Araç kiralama rezervasyon tablosu: ücretsiz Excel şablonu

Çoğu araç kiralama şirketi işe bir Excel tablosuyla başlar ve birkaç araç için bu yeterlidir. Sorun, tablo kimsenin birbiriyle karşılaştırmadığı bir rezervasyon listesine dönüştüğünde başlar. Bu rehber, çift rezervasyonları kendiliğinden yakalayan bir araç kiralama rezervasyon tablosunu ücretsiz bir Excel şablonuyla nasıl kuracağınızı gösteriyor ve tablonun nerede yetersiz kaldığını anlatıyor.

Araç kiralama rezervasyonları bir Excel tablosuyla yönetilebilir mi?

Evet, rezervasyonlardan tek bir kişinin sorumlu olduğu küçük bir filo için. Bir tablo ücretsizdir, herkes kullanmayı bilir ve onu kendi çalışma şeklinize göre düzenleyebilirsiniz. İhtiyaç duyduğu şey bir yapıdır: tek bir araç listesi, kesin saatlerle her rezervasyon için bir satır ve bir çakışmayı birinin gözüyle fark etmesine güvenmek yerine aynı aracın rezervasyonlarını karşılaştıran bir kontrol.

Şablonda neler var?

Çalışma kitabında dört sayfa bulunur:

• Kullanım kılavuzu: sekiz kısa talimat.
• Araçlar: plaka, araç, sınıf, günlük ücret, durum ve notlar. Plaka, diğer sayfaların kullandığı anahtardır; bu yüzden her plakanın benzersiz olmasına dikkat edin.
• Rezervasyonlar: rezervasyon numarası, müşteri, telefon, plaka (bir listeden seçilir), çıkış ve dönüş tarihi ile saati, çıkış ve dönüş sayaç değeri, kat edilen mesafe, gün sayısı, günlük ücret, toplam, durum ve çakışma kontrolü.
• Takvim: seçtiğiniz bir tarihten başlayarak bir ay boyunca her araç için bir satır ve her gün için bir sütun.

Bazı sütunlar kendiliğinden dolar. Kat edilen mesafe, dönüş sayaç değerinden çıkış sayaç değerinin çıkarılmasıyla bulunur. Gün sayısı, kiralama süresinin tam güne yukarı yuvarlanmış hâlidir ve en az birdir. Günlük ücret Araçlar sayfasından gelir; özel bir fiyat vermek için üzerine yazabilirsiniz. Toplam, gün sayısı çarpı günlük ücrettir.

Çakışma kontrolü nasıl çalışır?

Aynı aracın iki rezervasyonu, birincisi ikincisi dönmeden önce çıktığında ve ikincisi de birincisi dönmeden önce çıktığında çakışır. Şablonun çakışma sütunu her satır için şu koşulların hepsini sağlayan rezervasyonları sayar:

• aynı plaka,
• bu rezervasyonun dönüş zamanından önce bir çıkış zamanı,
• bu rezervasyonun çıkış zamanından sonra bir dönüş zamanı,
• iptal dışında bir durum.

Rezervasyon her zaman kendisiyle eşleşir; bu yüzden birden büyük bir sonuç bir çakışma demektir ve hücre “Çift rezervasyon” yazısıyla kırmızıya döner. Takvim sayfası her araç ve her gün için aynı ÇOKEĞERSAY mantığını kullanır: 1 dolu demektir, 2 veya daha fazlası kırmızıya döner. Örnek veriler bilerek çakışan iki rezervasyon içerir; böylece örnekleri silmeden önce uyarıyı görebilirsiniz.

Kontrol yalnızca tarihleri değil saatleri de karşılaştırdığı için, saat 09.00’da iade edilip aynı gün 12.00’de yeniden teslim edilen bir araç işaretlenmez.

Bir rezervasyon tablosu nasıl doğru tutulur?

Birkaç alışkanlık fark yaratır:

• Tek bir dosyayı tek bir ortak yerde tutun. İki kopya, aynı aracı iki kez söz vermek için iki fırsat demektir.
• Yalnızca tarihleri değil, kesin saatleri de kaydedin. Çakışmaların çoğu geç iadelerden doğar.
• Dönüş saatini bir gerçek değil, bir söz olarak görün. Bir araç geciktiğinde dönüş saatini hemen güncelleyin ve o aracın bir sonraki rezervasyonuna bakın.
• İptal edilen bir rezervasyonu asla silmeyin. Durumunu iptal olarak ayarlayın; böylece geçmişi korursunuz ve kontrol onu dikkate almaz.
• Sayaç değerini çıkışta ve dönüşte kaydedin. Ek mesafe ücretleri için kanıtınız budur; fazla süre ve ek mesafe rehberimiz bunların nasıl fiyatlandırılacağını gösteriyor.

Çift rezervasyonu önleme rehberimiz bu alışkanlıkların arkasındaki kuralları anlatıyor.

Bir Excel tablosunun sınırları nelerdir?

Formüller yalnızca birinin girdiği bilgiyi görür. Tablonun canlı bir uygunluk bilgisi yoktur: siz dışarıdayken telefonla alınan bir rezervasyon ya da kimse satırı güncellemeden geç dönen bir araç, kontrol için görünmezdir. Tablo rezervasyonu reddetmez, olaydan sonra uyarır; bu yüzden aceleci bir çalışma arkadaşınız yine de bir çakışmayı kaydedip kırmızı hücreyi gözden kaçırabilir.

Büyüdükçe iş de zorlaşır. Rezervasyon alan her yeni kişi, bir yazım hatası, silinen bir formül ya da dosyanın ikinci bir kopyası için bir fırsat daha demektir. İadeler, araç durum fotoğrafları, faturalar ve müşteri mesajları başka yerlerde durur ve bunları uyumlu tutmak elle yapılan bir iştir. Biten her kiralamanın ayrıca ücretsiz araç kiralama fatura şablonumuz gibi bir faturaya yeniden yazılması gerekir.

Ne zaman araç kiralama programına geçmelisiniz?

Rezervasyonları birden fazla kişi aldığında, müşteriler mesai saatleri dışında rezervasyon yaptığında ya da araç kiralamaktan çok tabloyu kontrol etmeye zaman harcadığınızda geçin. Bir yazılım, uygunluğu rezervasyon oluşturulduğu anda kontrol eder ve sonradan bir hücreyi boyamak yerine çakışmayı reddeder.

Odobase, sürücüsüz kiralanan bir aracı gerçekten iade edilene kadar bloke eder, bir aracı veya sürücüyü aynı anda iki yere koyacak bir rezervasyonu reddeder ve şoförlü seferler ile sürücüsüz kiralamaları aynı kontrolden geçirir. En fazla 2 araç için ücretsizdir; böylece küçük bir filo aylık bir maliyet olmadan geçiş yapabilir.

Şablonu indirin

Araç kiralama rezervasyon tablosunu indirin (Excel). İçindeki araçlar, müşteriler ve fiyatlar belirli bir para birimi olmayan örneklerdir; başlamadan önce silin. Aynı çalışma kitabı İngilizce, İspanyolca, Fransızca, İtalyanca, Almanca ve Arapça olarak da mevcuttur; Arapça sürüm sağdan sola düzenlenmiştir.

Odobase’in bir araç kiralama işletmesini nasıl yönettiğini görün.