Comment éviter la double réservation de véhicules dans une agence de location de voitures

Une voiture réservée deux fois est l’erreur la plus coûteuse d’un comptoir de location. Le client qui arrive et ne trouve pas de voiture revient rarement, et chercher en urgence une voiture de remplacement coûte généralement plus que ce que rapportait la réservation. La bonne nouvelle, c’est que les doubles réservations ont peu de causes, et qu’à chacune correspond une règle simple qui l’élimine.

Pourquoi les loueurs réservent-ils deux fois leurs véhicules ?

Presque toutes les doubles réservations viennent de l’une de ces trois situations :

• Les réservations sont consignées à plusieurs endroits. Les missions avec chauffeur sont sur un tableau blanc, les locations sans chauffeur dans un tableur, et un responsable a pris par téléphone une réservation qui n’existe que dans une conversation de messagerie.
• La disponibilité est vérifiée à l’œil. Quelqu’un parcourt un calendrier et ne voit pas le chevauchement.
• Le planning suppose que les voitures reviennent à l’heure. La location suivante est calée sur l’heure de retour prévue, et la voiture est en retard.

Règle 1 : garder tous les types de réservation sur un seul calendrier

Si une voiture peut partir avec un chauffeur le matin et en location sans chauffeur l’après-midi, les deux types de réservation doivent être vérifiés l’un par rapport à l’autre. Deux listes séparées, aussi bien tenues soient-elles, sont deux occasions de promettre deux fois la même voiture.

Règle 2 : refuser le chevauchement au moment de l’attribution

Le seul contrôle fiable est celui qui s’exécute au moment où la réservation est faite et qui la refuse, et non celui qu’une personne doit penser à faire. Le contrôle doit inclure tous les états qui immobilisent une voiture : réservée, en cours de trajet et actuellement en location.

Règle 3 : bloquer une voiture louée jusqu’à son retour effectif

Une voiture en location sans chauffeur attendue à 18 h est encore sur la route à 18 h 30 si le client est en retard. Considérez la voiture comme occupée jusqu’à son retour, signalez-la comme en retard et replanifiez tôt la réservation suivante, au lieu de découvrir le problème au comptoir.

Règle 4 : libérer chauffeurs et voitures pendant les longues attentes

Quand un chauffeur dépose un client à une réunion et attend cinq heures, la voiture et le chauffeur sont inactifs mais toujours réservés. Diviser la mission en deux étapes, et libérer le chauffeur et la voiture entre les deux, permet de récupérer cette capacité. Rien ne bloque la seconde étape pendant qu’ils sont libérés : toute mission acceptée dans l’intervalle doit donc être terminée avant l’heure prévue de la seconde étape.

Règle 5 : faire du téléphone du chauffeur la source de vérité

Quand les chauffeurs démarrent et terminent leurs missions dans une application chauffeur, avec les relevés du compteur, le système sait toujours ce qui est réellement en cours. C’est ce qui rend le contrôle de disponibilité fiable.

Comment Odobase applique ces règles

Odobase soumet les trajets avec chauffeur et les locations sans chauffeur (activées sur demande) à un seul contrôle de disponibilité, refuse les attributions de chauffeurs et de véhicules qui se chevauchent, bloque une voiture louée jusqu’à son retour et permet de mettre un trajet en pause puis de le reprendre, pour que la voiture et le chauffeur soient disponibles pour d’autres missions entre-temps. Rien ne bloque le trajet retour pendant la pause, et Odobase refuse la reprise tant que la voiture ou le chauffeur est encore sur un autre trajet ou une autre location. Voyez ce qu’Odobase apporte à une entreprise de location de voitures.