نموذج فاتورة تأجير سيارات مجاني (Excel وWord وPDF)

الفاتورة هي آخر ما يراه عميل التأجير منك، وغالبًا ما يقرؤه بأكبر قدر من التدقيق. فالفاتورة الواضحة تُدفع في موعدها، والفاتورة المبهمة تستدعي مكالمة هاتفية أو خلافًا أو استرداد مبلغ عبر البنك. يشرح هذا الدليل ما يجب أن تتضمنه فاتورة تأجير السيارات، وكيف تملأ كل قسم في نموذجنا المجاني، والأخطاء التي تسبّب معظم الخلافات على الفواتير.

ما الذي يجب أن تتضمنه فاتورة تأجير السيارات؟

يجب أن تحدد فاتورة التأجير الطرفين، وتصف كل عقد تأجير بدقة، وتُظهر كيف جرى الوصول إلى المجموع. وهي تحمل على الأقل:

• بيانات شركتك: اسم الشركة وعنوانها ورقمها الضريبي ورقم هاتف أو بريد إلكتروني للتواصل.
• بيانات العميل: اسم العميل وعنوانه، ورقمه الضريبي إن كان شركة.
• تفاصيل الفاتورة: رقم فاتورة فريد، وتاريخ الفاتورة، وتاريخ الاستحقاق، ومرجع الحجز.
• سطر لكل عقد تأجير: المركبة ورقم لوحتها، ومدة التأجير من وإلى، وعدد الأيام، والسعر اليومي.
• الرسوم التي تتجاوز التأجير: المسافة الزائدة والوقت الإضافي والوقود والأضرار، كلٌّ منها مبلغ مستقل.
• المجاميع: المجموع الفرعي، ونسبة الضريبة وقيمتها، وأي مبلغ تأمين مستخدم، والمبلغ المستحق.
• شروط الدفع والملاحظات: متى يُدفع وكيف، وأي شيء يحتاج العميل إلى معرفته لفهم الرسوم.

تختلف القواعد الضريبية من بلد إلى آخر، فتحقّق مما تطلبه مصلحة الضرائب لديك في الفاتورة، مثل الترقيم المتسلسل أو الرقم الضريبي للعميل.

كيف تملأ كل قسم من أقسام النموذج؟

ابدأ من الأعلى وانزل:

1. بيانات الشركة والفاتورة. استبدل “اسم شركتك” والعنوان والرقم الضريبي المؤقتين. أعطِ كل فاتورة الرقم التالي في تسلسلك؛ وفي نسخة Excel يُملأ تاريخ الاستحقاق تلقائيًا بتاريخ الفاتورة مضافًا إليه ١٤ يومًا، ويمكنك تغييره.
2. الفاتورة باسم. استخدم الاسم والعنوان اللذين قدّمهما العميل عند الحجز. وإن كان شركة، فأضف رقمه الضريبي.
3. أسطر التأجير. أدخل المركبة، ورقم اللوحة، وتاريخ ووقت الاستلام والإرجاع، وعدد الأيام المحتسبة، والسعر اليومي. وفي Excel، مجموع السطر هو عدد الأيام × السعر اليومي مضافًا إليه الرسوم الإضافية في ذلك السطر.
4. المسافة الزائدة والوقت الإضافي. أدخل المبلغ المحتسب، لا المسافة أو الساعات. واذكر في الملاحظات كيف وصلت إليه، مثلًا “قُطعت ٣٥٠ مقابل حد مسموح قدره ٣٠٠: تجاوز بمقدار ٥٠، بسعر ٠٫٢٠ لكل وحدة مسافة”.
5. الوقود والأضرار. لا تحتسب الوقود إلا إذا عادت السيارة بمستوى أقل من المستوى الذي خرجت به. ولا تحتسب الأضرار إلا بدليل (انظر أدناه).
6. الضريبة ومبلغ التأمين. حدّد نسبة الضريبة لديك. ولا تُدخل مبلغ التأمين إلا إذا كنت تستخدمه في هذه الفاتورة.
7. شروط الدفع. أضف بياناتك المصرفية والمرجع الذي تريده على الدفعة.

