Cómo calcular la tarifa de un servicio de chófer o VTC: costes, tiempo, distancia y margen

Tanto si lo llama servicio con chófer, alquiler con conductor, NCC o VTC, la pregunta es la misma: ¿cuánto debería costar este trayecto? Calcularlo a partir de la web de un competidor es arriesgado, porque sus costes no son los suyos. El método más seguro parte de lo que le cuesta un servicio y llega hasta un precio. Esta guía recorre ese método y después convierte el resultado en una lista de precios que puede usar en cada presupuesto.

¿Cómo se calcula la tarifa de un servicio con chófer?

Sume lo que le cuesta todo el servicio, desde que sale de la base hasta que vuelve, y añada su margen. Una tarifa construida así tiene cuatro partes:

1. Coste de funcionamiento del vehículo para la distancia total recorrida.
2. Coste del conductor para el tiempo total que lleva el servicio.
3. Gastos generales: su parte de los costes que no cambian con cada viaje.
4. Margen: lo que le queda después de pagarlo todo.

Cada parte necesita una cifra que usted calcula una vez a partir de sus propias cuentas y luego mantiene al día.

¿Qué incluye el coste de funcionamiento del vehículo?

El coste de funcionamiento es todo lo que le cuesta el coche dividido por la distancia que recorre. Tome las cifras de un año de un vehículo y sume:

• Combustible o carga eléctrica
• Neumáticos, mantenimiento y reparaciones
• Seguro e impuesto de circulación
• Cuotas de financiación o de renting, o la amortización si el coche es suyo
• Limpieza

Divida el total por la distancia que recorrió el coche ese año. El resultado es su coste de funcionamiento por unidad de distancia. Calcúlelo para cada categoría de vehículo, porque un coche ejecutivo y un minibús cuestan cantidades muy distintas.

¿Cómo debe contarse el tiempo del conductor?

Cuente cada minuto en que el conductor está comprometido con el servicio, no solo los minutos con un pasajero a bordo. Eso incluye el trayecto hasta la recogida, cualquier espera, el viaje en sí y el regreso. El coste por hora del conductor es su sueldo más lo que su empresa añade, como las cotizaciones a cargo del empleador y las vacaciones pagadas.

¿Por qué importa el regreso en vacío?

Porque después de dejar al pasajero el coche todavía tiene que volver, y el regreso le cuesta casi tanto como la ida. Un trayecto de ida a 40 unidades de distancia fuera de la ciudad son en realidad 80 unidades de conducción y el doble de tiempo. Incluya el regreso en vacío en el precio, salvo que el coche tenga otro servicio esperando cerca del destino. Las rutas fijas entre lugares con mucha demanda, como el aeropuerto y el centro de la ciudad, son donde menos probables son los regresos en vacío, y es uno de los motivos por los que esas rutas pueden tener precios más ajustados.

¿Cómo se añaden los gastos generales a una tarifa?

Reparta sus costes fijos entre las horas que vende. Sume un año de alquiler de la oficina, software, personal de reservas, licencias, contabilidad y marketing, y divídalo por el número de horas que sus vehículos pasan en servicios pagados. El resultado es un coste de gastos generales por hora, que usted añade por el tiempo total del servicio.

¿Cuánto margen debe añadir una empresa de servicios con chófer?

Añada margen suficiente para cubrir las temporadas flojas, renovar los vehículos y dejar un beneficio, y después compare el resultado con lo que su mercado está dispuesto a pagar. No hay un porcentaje correcto único. Si su precio basado en costes queda muy por encima de lo que aceptan los clientes, la solución suele ser reducir un coste, como los regresos en vacío o las horas sin servicio, y no recortar el margen hasta dejarlo en nada.

Un ejemplo práctico

Estas cifras son ilustrativas, en una unidad monetaria neutra. Use las suyas.

Un cliente reserva un coche ejecutivo para un trayecto de ida. El trayecto con pasajero es de 40 unidades de distancia, así que con el regreso en vacío el coche recorre 80. Todo el servicio, incluido el trayecto hasta la recogida y el regreso, dura 2,5 horas.

Parte	Cálculo	Coste
Coste de funcionamiento	80 × 0,30 por unidad de distancia	24
Conductor	2,5 horas × 20 por hora	50
Gastos generales	2,5 horas × 8 por hora	20
Coste total		94
Margen	25 % de 94	23,50
Tarifa		117,50, redondeado a 120

¿Debe cobrar por tiempo o por distancia?

Cobre por distancia los trayectos de un lugar a otro, y por tiempo cuando el cliente se queda el coche. Un traslado tiene un principio y un final conocidos, así que le corresponde una tarifa base más un precio por distancia. Una jornada de reuniones, un evento o una visita no tienen una ruta fija, así que les va mejor una tarifa por hora con un mínimo de horas. Muchas empresas ofrecen también una tarifa por día para las reservas largas.

En la práctica, el cálculo basado en costes se convierte en tres cifras de su lista de precios para cada categoría de vehículo:

• Una tarifa base que cubre llevar el coche a la recogida y la primera parte del trayecto.
• Un precio por distancia por cada unidad de distancia más allá de lo que incluye la tarifa base, lo bastante alto para cubrir el regreso en vacío.
• Una tarifa mínima, para que los trayectos más cortos también paguen el tiempo del conductor.

Después añada una tarifa por hora con un mínimo de horas, y una tarifa por día si vende jornadas completas.

¿Qué recargos merece la pena añadir?

Añada recargos solo donde sus costes suben de verdad: la noche y la madrugada, las fechas punta, las reservas de última hora y las tasas de aeropuerto. Aplique los porcentajes solo a la tarifa base, para que los recargos no se multipliquen entre sí. Nuestra guía sobre cómo fijar el precio de un traslado al aeropuerto muestra cómo se combinan en una misma tarifa.

¿Cómo convierte Odobase un cálculo de tarifas en precios?

La lista de precios de Odobase guarda el resultado de este cálculo como reglas por categoría de vehículo y tipo de servicio. El precio por distancia lleva una tarifa base, una distancia incluida, tramos y una tarifa mínima; los precios por hora llevan un mínimo de horas; las tarifas por día y las rutas fijas entre zonas están a su lado. Los recargos pueden ser un porcentaje o un importe fijo, y los porcentajes se aplican solo a la tarifa base, sin acumularse nunca. «Probar un precio» muestra el desglose de cualquier trayecto antes de que lo vea un cliente, y el desglose guardado en cada viaje hace que los cambios posteriores en su lista nunca alteren un precio confirmado.

Para organizar sus cifras antes de introducirlas, empiece por nuestra plantilla de tarifas para servicios con chófer.