Facturación y contabilidad para flotas

¿Cómo se crea una factura?

Elija el cliente y añada una línea por cada uno de sus viajes completados y sus alquileres sin conductor devueltos (se activa a petición). Una línea vinculada a un viaje se rellena con su tarifa más los gastos que usted haya marcado como cobrables al cliente; una línea vinculada a un alquiler se rellena con sus cargos. Puede editar cualquier línea, añadir líneas propias y aplicar un descuento.

Los impuestos que corresponden al cliente se añaden automáticamente, y puede desactivar uno en una factura concreta. El PDF lleva el nombre, el logotipo y la dirección de su empresa, la moneda de su empresa y su sello si lo utiliza.

Las facturas pasan de borrador a emitida y a pagada, y se pueden anular cuando haga falta. Un borrador que nunca se emitió se puede eliminar sin más; nunca cuenta como ingreso. Un viaje o un alquiler solo puede figurar en una factura, así que nada se factura dos veces, y al registrar la devolución de un alquiler se puede generar su borrador de factura en el momento.

¿Puede una factura cubrir un mes de trabajo?

Sí. Es el caso más habitual con clientes corporativos: una factura a final de mes por todos los viajes que realizó para ellos, incluidos los servicios recurrentes de transporte de personal (se activa a petición), que son viajes normales una vez realizados.

¿Qué muestra el módulo de contabilidad?

El módulo de contabilidad le da una vista de partida simple de toda la empresa:

• Pérdidas y ganancias por mes y por sucursal, para el ejercicio fiscal que usted elija.
• Ingresos de las facturas emitidas y pagadas, contabilizados en la fecha de emisión, netos de impuestos y descuentos.
• Costes de los gastos de viaje, el mantenimiento de vehículos completado y los gastos generales.
• Gastos: los mismos costes que suma el estado de pérdidas y ganancias, desglosados para que vea en qué se ha ido el dinero.
• Cuentas por cobrar: quién le debe y cuánto está vencido, en tramos de hasta 30, 60 y 90 días o más.
• Impuestos: lo que recaudaron sus facturas emitidas.

Cada informe se puede exportar a CSV.

¿Quién puede ver el dinero?

El acceso se controla con roles y permisos. Dé a quien lleva sus cuentas acceso a las facturas y las cuentas sin permitirle cambiar viajes, o dé a un despachador los viajes sin mostrarle la contabilidad.