جدول Excel لإدارة حجوزات تأجير السيارات: نموذج مجاني

تبدأ معظم شركات التأجير بجدول بيانات، وهو يفي بالغرض مع عدد قليل من السيارات. وتبدأ المشكلة عندما يكون الجدول قائمة حجوزات لا يقارنها أحد بعضها ببعض. يبيّن هذا الدليل كيف تُعدّ جدول بيانات لحجوزات تأجير السيارات يكتشف الحجز المزدوج بنفسه، مع نموذج Excel مجاني، ويشرح متى لا يعود جدول البيانات كافيًا.

هل يمكن إدارة حجوزات تأجير السيارات في جدول بيانات؟

نعم، لأسطول صغير يتولى حجوزاته شخص واحد. فجدول البيانات مجاني، والجميع يعرفون استخدامه، ويمكنك تشكيله على طريقة عملك. وما يحتاج إليه هو البنية: قائمة واحدة بالسيارات، وصف لكل حجز بأوقات دقيقة، وفحص يقارن حجوزات السيارة نفسها بدل الاعتماد على أن يلاحظ أحدهم التداخل بعينه.

ماذا يوجد في النموذج؟

يضم المصنف أربع أوراق:

• طريقة الاستخدام: ثماني تعليمات قصيرة.
• المركبات: رقم اللوحة، والمركبة، والفئة، والسعر اليومي، والحالة، والملاحظات. ورقم اللوحة هو المفتاح الذي تستخدمه الأوراق الأخرى، فاحرص على أن يكون كل رقم فريدًا.
• الحجوزات: رقم الحجز، والعميل، والهاتف، ورقم اللوحة (يُختار من قائمة)، وتاريخ ووقت الخروج والعودة، وقراءتا عداد المسافات عند الخروج والعودة، والمسافة المقطوعة، وعدد الأيام، والسعر اليومي، والمجموع، والحالة، وفحص التداخل.
• التقويم: صف لكل سيارة وعمود لكل يوم على مدى شهر، بدءًا من تاريخ تختاره.

تُملأ عدة أعمدة تلقائيًا. فالمسافة المقطوعة هي قراءة العداد عند العودة ناقص قراءته عند الخروج. وعدد الأيام هو مدة التأجير مقرّبة إلى الأعلى بأيام كاملة، بحد أدنى يوم واحد. ويأتي السعر اليومي من ورقة المركبات، ويمكنك الكتابة فوقه لإعطاء سعر خاص. والمجموع هو عدد الأيام مضروبًا في السعر.

كيف يعمل فحص التداخل؟

يتداخل حجزان للسيارة نفسها عندما يخرج الأول قبل أن يعود الثاني، ويخرج الثاني قبل أن يعود الأول. ويعدّ عمود التداخل في النموذج، لكل صف، الحجوزات التي تطابق كل هذه الشروط:

• رقم اللوحة نفسه،
• وقت خروج قبل وقت عودة هذا الحجز،
• وقت عودة بعد وقت خروج هذا الحجز،
• حالة غير “ملغى”.

يطابق الحجز نفسه دائمًا، فالعدد الأكبر من واحد يعني تعارضًا، فتتحول الخلية إلى اللون الأحمر مع عبارة “حجز مزدوج”. وتستخدم ورقة التقويم منطق COUNTIFS نفسه لكل سيارة ويوم: ١ يعني محجوزة، و٢ أو أكثر تتحول إلى الأحمر. وتتضمن بيانات المثال حجزين متداخلين عن قصد، لترى التنبيه قبل أن تحذف الأمثلة.

ولأن الفحص يقارن الأوقات لا التواريخ فقط، فالسيارة التي تعود الساعة ٠٩:٠٠ وتخرج من جديد الساعة ١٢:٠٠ في اليوم نفسه لا يُنبَّه إليها.

كيف تحافظ على دقة جدول الحجوزات؟

بضع عادات تصنع الفرق:

• احتفظ بملف واحد في مكان مشترك واحد. فنسختان تعنيان فرصتين لوعد السيارة نفسها مرتين.
• سجّل أوقاتًا دقيقة، لا تواريخ فقط. فمعظم التعارضات تأتي من الإرجاع المتأخر.
• اعتبر وقت العودة وعدًا لا واقعًا. عندما تتأخر سيارة، حدّث وقت عودتها فورًا وانظر في الحجز التالي لتلك السيارة.
• لا تحذف أبدًا حجزًا ملغى. اجعل حالته “ملغى”، فتحتفظ بالسجل ويتجاهله الفحص.
• سجّل عداد المسافات عند الطرفين. فهو دليلك على رسوم المسافة الزائدة.

ويتناول دليلنا عن منع الحجز المزدوج القواعد التي تقوم عليها هذه العادات.

ما حدود جدول البيانات؟

لا ترى المعادلات إلا ما كتبه أحدهم. فليس في جدول البيانات توفّر فوري: الحجز المأخوذ بالهاتف وأنت خارج المكتب، أو السيارة التي تعود متأخرة دون أن يحدّث أحد صفها، لا يراهما الفحص. وهو ينبّه بعد وقوع الأمر بدل أن يرفض الحجز، فيستطيع زميل مشغول أن يحفظ تعارضًا ويفوته لون الخلية الأحمر.

ويصبح الأمر أصعب أيضًا مع النمو. فكل شخص جديد يأخذ الحجوزات فرصة أخرى لخطأ في الكتابة، أو معادلة محذوفة، أو نسخة ثانية من الملف. وعمليات الإرجاع وصور الحالة والفواتير ورسائل العملاء كلها في أماكن أخرى، وإبقاؤها متوافقة عمل يدوي.

متى ينبغي أن تنتقل إلى برنامج تأجير؟

انتقل عندما يأخذ الحجوزات أكثر من شخص، أو عندما يحجز العملاء خارج ساعات العمل، أو عندما تقضي وقتًا في فحص جدول البيانات أكثر مما تقضيه في تأجير السيارات. فالبرنامج يفحص التوفّر لحظة إنشاء الحجز ويرفض التداخل، بدل تلوين خلية بعد ذلك.

يحجز Odobase السيارة المؤجَّرة بدون سائق حتى تُرجَع فعلًا، ويرفض الحجز الذي قد يضع سيارة أو سائقًا في مكانين في الوقت نفسه، ويُخضع الرحلات مع سائق وعقود التأجير بدون سائق للفحص نفسه. وهو مجاني حتى ٥ مركبات، فيستطيع الأسطول الصغير الانتقال دون تكلفة شهرية.

نزّل النموذج

نزّل جدول حجوزات تأجير السيارات (Excel). المركبات والعملاء والأسعار فيه أمثلة بلا عملة محددة؛ احذفها قبل أن تبدأ. والنسخة العربية مرتّبة من اليمين إلى اليسار. ويتوفر المصنف نفسه أيضًا بالإسبانية وبالفرنسية وبالإيطالية.