Comment créer une agence de location de voiture : le guide pratique étape par étape

Vu de l’extérieur, créer une agence de location de voiture paraît simple : acheter quelques voitures, mettre un site en ligne, remettre des clés. En pratique, les entreprises qui durent sont celles qui réussissent tôt quelques points peu spectaculaires : un créneau clair, une vraie assurance, des tarifs honnêtes, un contrat de location solide et un système de réservation qui ne promet jamais deux fois la même voiture. Ce guide reprend chaque étape dans l’ordre où la plupart des nouveaux loueurs les rencontrent.

Quel type d’agence de location de voiture créer ?

Commencez par le type de location que vous pouvez assurer mieux que quiconque autour de vous. Les trois modèles les plus courants sont :

• La location sans chauffeur. Le client conduit la voiture. Votre travail se fait au comptoir : vérifier les permis, encaisser les dépôts de garantie, remettre les voitures et les contrôler au retour.
• La voiture avec chauffeur. Vous fournissez la voiture et un chauffeur, à la course, à l’heure ou à la journée. Vos coûts incluent les chauffeurs, mais vous gardez la maîtrise du véhicule.
• La location aux entreprises et longue durée. Des entreprises louent des voitures pour leur personnel à la semaine ou au mois, ou réservent des voitures avec chauffeur sur compte. Moins de clients, des revenus plus réguliers, et des factures plutôt que des paiements par carte au comptoir.

Beaucoup d’entreprises finissent par combiner ces modèles, par exemple la location sans chauffeur le week-end et les transferts aéroport avec chauffeur en semaine. Aucun problème, tant que chaque réservation est vérifiée sur le même calendrier.

Avant de vous engager, regardez qui est déjà présent dans votre secteur, ce qu’ils facturent et ce dont les clients se plaignent. Un manque dans l’offre (prises en charge à l’aéroport tard le soir, véhicules plus grands, locations à la semaine pour les travailleurs de passage) est un meilleur point de départ que la seule concurrence par les prix.

Quelles immatriculations et autorisations faut-il ?

Il vous faut une entreprise immatriculée et les autorisations de transport ou de location exigées par votre pays et votre ville, et ces règles varient beaucoup. Dans de nombreux pays, louer des voitures sans chauffeur et transporter des passagers avec chauffeur relèvent de régimes différents, et le second est généralement plus encadré.

Les règles peuvent différer entre deux villes voisines : renseignez-vous auprès de l’administration locale (le registre des entreprises, le service des transports ou des licences et l’administration fiscale) avant de prendre une réservation. Posez des questions précises sur :

• l’immatriculation de la société et l’assujettissement à la taxe sur les ventes ou à la TVA,
• toute autorisation nécessaire pour louer des véhicules ou transporter des passagers,
• les règles d’immatriculation et de contrôle technique des véhicules de location ou à usage commercial,
• les informations à conserver sur chaque location et chaque client.

Gardez une copie de chaque autorisation et de sa date de renouvellement à un endroit où vous la verrez. Une autorisation expirée peut arrêter une entreprise plus vite qu’un mois creux.

Comment assurer des voitures de location ?

Assurez chaque véhicule spécifiquement pour la location, car un contrat de particulier ne couvre généralement pas une voiture louée à des inconnus. Adressez-vous à un assureur ou à un courtier qui couvre déjà des flottes de location et demandez ce qui se passe quand un client endommage la voiture, blesse quelqu’un ou se fait voler la voiture.

Décidez à l’avance quelle part d’un sinistre le client supporte (la franchise) et quelle part votre assurance prend en charge. Ce montant se retrouve directement dans votre dépôt de garantie et dans votre contrat de location.

Faut-il acheter ou louer ses premiers véhicules ?

Achetez si vous avez la trésorerie et voulez des coûts mensuels faibles une fois les voitures payées ; louez en longue durée si vous préférez garder votre trésorerie pour l’entreprise et payer un coût mensuel prévisible. Dans les deux cas :

• Choisissez les voitures que vos clients demandent, pas celles que vous aimez. Fiables, économiques, faciles à entretenir.
• Gardez une flotte homogène au début, pour que les pièces détachées, l’entretien et les tarifs restent simples.
• Vérifiez dans le contrat de location longue durée l’autorisation d’usage en location et les frais de distance supplémentaire et d’usure avant de signer.
• Prévoyez l’entretien dès le premier jour. Une voiture immobilisée pour une réparation imprévue ne rapporte rien et peut faire échouer une réservation.

