Autovermietung
So verhindern Sie Doppelbuchungen von Fahrzeugen in der Autovermietung
Warum Autovermietungen Fahrzeuge und Fahrer doppelt vergeben, und fünf Regeln vom gemeinsamen Kalender bis zur späten Rückgabe, die das verhindern.
Von Das Odobase-Team
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2 Min. Lesezeit
Die kurze Antwort
Doppelbuchungen entstehen, wenn Buchungen an mehr als einem Ort geführt werden und niemand sie im Moment der Zuteilung gegeneinander prüft. Verhindern Sie sie mit einem gemeinsamen Kalender für Fahrten mit Chauffeur und Selbstfahrervermietungen, einer Prüfung, die überschneidende Zuteilungen ablehnt, Fahrzeugen, die blockiert bleiben, bis sie tatsächlich zurück sind, und Fahrern, die bei langen Wartezeiten freigegeben werden.
Ein doppelt vergebenes Fahrzeug ist der teuerste Fehler, den ein Vermietschalter machen kann. Ein Kunde, der kommt und kein Fahrzeug vorfindet, kommt selten wieder, und die hektische Suche nach Ersatz kostet meist mehr, als die Buchung wert war. Die gute Nachricht: Doppelbuchungen haben nur wenige Ursachen, und für jede gibt es eine einfache Regel, die sie beseitigt.
Warum vergeben Autovermietungen Fahrzeuge doppelt?
Fast jede Doppelbuchung entsteht in einer von drei Situationen:
- Buchungen werden an mehr als einem Ort geführt. Chauffeurfahrten stehen auf einem Whiteboard, Selbstfahrervermietungen in einer Tabelle, und eine Buchung, die ein Vorgesetzter am Telefon angenommen hat, gibt es nur in einer Chatnachricht.
- Die Verfügbarkeit wird nach Augenmaß geprüft. Jemand überfliegt einen Kalender und übersieht die Überschneidung.
- Die Planung geht davon aus, dass Fahrzeuge pünktlich zurückkommen. Die nächste Vermietung wird auf die vereinbarte Rückgabezeit gelegt, und das Fahrzeug kommt zu spät.
Regel 1: Führen Sie jede Art von Buchung in einem Kalender
Wenn ein Fahrzeug morgens mit Fahrer und nachmittags an Selbstfahrer vergeben werden kann, müssen beide Arten von Buchungen gegeneinander geprüft werden. Zwei getrennte Listen, so ordentlich sie auch sind, sind zwei Gelegenheiten, dasselbe Fahrzeug zweimal zu versprechen. Wenn Sie noch mit einer Tabelle arbeiten, hält unsere kostenlose Buchungstabelle für Autovermietungen alle Buchungen auf einem Blatt und markiert Überschneidungen von selbst.
Regel 2: Lehnen Sie die Überschneidung im Moment der Zuteilung ab
Die einzige verlässliche Prüfung ist eine, die beim Anlegen der Buchung läuft und sie ablehnt, statt einer, an die eine Person denken muss. Die Prüfung muss jeden Zustand einschließen, in dem ein Fahrzeug belegt ist: gebucht, gerade unterwegs und gerade vermietet.
Regel 3: Blockieren Sie ein vermietetes Fahrzeug, bis es tatsächlich zurück ist
Ein Mietfahrzeug, das um 18:00 Uhr zurück sein soll, ist um 18:30 Uhr noch unterwegs, wenn der Kunde sich verspätet. Behandeln Sie das Fahrzeug als belegt, bis es zurückgegeben ist, markieren Sie es als überfällig und planen Sie die nächste Buchung frühzeitig um, statt das Problem erst am Schalter zu entdecken. Berechnen Sie die Verspätung nach einer Regel, der der Kunde zugestimmt hat; unser Leitfaden zu Überziehung und Mehrstrecke zeigt, wie Sie eine festlegen.
Regel 4: Geben Sie Fahrer und Fahrzeuge bei langen Wartezeiten frei
Wenn ein Chauffeur einen Kunden zu einem Termin bringt und fünf Stunden wartet, stehen Fahrzeug und Fahrer still, sind aber weiter gebucht. Wenn Sie den Auftrag in zwei Abschnitte teilen und Fahrer und Fahrzeug dazwischen freigeben, gewinnen Sie diese Kapazität zurück. Während der Freigabe ist der zweite Abschnitt durch nichts reserviert, also muss alles, was sie in der Lücke übernehmen, fertig sein, bevor der zweite Abschnitt fällig ist.
Regel 5: Machen Sie das Smartphone des Fahrers zur verlässlichen Quelle
Wenn Fahrer Aufträge in einer Fahrer-App mit Tachostand starten und beenden, weiß das System jederzeit, was tatsächlich läuft. Erst das macht die Verfügbarkeitsprüfung verlässlich.
Wie Odobase diese Regeln anwendet
Odobase führt Fahrten mit Chauffeur und Selbstfahrervermietungen über eine gemeinsame Verfügbarkeitsprüfung, lehnt überschneidende Zuteilungen von Fahrern und Fahrzeugen ab, blockiert ein vermietetes Fahrzeug, bis es zurückgegeben ist, und lässt eine Fahrt pausieren und fortsetzen, sodass Fahrzeug und Fahrer dazwischen für andere Aufträge frei sind. Während die Fahrt pausiert, ist die Rückfahrt durch nichts reserviert, und Odobase lehnt das Fortsetzen ab, solange Fahrzeug oder Fahrer noch auf einer anderen Fahrt oder Vermietung sind. Sehen Sie, wie Odobase zu einer Autovermietung passt.
Themen
- Autovermietung
- Disposition
- Betrieb
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Doppelbuchung in der Autovermietung?
Eine Doppelbuchung liegt vor, wenn dasselbe Fahrzeug oder derselbe Fahrer zwei Kunden für sich überschneidende Zeiten versprochen wird. Meist fällt sie erst auf, wenn der zweite Kunde kommt und das Fahrzeug nicht da ist.
Sollte eine verspätete Rückgabe die nächste Buchung blockieren?
Ja. Behandeln Sie ein Fahrzeug als nicht verfügbar, bis es tatsächlich zurück ist. Eine vereinbarte Rückgabezeit ist ein Versprechen, und wer die nächste Buchung darum herum plant, macht aus verspäteten Rückgaben Doppelbuchungen.
Kann eine Tabelle Doppelbuchungen verhindern?
Sie kann sie anzeigen, aber nicht verhindern. Eine Formel kann eine Zelle rot färben, wenn sich zwei Buchungen desselben Fahrzeugs überschneiden, aber erst, nachdem jemand die zweite eingetragen hat, und nur, wenn alle in derselben Datei arbeiten.
Was tue ich, wenn ein Mietkunde das Fahrzeug zu spät zurückbringt?
Markieren Sie das Fahrzeug als überfällig, rufen Sie den Kunden an und prüfen Sie sofort die nächste Buchung für dieses Fahrzeug. Bieten Sie dem nächsten Kunden ein anderes Fahrzeug an, wenn das erste nicht rechtzeitig zurück ist, und berechnen Sie die Verspätung nach der Regel für Überziehung in Ihren Mietbedingungen.
Verhindert Software Doppelbuchungen von selbst?
Nur, wenn jede Buchung über sie läuft und sie die Verfügbarkeit im Moment der Zuteilung prüft. Ein System, das nur einen Kalender anzeigt, verlässt sich weiterhin darauf, dass jemand die Überschneidung bemerkt.
