Gestione noleggio auto con Excel: modello gratuito

La maggior parte degli autonoleggi parte da un foglio di calcolo, e per poche auto funziona. I problemi iniziano quando il foglio è un elenco di prenotazioni che nessuno confronta tra loro. Questa guida mostra come impostare un foglio Excel per la gestione del noleggio auto che individua da solo le doppie prenotazioni, con un modello gratuito, e spiega dove un foglio di calcolo smette di bastare.

Si possono gestire le prenotazioni di un autonoleggio con un foglio di calcolo?

Sì, per una piccola flotta con una sola persona responsabile delle prenotazioni. Un foglio di calcolo è gratuito, tutti lo sanno usare e puoi adattarlo al tuo modo di lavorare. Ciò che gli serve è una struttura: un unico elenco di auto, una riga per prenotazione con orari esatti e un controllo che confronti le prenotazioni della stessa auto, invece di affidarsi a qualcuno che noti a occhio una sovrapposizione.

Cosa contiene il modello?

La cartella di lavoro ha quattro fogli:

• Istruzioni: otto brevi indicazioni.
• Veicoli: targa, veicolo, categoria, tariffa giornaliera, stato e note. La targa è la chiave usata dagli altri fogli, quindi ogni targa deve essere unica.
• Prenotazioni: numero di prenotazione, cliente, telefono, la targa (scelta da un elenco), data e ora di uscita e di rientro, odometro all’uscita e al rientro, distanza percorsa, giorni, tariffa giornaliera, totale, stato e il controllo delle sovrapposizioni.
• Calendario: una riga per auto e una colonna per giorno per un mese, a partire da una data che scegli tu.

Diverse colonne si compilano da sole. La distanza percorsa è l’odometro al rientro meno l’odometro all’uscita. I giorni sono la durata del noleggio arrotondata per eccesso a giorni interi, con un minimo di uno. La tariffa giornaliera arriva dal foglio Veicoli, e puoi scriverci sopra per applicare una tariffa speciale. Il totale è giorni per tariffa.

Come funziona il controllo delle sovrapposizioni?

Due prenotazioni della stessa auto si sovrappongono quando la prima esce prima che la seconda rientri, e la seconda esce prima che la prima rientri. La colonna di controllo del modello conta, per ogni riga, le prenotazioni che soddisfano tutte queste condizioni:

• la stessa targa,
• un’uscita prima del rientro di questa prenotazione,
• un rientro dopo l’uscita di questa prenotazione,
• uno stato diverso da annullata.

La prenotazione corrisponde sempre a se stessa, quindi un conteggio superiore a uno indica un conflitto, e la cella diventa rossa con “Doppia prenotazione”. Il foglio Calendario usa la stessa logica CONTA.PIÙ.SE per ogni auto e ogni giorno: 1 vuol dire prenotata, 2 o più diventa rosso. I dati di esempio contengono di proposito due prenotazioni sovrapposte, così vedi l’avviso prima di cancellare gli esempi.

Poiché il controllo confronta gli orari e non solo le date, un’auto riconsegnata alle 09:00 e noleggiata di nuovo alle 12:00 dello stesso giorno non viene segnalata.

Come si mantiene preciso un foglio delle prenotazioni?

Fanno la differenza alcune abitudini:

• Tieni un solo file in un solo posto condiviso. Due copie sono due occasioni per promettere la stessa auto due volte.
• Registra gli orari esatti, non solo le date. È dai rientri in ritardo che nasce la maggior parte dei conflitti.
• Considera l’orario di rientro una promessa, non un fatto. Quando un’auto è in ritardo, aggiorna subito il suo orario di rientro e controlla la prenotazione successiva di quell’auto.
• Non cancellare mai una prenotazione annullata. Imposta il suo stato su annullata, così conservi lo storico e il controllo la ignora.
• Registra l’odometro all’uscita e al rientro. È la tua prova per gli addebiti di distanza extra.

La nostra guida su come evitare le doppie prenotazioni spiega le regole alla base di queste abitudini.

Quali sono i limiti di un foglio di calcolo?

Le formule vedono solo ciò che qualcuno ha inserito. Il foglio non ha una disponibilità in tempo reale: una prenotazione presa al telefono mentre sei fuori, o un’auto che rientra in ritardo senza che nessuno aggiorni la riga, sono invisibili al controllo. Avvisa a cose fatte invece di rifiutare la prenotazione, quindi un collega di fretta può comunque salvare un conflitto e non vedere la cella rossa.

Diventa anche più difficile man mano che cresci. Ogni nuova persona che prende prenotazioni è un’altra occasione per un errore di battitura, una formula cancellata o una seconda copia del file. Riconsegne, foto dello stato del veicolo, fatture e messaggi ai clienti stanno tutti altrove, e tenerli allineati è lavoro manuale.

Quando conviene passare a un software per il noleggio?

Passa a un software quando più di una persona prende prenotazioni, quando i clienti prenotano fuori dall’orario d’ufficio o quando passi più tempo a controllare il foglio di calcolo che a noleggiare auto. Un software verifica la disponibilità nel momento in cui viene creata la prenotazione e rifiuta la sovrapposizione, invece di colorare una cella dopo.

Odobase blocca un’auto senza conducente finché non è davvero riconsegnata, rifiuta una prenotazione che metterebbe un’auto o un autista in due posti contemporaneamente e sottopone i viaggi con autista e i noleggi senza conducente allo stesso controllo. È gratuito fino a 5 veicoli, così una piccola flotta può fare il passaggio senza un costo mensile.

Scarica il modello

Scarica il modello Excel per la gestione del noleggio auto. Veicoli, clienti e prezzi che contiene sono esempi in nessuna valuta in particolare; cancellali prima di iniziare. La stessa cartella di lavoro è disponibile anche in inglese, spagnolo, francese e arabo, con la versione araba impaginata da destra a sinistra.