Wie Sie einen Chauffeur- oder Limousinenservice gründen

Ein Chauffeurservice verkauft eher Zuverlässigkeit als Beförderung. Wer ein Fahrzeug für einen Flug um 5:00 Uhr bucht, muss wissen, dass es da ist, sauber und pünktlich, mit einem Fahrer, der den Weg kennt. Ob Sie es Chauffeurservice, Limousinenservice, Mietwagen mit Fahrer, Private Hire, NCC oder VTC nennen: Die Schritte zur Gründung sind weitgehend dieselben. Wählen Sie eine Nische, holen Sie die Genehmigungen ein, suchen Sie Fahrzeuge aus, legen Sie Preise fest und bauen Sie einen Buchungsablauf auf, auf den Sie sich verlassen können.

Welche Nische sollte ein neuer Chauffeurservice wählen?

Wählen Sie die Arbeit, die Sie besser erledigen können als jeder andere in Ihrer Nähe, und beginnen Sie mit einer. Die üblichen Nischen sind:

• Flughafentransfers. Gleichmäßige Nachfrage, einfache Festpreise und Einsätze früh am Morgen und spät in der Nacht. Flugverspätungen und Wartezeit gehören dazu. Unser Leitfaden dazu, wie Sie Flughafentransfers kalkulieren, behandelt Zonen, feste Strecken und Zuschläge.
• Geschäftsreisen. Führungskräfte, Gäste von Kunden und Roadshows. Höhere Ansprüche, regelmäßige Folgebuchungen und monatliche Rechnungen statt Kartenzahlung.
• Events und Hochzeiten. Höhere Preise pro Auftrag, aber saisonal und auf Wochenenden konzentriert.
• Stunden- und Tagesbuchungen. Touren, Termine und Einkaufstage, bei denen der Kunde Fahrzeug und Fahrer behält.

Schauen Sie, wer in Ihrer Gegend schon tätig ist und was Kunden über diese Anbieter sagen. Mit Pünktlichkeit, Kommunikation und klaren Preisen gewinnen die meisten neuen Unternehmen ihre Aufträge.

Welche Genehmigungen braucht ein Chauffeur- oder Limousinenservice?

In den meisten Ländern werden Unternehmen, Fahrer und Fahrzeug getrennt genehmigt, und die Regeln legt eine Stadt, eine Region oder der Staat fest. Vier Beispiele zeigen, wie sehr sie sich unterscheiden:

• Deutschland: Wer Fahrgäste mit Mietwagen und Fahrer befördert, braucht eine Genehmigung nach dem Personenbeförderungsgesetz (PBefG) von der zuständigen Genehmigungsbehörde, und jeder Fahrer braucht eine Fahrerlaubnis zur Fahrgastbeförderung.
• Italien: Nach dem nationalen Rahmengesetz (Gesetz Nr. 21 von 1992) erteilt die Gemeinde die Genehmigung für einen NCC-Dienst (noleggio con conducente), und das Unternehmen muss im Gebiet dieser Gemeinde einen Sitz und eine Garage haben.
• Frankreich: Ein VTC-Unternehmen muss im nationalen Register der VTC-Unternehmen eingetragen sein, und jeder VTC-Fahrer braucht einen VTC-Berufsausweis.
• England und Wales: Private-Hire-Unternehmen werden vom örtlichen Council genehmigt, in London von Transport for London, und Fahrer-, Fahrzeug- und Unternehmensgenehmigung müssen alle von derselben Behörde stammen.

Das sind Ausgangspunkte, keine Rechtsberatung, und Regeln ändern sich. Klären Sie mit der Genehmigungsbehörde an Ihrem Standort, bevor Sie ein Fahrzeug kaufen oder eine Buchung annehmen, was es kostet, wie lange es dauert und was für Fahrer (Führungszeugnis, ärztliche Untersuchung, Prüfungen) und Fahrzeuge (Alter, Größe, Prüfungen, Kennzeichnung) verlangt wird.

Mit welchen Fahrzeugen sollten Sie beginnen?

Beginnen Sie mit den Fahrzeugen, die Ihre Nische erwartet, und mit weniger, als Sie denken. Flughafen- und Firmenkunden erwarten meist eine saubere, neuere Business-Limousine; Gruppen und Familien brauchen Vans; für Events darf es etwas Besonderes sein.

Prüfen Sie vor dem Kauf die Genehmigungsregeln für Fahrzeuge, denn manche Behörden begrenzen das Fahrzeugalter oder schreiben Mindestgrößen vor. Halten Sie die Flotte anfangs einheitlich, damit Wartung, Ersatzteile und Preise einfach bleiben, und dokumentieren Sie jede Wartung und Reparatur.

Wie sollten Sie einen Chauffeurservice versichern?

