Modèle de facture de location de voiture gratuit (Excel, Word et PDF)

La facture est la dernière chose qu’un client de location voit de vous, et souvent celle qu’il lit le plus attentivement. Une facture claire est payée à temps ; une facture floue attire un appel téléphonique, un litige ou une contestation de paiement. Ce guide explique ce que doit contenir une facture de location de voiture, comment remplir chaque partie de notre modèle gratuit et quelles erreurs provoquent la plupart des désaccords de facturation.

Que doit contenir une facture de location de voiture ?

Une facture de location doit identifier les deux parties, décrire précisément chaque location et montrer comment le total a été obtenu. Elle comporte au minimum :

• Le bloc de votre entreprise : raison sociale, adresse, identifiant fiscal et un téléphone ou un e-mail de contact.
• Le bloc client : le nom et l’adresse du client, et son identifiant fiscal s’il s’agit d’une entreprise.
• Les références de la facture : un numéro de facture unique, la date de facture, la date d’échéance et la référence de la réservation.
• Une ligne par location : le véhicule et son immatriculation, la période de location du début à la fin, le nombre de jours et le tarif journalier.
• Les montants au-delà de la location : distance supplémentaire, dépassement horaire, carburant et dommages, chacun comme un montant distinct.
• Les totaux : total HT, taux de TVA et TVA, tout acompte imputé, et le net à payer.
• Les conditions de paiement et les remarques : quand et comment payer, et tout ce dont le client a besoin pour comprendre les montants.

Les règles fiscales varient selon les pays : vérifiez ce que votre administration fiscale exige sur une facture, comme une numérotation continue ou le numéro de TVA du client.

Comment remplir chaque partie du modèle ?

Commencez en haut et descendez :

1. Entreprise et références de la facture. Remplacez « Nom de votre entreprise », l’adresse et l’identifiant fiscal donnés en exemple. Donnez à chaque facture le numéro suivant de votre séquence ; dans la version Excel, la date d’échéance se calcule comme la date de facture plus 14 jours, ce que vous pouvez modifier.
2. Facturé à. Reprenez le nom et l’adresse que le client a donnés à la réservation. Pour une entreprise, ajoutez son identifiant fiscal.
3. Lignes de location. Saisissez le véhicule, l’immatriculation, la date et l’heure de départ et de retour, les jours facturés et le tarif journalier. Dans Excel, le total de la ligne correspond aux jours × tarif journalier, plus les montants supplémentaires de cette ligne.
4. Distance supplémentaire et dépassement horaire. Saisissez le montant facturé, pas la distance ni les heures. Expliquez comment vous l’avez obtenu dans les remarques, par exemple « 350 parcourus pour 300 inclus : 50 de plus, à 0,20 par unité de distance ».
5. Carburant et dommages. Ne facturez le carburant que si la voiture est revenue avec un niveau inférieur à celui du départ. Ne facturez les dommages qu’avec des preuves (voir ci-dessous).
6. TVA et acompte. Indiquez votre taux de TVA. Ne saisissez un acompte que si vous l’imputez sur cette facture.
7. Conditions de paiement. Ajoutez vos coordonnées bancaires et la référence que vous souhaitez voir sur le virement.

Quelles erreurs trouve-t-on souvent sur les factures de location ?

Compter la caution comme un revenu

Un dépôt de garantie est de l’argent que vous détenez, pas de l’argent que vous avez gagné. L’enregistrer comme une vente gonfle votre chiffre d’affaires et crée un problème fiscal au moment de le restituer. Sur la facture, n’inscrivez une caution que lorsqu’une partie en est retenue pour payer un montant dû, et présentez-la comme une déduction du net à payer. Notre guide sur la tarification des dépassements, de la distance supplémentaire et des cautions détaille les politiques de caution.

Noyer la distance supplémentaire et le dépassement horaire dans le tarif journalier

Quand un client rend la voiture en retard ou dépasse la distance incluse, ajoutez le montant sur sa propre ligne, en indiquant ce qui était inclus et le tarif appliqué. Un total simplement plus élevé, sans explication, est la facture que les clients contestent le plus.

Facturer des dommages sans preuve

Pour facturer des dommages, il faut l’état du véhicule à la remise et au retour : des photos, les relevés du compteur et du carburant, et la signature ou l’accord du client. Joignez les photos et le devis de réparation à la facture. Sans constat au départ, vous ne pouvez pas prouver que les dommages sont survenus pendant cette location.

Réutiliser ou sauter des numéros de facture

Chaque facture doit porter un numéro nouveau et unique. Si une facture envoyée contient une erreur, émettez un avoir et une nouvelle facture plutôt que de modifier l’ancienne.

Télécharger le modèle

Le modèle existe en trois formats, avec les mêmes parties :

• Excel : les lignes, le total HT, la TVA et le net à payer sont des formules.
• Word : modifiez-le comme n’importe quel document et enregistrez-le en PDF.
• PDF : imprimez-le, ou gardez-le comme modèle pour votre propre mise en page.

Les chiffres sont des exemples, sans devise particulière. Remplacez-les par les vôtres. Le même modèle existe aussi en anglais, en espagnol, en italien et en arabe, la version arabe étant mise en page de droite à gauche.

Comment Odobase établit-il les factures à partir des locations terminées ?

Un modèle suffit tant que vous rédigez quelques factures par semaine. Quand la flotte grandit, recopier les dates, les relevés du compteur et les montants supplémentaires d’une liste de réservations vers une facture devient l’étape où les erreurs s’installent.

Dans Odobase, les locations sans chauffeur enregistrent le compteur et des photos de l’état du véhicule à la remise et au retour, et calculent au retour de la voiture le dépassement horaire au-delà de votre délai de tolérance et la distance supplémentaire au-delà de la distance incluse. Quand vous facturez le client, chaque location rendue devient une ligne de facture qui se remplit à partir de ses montants, et une location ne peut figurer que sur une seule facture : rien n’est facturé deux fois. Une caution que vous détenez encore va dans les remarques de la facture, jamais sur une ligne, pour ne pas être comptée comme un revenu. Les factures émises alimentent les créances clients et un compte de résultat par mois et par agence.

Odobase est gratuit jusqu’à 5 véhicules : vous pouvez passer du modèle au logiciel sans nouveau coût mensuel.