Modello di fattura per autonoleggio gratuito (Excel, Word e PDF)

La fattura è l’ultima cosa che un cliente del noleggio riceve da te, e spesso quella che legge con più attenzione. Una fattura chiara viene pagata in tempo; una vaga provoca una telefonata, una contestazione o uno storno. Questa guida spiega cosa deve contenere una fattura di autonoleggio, come compilare ogni sezione del nostro modello gratuito e quali errori causano la maggior parte delle discussioni sugli addebiti.

Cosa deve contenere una fattura di autonoleggio?

Una fattura di noleggio deve identificare entrambe le parti, descrivere con precisione ogni noleggio e mostrare come si arriva al totale. Come minimo riporta:

• I dati della tua azienda: ragione sociale, indirizzo, partita IVA o codice fiscale e un telefono o un’email di contatto.
• I dati del cliente: nome e indirizzo del cliente e, se è un’azienda, il suo numero fiscale.
• I dati della fattura: un numero di fattura univoco, la data della fattura, la data di scadenza e il riferimento della prenotazione.
• Una riga per noleggio: il veicolo e la sua targa, il periodo di noleggio dal giorno al giorno, il numero di giorni e la tariffa giornaliera.
• Gli addebiti oltre il noleggio: distanza extra, ore extra, carburante e danni, ciascuno con il proprio importo.
• I totali: imponibile, aliquota e imposta, eventuale deposito applicato e totale dovuto.
• Condizioni di pagamento e note: quando e come pagare, e tutto ciò che serve al cliente per capire gli addebiti.

Le norme fiscali cambiano da Paese a Paese, quindi verifica cosa richiede la tua amministrazione fiscale in una fattura, come la numerazione progressiva o il numero fiscale del cliente.

Come si compila ogni sezione del modello?

Parti dall’alto e scendi:

1. Dati dell’azienda e della fattura. Sostituisci “Nome della tua azienda” e l’indirizzo e la partita IVA segnaposto. Dai a ogni fattura il numero successivo della tua sequenza; nella versione Excel la data di scadenza si compila come data della fattura più 14 giorni, valore che puoi cambiare.
2. Intestata a. Usa il nome e l’indirizzo che il cliente ha dato al momento della prenotazione. Per un’azienda, aggiungi il suo numero fiscale.
3. Righe di noleggio. Inserisci veicolo, targa, data e ora di ritiro e di riconsegna, giorni addebitati e tariffa giornaliera. In Excel il totale della riga è giorni × tariffa giornaliera più gli addebiti extra di quella riga.
4. Distanza extra e ore extra. Inserisci l’importo addebitato, non la distanza o le ore. Spiega nelle note come ci sei arrivato, per esempio “350 percorsi a fronte di una distanza inclusa di 300: 50 in più, a 0,20 per unità di distanza”.
5. Carburante e danni. Addebita il carburante solo se l’auto è rientrata con un livello più basso di quello con cui è uscita. Addebita i danni solo con delle prove (vedi sotto).
6. IVA e deposito. Imposta la tua aliquota IVA. Inserisci un deposito solo se lo stai applicando a questa fattura.
7. Condizioni di pagamento. Aggiungi le coordinate bancarie e la causale che vuoi nel pagamento.

Quali errori si fanno più spesso nelle fatture di noleggio?

Trattare il deposito come un ricavo

Un deposito cauzionale è denaro che trattieni, non denaro che hai guadagnato. Registrarlo come vendita gonfia i tuoi ricavi e crea un problema fiscale quando lo restituisci. In fattura, registra un deposito solo quando una parte viene trattenuta per pagare un addebito, e mostralo come detrazione dal totale dovuto. La nostra guida su come tariffare ore extra, distanza extra e depositi approfondisce le politiche sui depositi.

Nascondere distanza extra e ore extra nella tariffa giornaliera

Quando un cliente riconsegna in ritardo o supera la distanza inclusa, aggiungi l’addebito su una riga a sé, indicando franchigia e tariffa. Un unico totale più alto, senza spiegazioni, è la fattura che i clienti contestano di più.

Addebitare danni senza prove

Gli addebiti per danni richiedono lo stato del veicolo alla consegna e alla riconsegna: foto, letture dell’odometro e del carburante e la firma o la presa visione del cliente. Allega alla fattura le foto e il preventivo di riparazione. Senza una registrazione fatta alla consegna, non puoi dimostrare che il danno è avvenuto durante questo noleggio.

Riutilizzare o saltare i numeri di fattura

Ogni fattura ha bisogno di un numero nuovo e univoco. Se una fattura risulta sbagliata dopo l’invio, emetti una nota di credito e una nuova fattura invece di modificare quella vecchia.

Scarica il modello

Il modello è disponibile in tre formati con le stesse sezioni:

• Excel: righe, imponibile, imposta e totale dovuto sono formule.
• Word: modificalo come un qualsiasi documento e salvalo in PDF.
• PDF: stampalo, o tienilo come modello per la tua impaginazione.

Le cifre che contiene sono esempi in nessuna valuta in particolare. Sostituiscile con le tue. Lo stesso modello è disponibile anche in inglese, spagnolo, francese e arabo, con la versione araba impaginata da destra a sinistra.

Come crea Odobase le fatture dai noleggi completati?

Un modello funziona finché scrivi poche fatture alla settimana. Con la crescita della flotta, copiare date, letture dell’odometro e addebiti extra da un elenco di prenotazioni in una fattura diventa il passaggio in cui si insinuano gli errori.

In Odobase, i noleggi senza conducente registrano l’odometro e le foto dello stato del veicolo alla consegna e alla riconsegna, e calcolano al rientro dell’auto le ore extra oltre il periodo di tolleranza e la distanza extra oltre quella inclusa. Quando fatturi il cliente, ogni noleggio riconsegnato diventa una riga di fattura che si compila dai suoi addebiti, e un noleggio può stare in una sola fattura, quindi nulla viene fatturato due volte. Un deposito che stai ancora trattenendo va nelle note della fattura, mai su una riga, così non viene contato come ricavo. Le fatture emesse alimentano i crediti verso clienti e un conto economico per mese e filiale.

Odobase è gratuito fino a 5 veicoli, così puoi passare dal modello al software senza un nuovo costo mensile.