ما الأخطاء الشائعة في فواتير التأجير؟

معاملة مبلغ التأمين على أنه دخل

مبلغ التأمين مال تحتفظ به، لا مال كسبته. وتسجيله على أنه مبيعات يضخّم إيراداتك ويخلق مشكلة ضريبية عند إعادته. وفي الفاتورة، لا تسجّل مبلغ التأمين إلا عند الاحتفاظ بجزء منه لدفع رسم ما، واعرضه خصمًا من المبلغ المستحق. ويتناول دليلنا عن تسعير الوقت الإضافي والمسافة الزائدة ومبلغ التأمين سياسات مبلغ التأمين بمزيد من التفصيل.

إخفاء المسافة الزائدة والوقت الإضافي في السعر اليومي

عندما يعيد العميل السيارة متأخرًا أو يتجاوز الحد المسموح للمسافة، أضف الرسم في سطر مستقل، مع ذكر الحد المسموح والسعر. فالمجموع الأعلى الوحيد بلا تفسير هو أكثر ما يعترض عليه العملاء في الفواتير.

احتساب الأضرار دون دليل

تحتاج رسوم الأضرار إلى حالة السيارة عند التسليم وعند الإرجاع: صور، وقراءتا عداد المسافات والوقود، وتوقيع العميل أو إقراره. أرفق الصور وتقدير الإصلاح بالفاتورة. فبدون سجل من وقت التسليم لا تستطيع أن تُثبت أن الضرر وقع خلال هذا التأجير.

إعادة استخدام أرقام الفواتير أو تخطّيها

تحتاج كل فاتورة إلى رقم جديد وفريد. وإذا تبيّن خطأ في فاتورة بعد إرسالها، فأصدر إشعارًا دائنًا وفاتورة جديدة بدل تعديل الفاتورة القديمة.

نزّل النموذج

يأتي النموذج بثلاث صيغ فيها الأقسام نفسها:

• Excel: الأسطر والمجموع الفرعي والضريبة والمبلغ المستحق معادلات.
• Word: عدّله كأي مستند واحفظه بصيغة PDF.
• PDF: اطبعه، أو احتفظ به نموذجًا لتصميمك الخاص.

الأرقام فيه أمثلة بلا عملة محددة، فاستبدلها بأرقامك. والنسخة العربية مرتّبة من اليمين إلى اليسار. ويتوفر النموذج نفسه أيضًا بالإسبانية وبالفرنسية وبالإيطالية.

كيف يُنشئ Odobase الفواتير من عقود التأجير المكتملة؟

يفي النموذج بالغرض ما دمت تكتب عددًا قليلًا من الفواتير في الأسبوع. ومع نمو الأسطول، يصبح نسخ التواريخ وقراءات عداد المسافات والرسوم الإضافية من قائمة الحجوزات إلى الفاتورة هو الخطوة التي تتسلل فيها الأخطاء.

في Odobase، تسجّل عقود التأجير بدون سائق قراءة عداد المسافات وصور الحالة عند التسليم والإرجاع، وتحسب الوقت الإضافي بعد فترة السماح لديك والمسافة الزائدة عن الحد المسموح عند عودة السيارة. وعندما تُصدر فاتورة للعميل، يصبح كل عقد تأجير مُعاد سطرًا في الفاتورة يُملأ من رسومه، ولا يمكن أن يظهر عقد التأجير إلا في فاتورة واحدة، فلا يُحتسب شيء مرتين. ومبلغ التأمين الذي ما زلت تحتفظ به يذهب إلى ملاحظات الفاتورة، لا إلى سطر فيها أبدًا، فلا يُحتسب ضمن الإيرادات. وتغذّي الفواتير الصادرة الذممَ المدينة وقائمةَ الأرباح والخسائر حسب الشهر والفرع.

Odobase مجاني حتى ٥ مركبات، فتستطيع الانتقال من النموذج إلى البرنامج دون تكلفة شهرية جديدة.