Tableau Excel de gestion de location de voitures : modèle gratuit

La plupart des loueurs commencent avec un tableur, et pour quelques voitures, cela fonctionne. Les ennuis commencent quand le tableur n’est qu’une liste de réservations que personne ne confronte entre elles. Ce guide montre comment construire un tableau de gestion des réservations de location de voitures qui repère seul les doubles réservations, avec un modèle Excel gratuit, et explique à partir de quand un tableur ne suffit plus.

Peut-on gérer les réservations de location de voitures dans un tableur ?

Oui, pour une petite flotte dont une seule personne gère les réservations. Un tableur est gratuit, tout le monde sait s’en servir et vous pouvez l’adapter à votre façon de travailler. Il lui faut une structure : une seule liste de voitures, une ligne par réservation avec des heures exactes, et un contrôle qui compare les réservations d’une même voiture au lieu de compter sur quelqu’un pour repérer un chevauchement à l’œil.

Que contient le modèle ?

Le classeur comporte quatre onglets :

• Mode d’emploi : huit consignes courtes.
• Véhicules : immatriculation, véhicule, catégorie, tarif journalier, statut et remarques. L’immatriculation est la clé utilisée par les autres onglets : chacune doit donc être unique.
• Réservations : numéro de réservation, client, téléphone, immatriculation (choisie dans une liste), date et heure de départ et de retour, compteur au départ et au retour, distance parcourue, jours, tarif journalier, total, statut et contrôle des chevauchements.
• Calendrier : une ligne par voiture et une colonne par jour sur un mois, à partir de la date de votre choix.

Plusieurs colonnes se remplissent seules. La distance parcourue est le compteur au retour moins le compteur au départ. Les jours correspondent à la durée de location arrondie au jour entier supérieur, avec un minimum d’un jour. Le tarif journalier vient de l’onglet Véhicules, et vous pouvez taper par-dessus pour appliquer un tarif particulier. Le total correspond aux jours multipliés par le tarif.

Comment fonctionne le contrôle des chevauchements ?

Deux réservations de la même voiture se chevauchent quand la première part avant le retour de la seconde, et que la seconde part avant le retour de la première. Pour chaque ligne, la colonne de contrôle du modèle compte les réservations qui remplissent toutes ces conditions :

• la même immatriculation,
• une heure de départ antérieure à l’heure de retour de cette réservation,
• une heure de retour postérieure à l’heure de départ de cette réservation,
• un statut autre qu’annulée.

La réservation se compte toujours elle-même : un résultat supérieur à un signale donc un conflit, et la cellule passe au rouge avec « Double réservation ». L’onglet Calendrier applique la même logique NB.SI.ENS à chaque voiture et à chaque jour : 1 signifie réservée, 2 ou plus passe au rouge. Les données d’exemple contiennent volontairement deux réservations qui se chevauchent, pour que vous voyiez l’alerte avant de supprimer les exemples.

Comme le contrôle compare des heures et pas seulement des dates, une voiture rendue à 9 h et repartie à 12 h le même jour n’est pas signalée.

Comment garder un tableau de réservations exact ?

Quelques habitudes font la différence :

• Gardez un seul fichier, à un seul endroit partagé. Deux copies, ce sont deux occasions de promettre la même voiture deux fois.
• Notez des heures exactes, pas seulement des dates. C’est des retours tardifs que viennent la plupart des conflits.
• Considérez l’heure de retour comme une promesse, pas comme un fait. Quand une voiture est en retard, mettez tout de suite à jour son heure de retour et regardez la réservation suivante de cette voiture.
• Ne supprimez jamais une réservation annulée. Passez son statut à annulée : vous gardez l’historique et le contrôle l’ignore.
• Relevez le compteur au départ et au retour. C’est votre preuve pour facturer la distance supplémentaire.

Notre guide pour éviter la double réservation explique les règles qui sous-tendent ces habitudes.

Quelles sont les limites d’un tableur ?

Les formules ne voient que ce que quelqu’un a saisi. Le tableur n’a pas de disponibilité en temps réel : une réservation prise par téléphone pendant votre absence, ou une voiture rendue en retard sans que personne ne mette la ligne à jour, échappe au contrôle. Il avertit après coup au lieu de refuser la réservation : un collègue débordé peut donc enregistrer un conflit sans remarquer la cellule rouge.

Il devient aussi plus difficile à tenir à mesure que vous grandissez. Chaque nouvelle personne qui prend des réservations est un risque de plus de faute de frappe, de formule effacée ou de seconde copie du fichier. Les retours, les photos de l’état des véhicules, les factures et les messages aux clients sont tous ailleurs, et les garder synchronisés est un travail manuel.

Quand passer à un logiciel de location ?

Passez-y quand plusieurs personnes prennent des réservations, quand les clients réservent en dehors des heures de bureau, ou quand vous passez plus de temps à vérifier le tableur qu’à louer des voitures. Un logiciel vérifie la disponibilité au moment où la réservation est faite et refuse le chevauchement, au lieu de colorer une cellule après coup.

Odobase bloque une voiture en location sans chauffeur jusqu’à son retour effectif, refuse une réservation qui mettrait une voiture ou un chauffeur à deux endroits à la fois, et soumet les trajets avec chauffeur et les locations sans chauffeur au même contrôle. Il est gratuit jusqu’à 5 véhicules : une petite flotte peut franchir le pas sans coût mensuel.

Télécharger le modèle

Télécharger le tableau de gestion des réservations de location de voitures (Excel). Les véhicules, les clients et les prix qu’il contient sont des exemples, sans devise particulière ; supprimez-les avant de commencer. Le même classeur existe aussi en anglais, en espagnol, en italien et en arabe, la version arabe étant mise en page de droite à gauche.