Come evitare le doppie prenotazioni dei veicoli in un autonoleggio

Un’auto prenotata due volte è l’errore più costoso che possa fare un banco noleggio. Il cliente che arriva e non trova l’auto raramente torna, e la ricerca affannosa di un’auto sostitutiva di solito costa più di quanto valesse la prenotazione. La buona notizia è che le doppie prenotazioni hanno poche cause, e per ognuna c’è una regola semplice che la elimina.

Perché gli autonoleggi prenotano due volte lo stesso veicolo?

Quasi ogni doppia prenotazione nasce da una di tre situazioni:

• Le prenotazioni sono sparse in più posti. I servizi con autista sono su una lavagna, i noleggi senza conducente su un foglio di calcolo, e un responsabile ha preso al telefono una prenotazione che esiste solo in un messaggio di chat.
• La disponibilità si controlla a occhio. Qualcuno scorre un calendario e non vede la sovrapposizione.
• I piani danno per scontato che le auto rientrino in orario. Il noleggio successivo è fissato all’orario di riconsegna previsto, e l’auto è in ritardo.

Regola 1: tieni ogni tipo di prenotazione su un unico calendario

Se un’auto può uscire con autista al mattino e senza conducente al pomeriggio, i due tipi di prenotazione vanno confrontati tra loro. Due elenchi separati, per quanto ordinati, sono due occasioni per promettere la stessa auto due volte.

Regola 2: rifiuta la sovrapposizione al momento dell’assegnazione

L’unico controllo affidabile è quello che scatta quando la prenotazione viene creata e la rifiuta, non quello che una persona deve ricordarsi di fare. Il controllo deve includere ogni stato che impegna un’auto: prenotata, impegnata in un viaggio in corso e fuori a noleggio.

Regola 3: blocca un’auto noleggiata finché non è davvero rientrata

Un’auto senza conducente che deve rientrare alle 18:00 è ancora su strada alle 18:30 se il cliente è in ritardo. Considera l’auto occupata finché non viene riconsegnata, segnalala come in ritardo e ripianifica per tempo la prenotazione successiva, invece di scoprire il problema al banco.

Regola 4: libera autisti e auto durante le lunghe attese

Quando un autista NCC lascia un cliente a una riunione e aspetta cinque ore, auto e autista sono fermi ma ancora prenotati. Dividere il servizio in due tratte e liberare autista e auto nel mezzo recupera quella capacità. Nulla blocca la seconda tratta mentre sono liberi, quindi qualsiasi servizio accettino nell’intervallo deve concludersi prima dell’orario previsto per la seconda tratta.

Regola 5: fai del telefono dell’autista la fonte affidabile dei dati

Quando gli autisti iniziano e finiscono i servizi in un’app per autisti, con le letture dell’odometro, il sistema sa sempre cosa è davvero in corso. È questo che rende affidabile il controllo della disponibilità.

Come Odobase applica queste regole

Odobase sottopone i viaggi con autista e i noleggi senza conducente (attivabili su richiesta) a un unico controllo di disponibilità, rifiuta le assegnazioni sovrapposte di autisti e veicoli, blocca un’auto noleggiata finché non viene riconsegnata e permette di mettere in pausa e riprendere un viaggio, così nel frattempo auto e autista restano liberi per altri servizi. Nulla blocca la tratta di ritorno mentre il viaggio è in pausa, e Odobase rifiuta la ripresa finché l’auto o l’autista sono ancora impegnati in un altro viaggio o noleggio. Scopri come funziona per un autonoleggio.