Ücretsiz araç kiralama fatura şablonu (Excel, Word ve PDF)

Fatura, bir araç kiralama müşterisinin sizden gördüğü son belgedir ve çoğu zaman en dikkatli okuduğu belgedir. Açık bir fatura zamanında ödenir; belirsiz bir fatura ise bir telefona, bir anlaşmazlığa ya da bir ters ibraza davetiye çıkarır. Bu rehber, bir araç kiralama faturasında nelerin bulunması gerektiğini, ücretsiz şablonumuzun her bölümünü nasıl dolduracağınızı ve faturalama tartışmalarının çoğuna yol açan hataları anlatıyor.

Bir araç kiralama faturasında neler bulunmalı?

Bir kiralama faturası iki tarafı da tanımlamalı, her kiralamayı kesin olarak tarif etmeli ve toplama nasıl ulaşıldığını göstermelidir. En azından şunları içerir:

• Şirket bilgileriniz: şirket adı, adres, vergi numarası ve bir iletişim telefonu ya da e-posta adresi.
• Müşteri bilgileri: müşterinin adı ve adresi, bir işletmeyse vergi numarası.
• Fatura bilgileri: benzersiz bir fatura numarası, fatura tarihi, vade tarihi ve rezervasyon referansı.
• Her kiralama için bir satır: araç ve plakası, başlangıç ve bitişiyle kiralama süresi, gün sayısı ve günlük ücret.
• Kiralamanın ötesindeki ücretler: ek mesafe, fazla süre, yakıt ve hasar, her biri ayrı bir tutar olarak.
• Toplamlar: ara toplam, vergi oranı ve vergi, mahsup edilen depozito ve ödenecek toplam.
• Ödeme koşulları ve notlar: ne zaman ve nasıl ödeneceği ve müşterinin ücretleri anlaması için gereken her şey.

Vergi kuralları ülkeye göre değişir; bu yüzden faturada sıra numarası veya müşterinin vergi numarası gibi neyin zorunlu olduğunu kontrol edin. Türkiye’deki kuralları aşağıda bulabilirsiniz.

Şablonun her bölümü nasıl doldurulur?

Yukarıdan başlayıp aşağı doğru ilerleyin:

1. Şirket ve fatura bilgileri. “Şirketinizin adı” alanını, örnek adresi ve vergi numarasını değiştirin. Her faturaya sıranızdaki bir sonraki numarayı verin; Excel sürümünde vade tarihi, fatura tarihine 14 gün eklenerek kendiliğinden dolar ve bunu değiştirebilirsiniz.
2. Fatura edilen. Müşterinin rezervasyonda verdiği ad ve adresi kullanın. Bir işletmeyse vergi numarasını ekleyin.
3. Kiralama satırları. Aracı, plakayı, teslim alma ve iade tarihi ile saatini, ücretlendirilen gün sayısını ve günlük ücreti girin. Excel’de satır toplamı, gün sayısı × günlük ücret artı o satırdaki ek ücretlerdir.
4. Ek mesafe ve fazla süre. Mesafeyi veya saati değil, ücretlendirilen tutarı girin. Tutara nasıl ulaştığınızı notlarda açıklayın; örneğin “300 birimlik mesafe hakkına karşılık 350 birim kullanıldı: 50 birim fazla, birim mesafe başına 0,20”.
5. Yakıt ve hasar. Yakıtı yalnızca araç, çıktığı seviyenin altında döndüyse ücretlendirin. Hasarı yalnızca kanıtla ücretlendirin (aşağıya bakın).
6. Vergi ve depozito. Vergi oranınızı ayarlayın. Depozitoyu yalnızca bu faturaya mahsup ediyorsanız girin.
7. Ödeme koşulları. Banka bilgilerinizi ve ödemede görmek istediğiniz açıklamayı ekleyin.

Kiralama faturalarında sık yapılan hatalar nelerdir?

Depozitoyu gelir olarak göstermek

Güvence depozitosu kazandığınız değil, elinizde tuttuğunuz paradır. Onu satış olarak kaydetmek gelirinizi şişirir ve iade ettiğinizde bir vergi sorunu yaratır. Faturada depozitoyu yalnızca bir kısmı bir ücreti karşılamak için alıkonulduğunda kaydedin ve ödenecek toplamdan bir düşüş olarak gösterin. Fazla süre, ek mesafe ve depozitoların fiyatlandırılması rehberimiz depozito politikalarını daha ayrıntılı anlatıyor.

Ek mesafeyi ve fazla süreyi günlük ücretin içine gizlemek

Bir müşteri aracı geç getirdiğinde ya da dahil olan mesafeyi aştığında, ücreti dahil olan hak ve birim ücretiyle birlikte kendi satırına ekleyin. Açıklaması olmayan, tek ve daha yüksek bir toplam, müşterilerin en çok itiraz ettiği faturadır.

Kanıt olmadan hasar ücretlendirmek

Hasar ücretleri, aracın teslimdeki ve iadedeki durumunu gerektirir: fotoğraflar, sayaç ve yakıt göstergesi değerleri ve müşterinin imzası ya da onayı. Fotoğrafları ve onarım teklifini faturaya ekleyin. Teslimden bir kaydınız yoksa hasarın bu kiralama sırasında oluştuğunu gösteremezsiniz.

