Hoja de cálculo de reservas para alquiler de coches: plantilla Excel gratis

La mayoría de las empresas de alquiler empiezan con una hoja de cálculo, y para unos pocos coches funciona. El problema empieza cuando la hoja de cálculo es una lista de reservas que nadie compara entre sí. Esta guía muestra cómo montar una hoja de cálculo de reservas de alquiler de coches que detecta por sí sola las reservas duplicadas, con una plantilla Excel gratuita, y explica dónde deja de ser suficiente una hoja de cálculo.

¿Se pueden gestionar las reservas de alquiler de coches en una hoja de cálculo?

Sí, para una flota pequeña con una sola persona a cargo de las reservas. Una hoja de cálculo es gratuita, todo el mundo sabe usarla y puede adaptarla a su forma de trabajar. Lo que necesita es estructura: una lista de coches, una fila por reserva con horas exactas y una comprobación que compare las reservas del mismo coche en lugar de depender de que alguien vea un solape a simple vista.

¿Qué contiene la plantilla?

El libro tiene cuatro hojas:

• Cómo usarla: ocho instrucciones breves.
• Vehículos: matrícula, vehículo, categoría, tarifa diaria, estado y notas. La matrícula es la clave que usan las demás hojas, así que cada una debe ser única.
• Reservas: número de reserva, cliente, teléfono, la matrícula (elegida de una lista), la fecha y hora de salida y de entrada, el odómetro a la salida y a la entrada, la distancia recorrida, los días, la tarifa diaria, el total, el estado y la comprobación de solapes.
• Calendario: una fila por coche y una columna por día durante un mes, a partir de la fecha que usted elija.

Varias columnas se rellenan solas. La distancia recorrida es el odómetro de entrada menos el de salida. Los días son el tiempo de alquiler redondeado a días completos hacia arriba, con un mínimo de uno. La tarifa diaria viene de la hoja Vehículos, y puede escribir encima para aplicar una tarifa especial. El total son los días por la tarifa.

¿Cómo funciona la comprobación de solapes?

Dos reservas del mismo coche se solapan cuando la primera sale antes de que vuelva la segunda y la segunda sale antes de que vuelva la primera. La columna de comprobación de la plantilla cuenta, para cada fila, las reservas que cumplen todas estas condiciones:

• la misma matrícula,
• una salida anterior a la entrada de esta reserva,
• una entrada posterior a la salida de esta reserva,
• un estado distinto de cancelada.

La reserva siempre coincide consigo misma, así que un recuento mayor que uno indica un conflicto, y la celda se pone en rojo con “Reserva duplicada”. La hoja Calendario usa la misma lógica de CONTAR.SI.CONJUNTO para cada coche y día: 1 significa reservado, 2 o más se pone en rojo. Los datos de ejemplo incluyen a propósito dos reservas que se solapan, para que vea el aviso antes de borrar los ejemplos.

Como la comprobación compara horas y no solo fechas, un coche devuelto a las 09:00 y entregado de nuevo a las 12:00 el mismo día no se marca.

¿Cómo se mantiene exacta una hoja de cálculo de reservas?

Unos cuantos hábitos marcan la diferencia:

• Tenga un solo archivo en un único lugar compartido. Dos copias son dos ocasiones de prometer el mismo coche dos veces.
• Anote horas exactas, no solo fechas. Las devoluciones tardías son el origen de la mayoría de los conflictos.
• Trate la hora de entrada como una promesa, no como un hecho. Cuando un coche se retrasa, actualice su hora de entrada enseguida y revise la siguiente reserva de ese coche.
• No borre nunca una reserva cancelada. Cambie su estado a cancelada, para conservar el historial y que la comprobación la ignore.
• Anote el odómetro en ambos extremos. Es su prueba para cobrar la distancia adicional.

Nuestra guía para evitar las dobles reservas explica las reglas que hay detrás de estos hábitos.

¿Cuáles son los límites de una hoja de cálculo?

Las fórmulas solo ven lo que alguien ha escrito. La hoja de cálculo no tiene disponibilidad en tiempo real: una reserva tomada por teléfono mientras usted está fuera, o un coche que vuelve tarde sin que nadie actualice la fila, es invisible para la comprobación. Avisa a posteriori en lugar de rechazar la reserva, así que un compañero con prisa puede guardar igualmente un conflicto y no ver la celda roja.

Además, se complica a medida que crece. Cada nueva persona que toma reservas es otra ocasión de un error al escribir, una fórmula borrada o una segunda copia del archivo. Las devoluciones, las fotos del estado, las facturas y los mensajes a los clientes están en otra parte, y mantenerlos a la par es trabajo manual.

¿Cuándo debe pasar a un software de alquiler?

Cuando más de una persona toma reservas, cuando los clientes reservan fuera del horario de oficina o cuando dedica más tiempo a revisar la hoja de cálculo que a alquilar coches. El software comprueba la disponibilidad en el momento en que se hace la reserva y rechaza el solape, en lugar de colorear una celda después.

Odobase bloquea un coche de alquiler sin conductor hasta que se devuelve de verdad, rechaza una reserva que pondría un coche o un conductor en dos sitios a la vez y somete los viajes con chófer y los alquileres sin conductor a la misma comprobación. Es gratis para hasta 5 vehículos, así que una flota pequeña puede dar el paso sin un coste mensual.

Descargue la plantilla

Descargar la hoja de cálculo de reservas de alquiler de coches (Excel). Los vehículos, clientes y precios que contiene son ejemplos sin una moneda concreta; bórrelos antes de empezar. El mismo libro está disponible también en inglés, francés, italiano y árabe, con la versión árabe de derecha a izquierda.