresa de chófer, VTC o limusina

Una empresa de chófer vende fiabilidad más que transporte. El cliente que reserva un coche para un vuelo de las 5:00 necesita saber que estará allí, limpio y puntual, con un conductor que sabe adónde va. Tanto si lo llama servicio de chófer, limusina, VTC, NCC o private hire, los pasos para empezar son muy parecidos: elegir un nicho, obtener las licencias, escoger los vehículos, fijar los precios y montar un proceso de reservas en el que pueda confiar.

¿Qué nicho debe elegir una empresa de chófer nueva?

Elija el trabajo que pueda hacer mejor que nadie en su zona, y empiece por uno. Los nichos habituales son:

• Traslados al aeropuerto. Demanda estable, precios fijos sencillos y trabajo de madrugada y de noche. Los retrasos de los vuelos y el tiempo de espera forman parte del oficio. Nuestra guía sobre cómo fijar el precio de los traslados al aeropuerto explica las zonas, las rutas fijas y los recargos.
• Viajes de empresa. Directivos, clientes de visita y roadshows. Exigencia más alta, reservas que se repiten y facturación mensual en lugar de pagos con tarjeta.
• Eventos y bodas. Precios más altos por servicio, pero estacionales y concentrados en fines de semana.
• Servicio por horas y por días. Visitas turísticas, reuniones y días de compras, en los que el cliente se queda con el coche y el conductor.

Fíjese en quién opera ya en su zona y en lo que dicen de ellos los clientes. La puntualidad, la comunicación y los precios claros son donde la mayoría de los operadores nuevos consiguen trabajo.

¿Qué licencias necesita una empresa de chófer o limusina?

En la mayoría de los países, el operador, el conductor y el vehículo se autorizan por separado, y las normas las fija una ciudad, una región o el gobierno nacional. Tres ejemplos muestran cuánto cambian:

• Italia: según la ley marco nacional (Ley 21 de 1992), la autorización para un servicio NCC (noleggio con conducente) la expide el municipio, y el operador debe tener una sede y un garaje en el territorio de ese municipio.
• Francia: un operador de VTC debe estar inscrito en el registro nacional de operadores de VTC, y cada conductor de VTC debe tener una tarjeta profesional de VTC.
• Inglaterra y Gales: los operadores de private hire los autoriza el ayuntamiento local, o Transport for London en Londres, y las licencias de conductor, vehículo y operador deben venir todas de la misma autoridad.

Son puntos de partida, no asesoramiento jurídico, y las normas cambian. Consulte a la autoridad competente del lugar donde vaya a operar antes de comprar un vehículo o aceptar una reserva: cuánto cuesta, cuánto tarda y qué exige a los conductores (antecedentes, reconocimientos médicos, exámenes) y a los vehículos (antigüedad, tamaño, inspecciones, distintivos).

¿Con qué vehículos conviene empezar?

Empiece con los vehículos que espera su nicho, y con menos de los que cree. Los clientes de aeropuerto y de empresa suelen esperar una berlina ejecutiva limpia y reciente; los grupos y las familias necesitan monovolúmenes; los eventos pueden pedir algo más especial.

Revise las normas de autorización de vehículos antes de comprar, porque algunas autoridades limitan la antigüedad o fijan tamaños mínimos. Mantenga una flota homogénea al principio, para que el mantenimiento, los repuestos y los precios sigan siendo sencillos, y guarde un registro de cada revisión y reparación.

¿Cómo se asegura una empresa de chófer?

Asegure cada vehículo para transportar pasajeros de pago, porque las pólizas particulares y las de empresa normales suelen excluirlo. Normalmente también necesitará un seguro de responsabilidad civil y, si contrata conductores, un seguro de empleador. Un corredor que ya asegure flotas de VTC o de limusinas sabrá qué le pedirá su autoridad competente.

¿Cómo se fijan los precios de los servicios de chófer?

Calcule el precio a partir de sus costes: el coste de uso del vehículo para toda la distancia, incluida la vuelta, el tiempo pagado del conductor para todo el servicio, una parte de los gastos generales y su margen. Después conviértalo en una lista de precios con precios fijos para las rutas habituales, una tarifa por distancia para todo lo demás, una tarifa por hora con un mínimo y recargos claros para noches, fines de semana y reservas de última hora.

Nuestras guías cubren ambas mitades: cómo calcular la tarifa de un servicio de chófer a partir de sus costes, y una plantilla de lista de precios para servicios de chófer que puede adaptar. Decida pronto también cómo trata el tiempo de espera; vea nuestra guía sobre los cargos por tiempo de espera.

¿Cómo se reciben reservas y se envían presupuestos?

Lleve cada reserva a una sola planificación que compruebe conductores y vehículos antes de aceptar el servicio. Las llamadas, los emails, un formulario en su web y los mensajes de los clientes habituales deben acabar en el mismo sitio, o tarde o temprano un conductor quedará prometido a dos clientes.

Un formulario de reserva en su web permite a los clientes reservar o pedir un presupuesto a cualquier hora, con un precio calculado a partir de su lista de precios. Los trabajos más grandes o poco habituales (un roadshow, una boda, un grupo) necesitan un presupuesto por escrito que el cliente pueda aceptar. Nuestra plantilla de presupuesto para servicios de chófer enumera lo que incluye un buen presupuesto.

¿Cómo se ofrece una buena experiencia a los pasajeros?

Manténgalos informados antes y durante el viaje. Confirme la reserva, envíe un recordatorio, dígales qué conductor y qué coche deben buscar, y déjeles seguir el coche una vez iniciado el viaje. Un enlace de seguimiento del viaje lo hace sin pedir al pasajero que instale una app.

El resto son los básicos hechos siempre: un coche limpio, un conductor que llega con antelación, conoce la ruta y ayuda con el equipaje, y una factura que llega pronto y es correcta.

¿Cómo se consiguen y se gestionan las cuentas de empresa?

Ofrezca a las empresas lo que necesitan sus equipos de viajes y de finanzas: una cuenta con tarifas acordadas, facturación mensual y reservas hechas por varias personas, cada una con su centro de coste. Los clientes corporativos rara vez quieren pagar con tarjeta viaje a viaje, y valoran un extracto mensual que puedan cotejar con sus propios registros.

Un portal de clientes permite que los usuarios de reservas de un cliente reserven y sigan los viajes, y que su equipo de finanzas vea las facturas y el gasto, sin llamar a su oficina.

¿Cuándo debe usar software una empresa de chófer?

Desde la primera reserva. Una agenda y un grupo de chat pueden gestionar un solo coche, pero no pueden rechazar una reserva que pone a un conductor en dos sitios, y no dejan constancia cuando un cliente discute un precio.

Odobase rechaza una reserva que pondría a un conductor o un vehículo en dos sitios a la vez, y calcula los precios con su propia lista de precios, guardando el desglose en cada viaje. Su formulario de reserva y su enlace de seguimiento del viaje están activados en toda cuenta nueva, y los clientes corporativos tienen un portal con su propia tarifa, sus centros de coste y extractos mensuales. Los conductores gestionan sus viajes en la app Odobase Driver, en Android y iPhone.

El plan Starter es gratuito para hasta 5 vehículos y 5 conductores, sin necesidad de tarjeta. Consulte el software de alquiler de coches gratis para ver qué incluye el plan gratuito, o vea cómo encaja Odobase con una empresa de chófer y limusina.