Selbstfahrervermietung
Selbstfahrervermietung: Überziehung, Mehrstrecke und Kaution richtig berechnen
Wie Sie in der Selbstfahrervermietung Kulanzzeiten festlegen, Überziehung runden, Mehrstrecke über der Freistrecke berechnen und Kautionen behandeln.
Von Das Odobase-Team
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Die kurze Antwort
Kalkulieren Sie Selbstfahrervermietungen mit einer Kulanzzeit, die als Schwelle wirkt, nicht als Abzug: Eine Rückgabe innerhalb der Kulanzzeit ist kostenlos, eine Rückgabe danach wird für jede angefangene zusätzliche Einheit berechnet. Berechnen Sie Mehrstrecke nur, wenn eine Vermietung eine Freistrecke, einen Satz und beide Tachostände hat, und zählen Sie eine Kaution nie als Umsatz.
Selbstfahrervermietung wirkt einfach bis zur ersten verspäteten Rückgabe. Waren 20 Minuten Verspätung kostenlos? Sind zwei Stunden und zehn Minuten zwei Stunden oder drei? Wer zahlt, wenn das Fahrzeug deutlich über der Freistrecke zurückkommt? Klare Regeln, jedes Mal gleich angewandt, ersparen Streit am Schalter und Geld am Monatsende.
Wie sollte eine Überziehung bei verspäteter Rückgabe berechnet werden?
Legen Sie eine Kulanzzeit fest, etwa 30 oder 60 Minuten, und nutzen Sie sie als Schwelle:
- Rückgabe innerhalb der Kulanzzeit: keine Überziehung.
- Rückgabe danach: Berechnen Sie die gesamte zusätzliche Zeit, aufgerundet auf die nächste Stunde oder den nächsten Tag.
Bei 30 Minuten Kulanzzeit und stündlicher Überziehung kostet ein Fahrzeug, das 15 Minuten zu spät kommt, also nichts extra, während ein Fahrzeug mit 90 Minuten Verspätung mit zwei zusätzlichen Stunden berechnet wird, nicht mit einer. So bleiben kleine Verspätungen kundenfreundlich, und echte Verspätungen werden berechenbar.
Wie sollte Mehrstrecke berechnet werden?
Berechnen Sie Mehrstrecke nur, wenn drei Dinge zutreffen:
- Die Vermietung hat eine Freistrecke.
- Die Vermietung hat einen Satz je zusätzlicher Streckeneinheit.
- Sie haben beide Tachostände, bei Übergabe und bei Rückgabe.
Fehlt eines davon, berechnen Sie keine Mehrstrecke. Unbegrenzte Strecke ist ein übliches und legitimes Angebot, und ein fehlender Zählerstand sollte nie stillschweigend zu einer Gebühr werden. Am einfachsten ist die Freistrecke als eine Gesamtmenge für die ganze Vermietung statt pro Tag.
Ein Rechenbeispiel
Angenommen, eine zweitägige Vermietung enthält eine Freistrecke von 400 und berechnet 0,25 für jede Streckeneinheit darüber, in der Einheit, die Ihr Vertrag verwendet.
- Tachostand bei Übergabe: 48.210
- Tachostand bei Rückgabe: 48.790
- Gefahrene Strecke: 580
- Über der Freistrecke: 580 − 400 = 180
- Gebühr für Mehrstrecke: 180 × 0,25 = 45, in Ihrer Währung
Die Rechnung funktioniert in jeder Einheit gleich. Wichtig ist, dass Freistrecke, Satz und Tachostand dieselbe Einheit verwenden und dass der Vertrag sagt, welche.
Was gilt bei vorzeitiger Rückgabe?
Eine vorzeitige Rückgabe führt meist nicht automatisch zu einer Erstattung; das Fahrzeug war für den ganzen Zeitraum reserviert. Wenn Sie aus Kulanz Geld zurückgeben möchten, passen Sie die Mietposition an, bevor Sie die Rechnung ausstellen. Unsere kostenlose Rechnungsvorlage für Autovermietungen hat eigene Positionen für Miete, Überziehung und Mehrstrecke.
Wie sollten Kautionen behandelt werden?
Eine Kaution schützt Sie vor Schäden und unbezahlten Gebühren. Sie ist kein Umsatz: Sie verwahren sie und geben sie normalerweise zurück. Erfassen Sie sie bei der Vermietung, vermerken Sie sie als Hinweis auf der Rechnung und halten Sie sie aus Ihren Umsatzzahlen heraus.
Halten Sie die Nachweise an beiden Enden fest
Jede Regel oben hängt von den Fakten bei Übergabe und Rückgabe ab: den Uhrzeiten, den Tachoständen und Fotos vom Zustand des Fahrzeugs. Sie jedes Mal vor Ort festzuhalten, macht die Gebühren nachvollziehbar. Wenn Ihre Buchungen noch in einer Tabelle stehen, hat unsere Buchungstabelle für Autovermietungen Spalten für den Tachostand bei Ausgabe und Rückgabe und berechnet die gefahrene Strecke.
Die Selbstfahrervermietung in Odobase, in jedem neuen Odobase-Konto eingeschaltet, wendet diese Regeln automatisch an: Kulanzzeiten als Schwellen, aufgerundete Überziehung, Mehrstrecke nur mit Freistrecke und Satz, und Kautionen außerhalb des Umsatzes. Sehen Sie, wie Odobase zu einer Autovermietung passt.
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Häufig gestellte Fragen
Sollte die Kulanzzeit von der Verspätung abgezogen werden?
Nein. Nutzen Sie sie als Schwelle. Liegt ein Kunde innerhalb der Kulanzzeit, berechnen Sie nichts; liegt er darüber, berechnen Sie die gesamte Verspätung, aufgerundet auf die nächste Einheit. Wer die Kulanzzeit abzieht, lädt Kunden ein, sie jedes Mal als kostenlose Zusatzzeit zu nutzen.
Wie viel sollte eine Stunde Überziehung kosten?
Gehen Sie von Ihrem Tagespreis aus. Üblich ist ein Stundensatz für Überziehung von einem Viertel bis einem Drittel des Tagespreises, gedeckelt bei einem zusätzlichen Tag, sodass ein Fahrzeug, das viele Stunden zu spät kommt, nie mehr als einen vollen Tag kostet.
Gilt die Freistrecke pro Tag oder pro Vermietung?
Beides kann funktionieren, aber schreiben Sie es klar in den Vertrag. Eine einzige Freistrecke für die gesamte Vermietung ist am einfachsten zu erklären und bei der Rückgabe zu prüfen.
In welcher Einheit sollte Mehrstrecke berechnet werden?
In der Einheit, die Ihre Fahrzeuge anzeigen und Ihr Mietvertrag verwendet, und nennen Sie Freistrecke und Satz in derselben Einheit. Die Rechnung ist in jeder Einheit dieselbe, solange Freistrecke, Zählerstände und Gebühr übereinstimmen.
Ist eine Kaution eine Einnahme?
Nein. Eine Kaution ist Geld, das Sie verwahren und meist zurückgeben. Erfassen Sie sie bei der Vermietung und vermerken Sie sie auf der Rechnung, aber zählen Sie sie nicht als Umsatz.