Fatura numaralarını tekrar kullanmak veya atlamak

Her faturanın yeni ve benzersiz bir numarası olmalıdır. Gönderdikten sonra bir faturanın hatalı olduğunu fark ederseniz eski faturanın üzerinde değişiklik yapmayın: onu mevzuata uygun şekilde iptal edin veya bir iade faturasıyla karşılayın, ardından yeni bir fatura kesin.

Hatalı bir takvimden fatura kesmek

Bir fatura, arkasındaki rezervasyon kaydı kadar doğrudur. İki müşteriye aynı araç söz verildiyse ya da bir iade hiç kaydedilmediyse, fatura bu hatayı devralır. Araç kiralama rezervasyon tablomuz çakışan rezervasyonları işaretler; çift rezervasyonun nasıl önleneceği rehberimiz de bunun arkasındaki kuralları ortaya koyar.

Bir kiralama faturasında yasa neleri şart koşar?

Türkiye’de faturanın içeriğini vergi mevzuatı, başta Vergi Usul Kanunu belirler. Bir kiralama faturasında en az şunlar yer almalıdır:

• faturanın düzenlenme tarihi ile seri ve sıra numarası
• sizin bilgileriniz: adınız soyadınız veya ticaret unvanınız, iş adresiniz, bağlı olduğunuz vergi dairesi ve vergi kimlik numaranız
• müşterinin bilgileri: adı soyadı veya unvanı ve adresi, bir işletmeyse vergi dairesi ve vergi kimlik numarası
• verilen hizmetin cinsi: araç ve kiralama süresi, miktarı, birim fiyatı ve tutarı
• KDV matrahı, KDV oranı ve hesaplanan KDV
• ödenecek toplam tutar

Faturayı nasıl düzenlediğiniz de önemlidir. Türkiye’de işletmelerin büyük bölümü, cirosu veya faaliyet alanı nedeniyle Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarına tabidir: e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılara e-Fatura, diğer alıcılara ve son tüketicilere e-Arşiv Fatura düzenlenir. Bu işletmeler için Word, Excel veya PDF dosyası geçerli bir fatura değildir. Kâğıt fatura düzenlemeye devam eden işletmeler de faturayı anlaşmalı bir matbaada basılmış, seri numaralı fatura belgesine düzenler. Şablonu bu nedenle içeriğe yönelik bir kılavuz, bir proforma fatura ya da müşteriye gönderilecek bir ücret dökümü olarak kullanın.

Genel KDV oranı şu anda %20’dir, ancak oranlar ve istisnalar hizmete ve müşteriye göre değişebilir. Araç kiralamaya uygulanacak oranı, e-Fatura veya e-Arşiv Fatura yükümlülüğünüzü ve yabancı müşteriler gibi özel durumları mali müşavirinize danışın.

Şablonu indirin

Şablon, aynı bölümlerle üç formatta sunulur:

• Excel: satırlar, ara toplam, vergi ve ödenecek toplam formüllerle hesaplanır.
• Word: herhangi bir belge gibi düzenleyin ve PDF olarak kaydedin.
• PDF: yazdırın ya da kendi düzeniniz için örnek olarak saklayın.

İçindeki rakamlar belirli bir para birimi olmayan örneklerdir. Bunları kendi rakamlarınızla değiştirin. Aynı şablon İngilizce, İspanyolca, Fransızca, İtalyanca, Almanca ve Arapça olarak da mevcuttur; Arapça sürüm sağdan sola, Birleşik Arap Emirlikleri ve Suudi Arabistan için bir KDV faturası olarak düzenlenmiştir.

Odobase tamamlanan kiralamalardan faturayı nasıl oluşturur?

Haftada birkaç fatura yazarken bir şablon iş görür. Filo büyüdükçe tarihleri, sayaç değerlerini ve ek ücretleri bir rezervasyon listesinden faturaya kopyalamak, hataların sızdığı adım hâline gelir.

Odobase’de sürücüsüz kiralamalar teslimde ve iadede sayaç değerini ve araç durum fotoğraflarını kaydeder, araç döndüğünde tolerans süresini aşan fazla süreyi ve dahil olan mesafeyi aşan ek mesafeyi hesaplar. Müşteriyi faturalandırdığınızda iade edilen her kiralama, ücretlerinden kendiliğinden dolan bir fatura satırına dönüşür ve bir kiralama yalnızca bir faturada yer alabilir; böylece hiçbir şey iki kez faturalanmaz. Hâlâ elinizde tuttuğunuz bir depozito bir satıra değil, fatura notlarına yazılır; böylece gelir olarak sayılmaz. Düzenlenen faturalar alacakları ve ay ile şubeye göre bir kâr-zarar tablosunu besler. Odobase faturaları GİB’in e-Fatura veya e-Arşiv Fatura sistemine iletmez: Türkiye’de resmî faturayı, Odobase’in hesapladığı tutarlardan yola çıkarak GİB portalından ya da entegratörünüzün yazılımından düzenlersiniz.

Odobase en fazla 2 araç için ücretsizdir; böylece yeni bir aylık maliyet olmadan şablondan yazılıma geçebilirsiniz.