Kostenlose Rechnungsvorlage für die Autovermietung (Excel, Word und PDF)

Die Rechnung ist das Letzte, was ein Mietkunde von Ihnen sieht, und oft das, was er am genauesten liest. Eine klare Rechnung wird pünktlich bezahlt; eine unklare führt zu einem Anruf, einem Streit oder einer Rückbuchung. Dieser Leitfaden erklärt, was eine Rechnung für die Autovermietung enthalten muss, wie Sie jeden Abschnitt unserer kostenlosen Vorlage ausfüllen und welche Fehler die meisten Streitigkeiten über Rechnungen auslösen.

Was muss eine Rechnung für die Autovermietung enthalten?

Eine Mietrechnung muss beide Parteien benennen, jede Miete genau beschreiben und zeigen, wie die Summe zustande kommt. Mindestens enthält sie:

• Ihre Firmenangaben: Firmenname, Anschrift, Steuernummer und eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.
• Die Kundenangaben: Name und Anschrift des Kunden, bei Firmenkunden auch deren Steuernummer.
• Rechnungsdaten: eine eindeutige Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum und die Buchungsnummer.
• Eine Position pro Miete: das Fahrzeug mit Kennzeichen, der Mietzeitraum von und bis, die Anzahl der Tage und der Tagespreis.
• Gebühren über die Miete hinaus: Mehrstrecke, Überziehung, Kraftstoff und Schäden, jeweils als eigener Betrag.
• Summen: Nettobetrag, Steuersatz und Umsatzsteuer, eine eventuell verrechnete Kaution und der offene Betrag.
• Zahlungsbedingungen und Anmerkungen: wann und wie zu zahlen ist und alles, was der Kunde braucht, um die Gebühren nachzuvollziehen.

Die Steuerregeln unterscheiden sich von Land zu Land. Prüfen Sie daher, was Ihr Finanzamt auf einer Rechnung verlangt, etwa eine fortlaufende Nummerierung oder die Steuernummer des Kunden.

Wie füllen Sie die einzelnen Abschnitte der Vorlage aus?

Arbeiten Sie sich von oben nach unten durch:

1. Firmen- und Rechnungsdaten. Ersetzen Sie „Ihr Firmenname“ sowie die Platzhalter für Anschrift und Steuernummer. Geben Sie jeder Rechnung die nächste Nummer Ihrer Reihe; in der Excel-Fassung ergibt sich das Fälligkeitsdatum aus Rechnungsdatum plus 14 Tage, was Sie ändern können.
2. Rechnungsempfänger. Verwenden Sie Name und Anschrift, die der Kunde bei der Buchung angegeben hat. Bei einer Firma ergänzen Sie deren Steuernummer.
3. Mietpositionen. Tragen Sie Fahrzeug, Kennzeichen, Datum und Uhrzeit von Abholung und Rückgabe, die berechneten Tage und den Tagespreis ein. In Excel ist die Positionssumme Tage × Tagespreis plus die Zusatzgebühren dieser Position.
4. Mehrstrecke und Überziehung. Tragen Sie den berechneten Betrag ein, nicht die Strecke oder die Stunden. Erklären Sie in den Anmerkungen, wie er zustande kommt, zum Beispiel „350 gefahren bei 300 inklusive: 50 darüber, zu 0,20 pro Streckeneinheit“.
5. Kraftstoff und Schäden. Berechnen Sie Kraftstoff nur, wenn das Auto mit weniger Kraftstoff zurückkam, als es bei der Übergabe hatte. Berechnen Sie Schäden nur mit Nachweis (siehe unten).
6. Umsatzsteuer und Kaution. Legen Sie Ihren Steuersatz fest. Tragen Sie eine Kaution nur ein, wenn Sie sie mit dieser Rechnung verrechnen.
7. Zahlungsbedingungen. Ergänzen Sie Ihre Bankverbindung und den Verwendungszweck, den Sie bei der Zahlung sehen möchten.

Welche Fehler passieren bei Mietrechnungen häufig?

Die Kaution als Einnahme verbuchen

Eine Kaution ist Geld, das Sie verwahren, nicht Geld, das Sie verdient haben. Wenn Sie sie als Umsatz verbuchen, blähen Sie Ihre Einnahmen auf und schaffen ein Steuerproblem, sobald Sie sie zurückzahlen. Auf der Rechnung erscheint eine Kaution nur, wenn ein Teil davon zur Begleichung einer Gebühr einbehalten wird, und dann als Abzug vom offenen Betrag. Unser Leitfaden zum Berechnen von Überziehung, Mehrstrecke und Kaution behandelt Kautionsregeln ausführlicher.

Mehrstrecke und Überziehung im Tagespreis verstecken

Wenn ein Kunde zu spät zurückkommt oder mehr fährt als vereinbart, setzen Sie die Gebühr als eigene Position an und nennen das Inklusivkontingent und den Preis. Eine einzige höhere Summe ohne Erklärung ist die Rechnung, die Kunden am häufigsten anfechten.