Versichern Sie jedes Fahrzeug für die Beförderung zahlender Fahrgäste, denn private und gewöhnliche gewerbliche Policen schließen das meist aus. In der Regel brauchen Sie außerdem eine Betriebshaftpflichtversicherung und, wenn Sie Fahrer anstellen, den Versicherungsschutz als Arbeitgeber. Ein Makler, der bereits Mietwagen- oder Limousinenflotten versichert, weiß, welche Nachweise Ihre Genehmigungsbehörde sehen will.

Wie sollten Sie Chauffeurleistungen kalkulieren?

Kalkulieren Sie von Ihren Kosten aus: die Betriebskosten des Fahrzeugs für die gesamte Strecke einschließlich Rückfahrt, die bezahlte Zeit des Fahrers für den ganzen Auftrag, ein Anteil der Gemeinkosten und Ihre Marge. Machen Sie daraus eine Preisliste mit Festpreisen für häufige Strecken, einem Satz nach Strecke für alles andere, einem Stundensatz mit Mindestdauer und klaren Zuschlägen für Nächte, Wochenenden und kurzfristige Buchungen.

Unsere Leitfäden behandeln beide Hälften: wie Sie den Fahrpreis im Chauffeurservice berechnen, ausgehend von Ihren Kosten, und eine Preislistenvorlage für Chauffeurservices, die Sie anpassen können. Entscheiden Sie auch früh, wie Sie mit Wartezeit umgehen; siehe unseren Leitfaden zum Berechnen von Wartezeit.

Wie sollten Sie Buchungen annehmen und Angebote versenden?

Nehmen Sie jede Buchung in einen einzigen Dienstplan auf, der Fahrer und Fahrzeuge prüft, bevor er den Auftrag annimmt. Anrufe, E-Mails, ein Formular auf Ihrer Website und Nachrichten von Stammkunden sollten alle am selben Ort landen, sonst wird früher oder später ein Fahrer zwei Kunden versprochen.

Ein Buchungsformular auf Ihrer Website lässt Kunden zu jeder Stunde buchen oder ein Angebot anfragen, mit einem Preis aus Ihrer Preisliste. Größere oder ungewöhnliche Aufträge (eine Roadshow, eine Hochzeit, eine Gruppe) brauchen ein schriftliches Angebot, das der Kunde annehmen kann. Unsere Angebotsvorlage für Chauffeurservices nennt, was in ein gutes Angebot gehört.

Wie bieten Sie Fahrgästen ein gutes Erlebnis?

Halten Sie sie vor und während der Fahrt auf dem Laufenden. Bestätigen Sie die Buchung, schicken Sie eine Erinnerung, sagen Sie, auf welchen Fahrer und welches Fahrzeug sie achten sollen, und lassen Sie sie das Fahrzeug verfolgen, sobald die Fahrt läuft. Ein Link zur Fahrtverfolgung macht das, ohne dass der Fahrgast eine App installieren muss.

Der Rest sind die Grundlagen, jedes Mal erledigt: ein sauberes Fahrzeug, ein Fahrer, der früh da ist, den Weg kennt und beim Gepäck hilft, und eine Rechnung, die pünktlich kommt und stimmt.

Wie gewinnen und betreuen Sie Firmenkunden?

Bieten Sie Unternehmen, was deren Reise- und Finanzabteilungen brauchen: ein Kundenkonto mit vereinbarten Preisen, monatliche Rechnungen und Buchungen durch mehrere Personen mit eigenen Kostenstellen. Firmenkunden wollen selten jede Fahrt einzeln mit Karte bezahlen und schätzen eine monatliche Abrechnung, die sie mit ihren eigenen Unterlagen abgleichen können.

Über ein Kundenportal können die Buchenden eines Kunden Fahrten buchen und verfolgen und seine Finanzabteilung Rechnungen und Ausgaben einsehen, ohne in Ihrem Büro anzurufen.

Wann sollte ein Chauffeurservice Software einsetzen?

Ab der ersten Buchung. Mit einem Terminkalender und einer Chatgruppe lässt sich ein einzelnes Fahrzeug führen, aber sie können keine Buchung ablehnen, die einen Fahrer an zwei Orte gleichzeitig schickt, und hinterlassen keinen Nachweis, wenn ein Kunde einen Preis bestreitet.

Odobase lehnt eine Buchung ab, die einen Fahrer oder ein Fahrzeug an zwei Orte gleichzeitig schicken würde, und berechnet Preise aus Ihrer eigenen Preisliste, wobei die Aufschlüsselung bei jeder Fahrt gespeichert wird. Buchungsformular und Link zur Fahrtverfolgung sind in jedem neuen Konto eingeschaltet, und Firmenkunden bekommen ein Portal mit eigener Preisliste, Kostenstellen und monatlichen Abrechnungen. Fahrer führen ihre Fahrten in der Odobase Driver App auf Android und iPhone durch.

Der Tarif Starter ist kostenlos für bis zu 2 Fahrzeuge und 1 Fahrer, ohne Kreditkarte. Was der kostenlose Tarif enthält, lesen Sie unter kostenlose Software für Autovermietungen, oder sehen Sie, wie Odobase zu einem Chauffeur- und Limousinenservice passt.