Comment fixer les tarifs de location de voiture ?

Partez de vos coûts : le coût mensuel du véhicule, l’assurance, l’entretien, le nettoyage, vos frais généraux et une marge, divisés par le nombre de jours où vous pouvez réalistement espérer louer chaque voiture. Comparez ensuite le résultat aux prix des concurrents locaux.

Les tarifs de location sans chauffeur ont aussi besoin de règles claires pour ce qui dépasse la réservation : un retour tardif, ou une distance supérieure à celle incluse dans la location. Fixez un délai de tolérance, un tarif de dépassement à l’heure ou à la journée, et un forfait de distance avec un tarif pour le dépassement. Notre guide sur les dépassements d’horaire et de distance en location sans chauffeur montre comment fixer les deux.

Que doivent couvrir le contrat de location et le dépôt de garantie ?

Un contrat de location doit préciser qui peut conduire, pour combien de temps, ce qui est inclus et ce que le client paie en cas de problème. Au minimum, il couvre :

• les coordonnées et le permis de conduire du locataire, et les éventuels conducteurs supplémentaires,
• la date et l’heure de départ et de retour, et le délai de tolérance,
• la distance incluse et le tarif de la distance supplémentaire,
• les règles sur le carburant, le nettoyage, le tabac et les animaux,
• le dépôt de garantie, ce qu’il couvre et quand il est restitué,
• la franchise d’assurance et ce qui se passe après un accident ou une amende.

Encaissez le dépôt de garantie avant que les clés quittent vos mains, et indiquez dans le contrat quand et comment il est restitué. Faites signer le client au comptoir, pas après la location.

Comment contrôler les voitures au départ et au retour ?

Notez l’état de la voiture, le relevé du compteur et le niveau de carburant à la remise des clés, avec des photos, et notez les mêmes éléments au retour. Procédez toujours de la même façon, idéalement en présence du client.

La plupart des litiges de location se résument à « la rayure était déjà là » ou « je n’ai pas roulé autant ». Des photos datées et des relevés du compteur aux deux extrémités les règlent vite et équitablement. Ils vous indiquent aussi quelles voitures doivent passer en entretien.

Comment prendre des réservations sans réserver deux fois la même voiture ?

Gardez toutes les réservations au même endroit et vérifiez la disponibilité au moment où vous les acceptez. Les doubles réservations viennent presque toujours de réservations tenues à deux endroits (un carnet et une messagerie, ou deux tableurs), d’une disponibilité vérifiée à l’œil, ou d’une location suivante planifiée autour d’une voiture qui n’est pas encore revenue.

Considérez une voiture comme occupée jusqu’à son retour effectif, et non jusqu’à son heure de retour prévue. Notre guide pour éviter la double réservation de véhicules présente cinq règles qui suppriment la plupart des conflits.

Quand passer à un logiciel de location de voiture ?

Dès la première réservation. Un tableur peut suffire pour quelques voitures, et notre guide du tableur de réservation pour la location de voitures explique comment bien le construire, mais il ne peut pas refuser une réservation en conflit, et il dépend de la rigueur de chacun pour être à jour.

Un logiciel se justifie quand il fait les vérifications à votre place : refuser une réservation qui placerait une voiture à deux endroits, enregistrer le compteur et les photos d’état à la remise des clés et au retour, signaler les voitures en retard et transformer chaque location terminée en facture. Si vous n’êtes pas encore prêt pour un logiciel, notre modèle de facture de location de voiture liste ce que chaque facture doit contenir.

Comment Odobase peut-il aider une nouvelle agence de location ?

Odobase gère les locations sans chauffeur et les trajets avec chauffeur avec une seule vérification de disponibilité : une voiture ne peut pas être promise deux fois. À la remise des clés et au retour, il enregistre le compteur et les photos d’état, garde la voiture bloquée jusqu’à son retour effectif, signale les locations en retard et calcule le dépassement d’horaire au-delà d’un délai de tolérance et la distance au-delà du forfait. Les dépôts de garantie sont enregistrés avec la location, et les factures sont établies à partir des locations terminées.

La formule Starter est gratuite jusqu’à 5 véhicules, sans carte bancaire, ce qui convient à une entreprise qui prend ses premières réservations. Consultez la page logiciel de location de voiture gratuit pour voir ce que comprend la formule gratuite, ou découvrez comment Odobase s’adapte à une activité de location de voitures.