Plantilla de factura de alquiler de coches gratis (Excel, Word y PDF)

Una factura es lo último que un cliente de alquiler recibe de usted, y a menudo lo que lee con más atención. Una factura clara se paga a tiempo; una confusa provoca una llamada, una reclamación o una devolución del cargo. Esta guía explica lo que debe contener una factura de alquiler de coches, cómo rellenar cada sección de nuestra plantilla gratuita y los errores que causan la mayoría de las discusiones por facturación.

¿Qué debe incluir una factura de alquiler de coches?

Una factura de alquiler tiene que identificar a ambas partes, describir cada alquiler con precisión y mostrar cómo se ha llegado al total. Como mínimo, incluye:

• Los datos de su empresa: nombre de la empresa, dirección, número de identificación fiscal y un teléfono o correo de contacto.
• Los datos del cliente: nombre y dirección del cliente, y su número de identificación fiscal cuando es una empresa.
• Los datos de la factura: un número de factura único, la fecha de factura, la fecha de vencimiento y la referencia de la reserva.
• Una línea por alquiler: el vehículo y su matrícula, el periodo de alquiler desde y hasta, el número de días y la tarifa diaria.
• Los cargos más allá del alquiler: distancia adicional, horas extra, combustible y daños, cada uno como importe propio.
• Los totales: subtotal, tipo impositivo e impuestos, cualquier depósito aplicado y el total a pagar.
• Las condiciones de pago y las notas: cuándo y cómo pagar, y lo que el cliente necesite para entender los cargos.

Las normas fiscales varían según el país, así que compruebe lo que exige su administración tributaria en una factura, como la numeración correlativa o el número fiscal del cliente.

¿Cómo se rellena cada sección de la plantilla?

Empiece por arriba y vaya bajando:

1. Datos de la empresa y de la factura. Sustituya “Nombre de su empresa” y la dirección y el número fiscal de ejemplo. Dé a cada factura el siguiente número de su serie; en la versión de Excel, la fecha de vencimiento se rellena como la fecha de factura más 14 días, algo que puede cambiar.
2. Facturar a. Use el nombre y la dirección que el cliente dio al reservar. Si es una empresa, añada su número fiscal.
3. Líneas de alquiler. Introduzca el vehículo, la matrícula, la fecha y hora de recogida y de devolución, los días cobrados y la tarifa diaria. En Excel, el total de la línea es días × tarifa diaria más los cargos adicionales de esa línea.
4. Distancia adicional y horas extra. Introduzca el importe cobrado, no la distancia ni las horas. Explique cómo lo ha calculado en las notas, por ejemplo “350 recorridos con 300 incluidos: 50 de exceso, a 0,20 por unidad de distancia”.
5. Combustible y daños. Cobre el combustible solo cuando el coche volvió con menos nivel del que tenía al salir. Cobre los daños solo con pruebas (vea más abajo).
6. Impuestos y depósito. Indique su tipo impositivo. Introduzca un depósito solo si lo aplica a esta factura.
7. Condiciones de pago. Añada sus datos bancarios y la referencia que quiere que figure en el pago.

¿Qué errores son habituales en las facturas de alquiler?

Tratar el depósito como un ingreso

Un depósito de garantía es dinero que usted retiene, no dinero que ha ganado. Registrarlo como venta infla sus ingresos y crea un problema fiscal cuando lo devuelve. En la factura, anote un depósito solo cuando se queda una parte para pagar un cargo, y muéstrelo como una deducción del total a pagar. Nuestra guía sobre cómo cobrar el tiempo extra, la distancia adicional y los depósitos trata las políticas de depósito con más detalle.

Esconder la distancia adicional y las horas extra en la tarifa diaria

Cuando un cliente devuelve el coche tarde o supera la distancia incluida, añada el cargo en su propia línea, indicando lo incluido y la tarifa. Un único total más alto sin explicación es la factura que más reclaman los clientes.

Cobrar daños sin pruebas

Los cargos por daños necesitan el estado del coche en la entrega y en la devolución: fotos, las lecturas del odómetro y del combustible, y la firma o la conformidad del cliente. Adjunte las fotos y el presupuesto de reparación a la factura. Sin un registro de la entrega, no puede demostrar que el daño se produjo durante este alquiler.

Repetir o saltarse números de factura

Cada factura necesita un número nuevo y único. Si una factura está mal después de enviarla, emita una factura rectificativa y una factura nueva en lugar de modificar la antigua.

Descargue la plantilla

La plantilla está disponible en tres formatos con las mismas secciones:

• Excel: las líneas, el subtotal, los impuestos y el total a pagar son fórmulas.
• Word: edítela como cualquier documento y guárdela como PDF.
• PDF: imprímala o consérvela como modelo para su propio diseño.

Las cifras que contiene son ejemplos sin una moneda concreta. Sustitúyalas por las suyas. La misma plantilla está disponible también en inglés, francés, italiano y árabe, con la versión árabe de derecha a izquierda.

¿Cómo crea Odobase facturas a partir de los alquileres terminados?

Una plantilla funciona mientras escribe unas pocas facturas a la semana. A medida que crece la flota, copiar fechas, lecturas del odómetro y cargos adicionales de una lista de reservas a una factura se convierte en el paso donde se cuelan los errores.

En Odobase, los alquileres sin conductor registran el odómetro y fotos del estado en la entrega y en la devolución, y calculan las horas extra más allá de su periodo de cortesía y la distancia adicional por encima de la incluida cuando el coche vuelve. Cuando factura al cliente, cada alquiler devuelto se convierte en una línea de factura que se rellena con sus cargos, y un alquiler solo puede estar en una factura, así que nada se cobra dos veces. Un depósito que todavía retiene va a las notas de la factura, nunca a una línea, para que no se cuente como ingreso. Las facturas emitidas alimentan las cuentas por cobrar y una cuenta de resultados por mes y sucursal.

Odobase es gratis para hasta 5 vehículos, así que puede pasar de la plantilla al software sin un nuevo coste mensual.