Schäden ohne Nachweis berechnen

Für Schadensgebühren brauchen Sie den Zustand bei Übergabe und bei Rückgabe: Fotos, Zählerstand und Tankfüllung sowie die Unterschrift oder Bestätigung des Kunden. Hängen Sie Fotos und Kostenvoranschlag an die Rechnung. Ohne Protokoll von der Übergabe können Sie nicht belegen, dass der Schaden während dieser Miete entstanden ist.

Rechnungsnummern doppelt vergeben oder überspringen

Jede Rechnung braucht eine neue, eindeutige Nummer. Ist eine Rechnung nach dem Versand falsch, stellen Sie eine Stornorechnung und eine neue Rechnung aus, statt die alte zu ändern.

Aus einem falschen Kalender abrechnen

Eine Rechnung ist nur so gut wie die Buchung dahinter. Wurde dasselbe Auto zwei Kunden zugesagt oder eine Rückgabe nie erfasst, übernimmt die Rechnung den Fehler. Unser Buchungsplan für die Autovermietung markiert sich überschneidende Buchungen, und unser Leitfaden zum Vermeiden von Doppelbuchungen erklärt die Regeln dahinter.

Was schreibt das Gesetz für eine Mietrechnung vor?

In Deutschland legt § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) fest, was eine Rechnung enthalten muss. Für eine Mietrechnung sind das vor allem:

• der vollständige Name und die vollständige Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden
• Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
• das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird
• die Leistung: das Fahrzeug und die Art der Miete
• der Zeitpunkt der Leistung, bei einer Miete der Mietzeitraum
• das Nettoentgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, und jede im Voraus vereinbarte Minderung, etwa ein Skonto
• der Steuersatz (regulär 19 %) und der Steuerbetrag

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und vermerken auf der Rechnung, dass die Regelung gilt. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Angaben.

Auch die Form zählt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können: strukturierte Rechnungen nach der europäischen Norm, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Die Pflicht, Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung auszustellen, wird ab 2027 schrittweise eingeführt. Eine Word-, Excel- oder PDF-Datei ist keine E-Rechnung: Sobald die Pflicht für Sie gilt, dient die Vorlage bei Firmenkunden nur noch als Leitfaden für den Inhalt. Rechnungen an Privatkunden betrifft diese Pflicht nicht. Für Sonderfälle, etwa Kunden im Ausland oder die Übergangsfristen, fragen Sie Ihren Steuerberater, welche Regeln für Sie gelten.

Vorlage herunterladen

Die Vorlage gibt es in drei Formaten mit denselben Abschnitten:

• Excel: Positionen, Nettobetrag, Umsatzsteuer und offener Betrag sind Formeln.
• Word: Bearbeiten Sie sie wie jedes Dokument und speichern Sie sie als PDF.
• PDF: Drucken Sie sie aus oder nutzen Sie sie als Muster für Ihr eigenes Layout.

Die Zahlen darin sind Beispiele ohne bestimmte Währung. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen. Dieselbe Vorlage gibt es auch auf Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Türkisch und Arabisch, die arabische Fassung von rechts nach links gesetzt, als Steuerrechnung für die Vereinigten Arabischen Emirate und Saudi-Arabien.

Wie erstellt Odobase Rechnungen aus abgeschlossenen Mieten?

Eine Vorlage funktioniert, solange Sie eine Handvoll Rechnungen pro Woche schreiben. Wächst die Flotte, wird das Abschreiben von Daten, Zählerständen und Zusatzgebühren aus einer Buchungsliste in eine Rechnung zu dem Schritt, an dem sich Fehler einschleichen.

In Odobase erfassen Vermietungen ohne Fahrer den Zählerstand und Zustandsfotos bei Übergabe und Rückgabe und berechnen bei der Rückgabe des Autos die Überziehung über Ihre Kulanzzeit hinaus und die Mehrstrecke über das Inklusivkontingent hinaus. Wenn Sie dem Kunden eine Rechnung stellen, wird jede zurückgegebene Miete zu einer Rechnungsposition, die sich aus ihren Gebühren füllt, und eine Miete kann nur auf einer Rechnung stehen, also wird nichts doppelt berechnet. Eine Kaution, die Sie noch verwahren, steht in den Anmerkungen der Rechnung, nie als Position, und zählt so nicht als Umsatz. Ausgestellte Rechnungen fließen in die offenen Forderungen und in eine Gewinn- und Verlustrechnung nach Monat und Niederlassung. Odobase erstellt keine E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD: Wo eine E-Rechnung nötig ist, stellen Sie sie mit Ihrer Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware aus, auf Grundlage der Beträge, die Odobase bereits berechnet hat.

Odobase ist kostenlos für bis zu 2 Fahrzeuge, sodass Sie ohne neue monatliche Kosten von der Vorlage zur Software wechseln können.