Autovermietung gründen: eine praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eine Autovermietung zu gründen sieht von außen einfach aus: ein paar Autos kaufen, eine Website aufsetzen, Schlüssel übergeben. In der Praxis halten sich die Unternehmen, die früh ein paar unspektakuläre Dinge richtig machen: eine klare Nische, die passende Versicherung, ehrliche Preise, ein fester Mietvertrag und ein Buchungssystem, das nie dasselbe Fahrzeug zweimal verspricht. Dieser Leitfaden geht jeden Schritt in der Reihenfolge durch, in der die meisten neuen Autovermietungen darauf stoßen.

Welche Art von Autovermietung sollten Sie gründen?

Beginnen Sie mit der Art von Vermietung, die Sie besser bedienen können als jeder andere in Ihrer Nähe. Die drei häufigsten Modelle sind:

• Selbstfahrervermietung. Der Kunde fährt selbst. Ihre Arbeit findet am Schalter statt: Führerscheine prüfen, Kautionen nehmen, Fahrzeuge übergeben und bei der Rückgabe prüfen.
• Mietwagen mit Fahrer. Sie stellen Fahrzeug und Fahrer, pro Fahrt, Stunde oder Tag. Zu Ihren Kosten gehören Fahrer, dafür behalten Sie die Kontrolle über das Fahrzeug.
• Firmen- und Langzeitvermietung. Unternehmen mieten Fahrzeuge für Mitarbeitende wochen- oder monatsweise oder buchen Fahrzeuge mit Fahrer auf Rechnung. Weniger Kunden, gleichmäßigere Einnahmen und Rechnungen statt Kartenzahlung am Schalter.

Viele Unternehmen mischen diese Modelle am Ende, etwa Selbstfahrervermietung am Wochenende und Flughafenfahrten mit Chauffeur unter der Woche. Das ist in Ordnung, solange jede Buchung gegen denselben Kalender geprüft wird.

Bevor Sie sich festlegen, schauen Sie, wer in Ihrer Gegend schon tätig ist, was diese Anbieter verlangen und worüber Kunden sich beschweren. Eine Lücke im Angebot (Flughafenabholungen spät in der Nacht, größere Fahrzeuge, Wochenmieten für auswärtige Arbeitskräfte) ist ein besserer Ausgangspunkt als ein reiner Preiswettbewerb.

Welche Anmeldungen und Genehmigungen brauchen Sie?

Sie brauchen ein angemeldetes Unternehmen und die Beförderungs- oder Vermietungsgenehmigungen, die Ihr Land und Ihre Stadt verlangen, und diese Regeln unterscheiden sich stark. Vielerorts werden die Vermietung von Fahrzeugen ohne Fahrer und die Beförderung von Fahrgästen mit Fahrer unterschiedlich geregelt, und Letztere ist meist strenger reguliert. In Deutschland etwa braucht der Mietwagenverkehr mit Fahrer eine Genehmigung nach dem Personenbeförderungsgesetz (PBefG).

Die Regeln können sich schon zwischen Nachbarstädten unterscheiden. Klären Sie deshalb mit den zuständigen Stellen (Gewerbeamt oder Handelsregister, Genehmigungs- oder Verkehrsbehörde und Finanzamt), was gilt, bevor Sie eine Buchung annehmen. Fragen Sie gezielt nach:

• der Anmeldung des Unternehmens und der Umsatzsteuer,
• einer Genehmigung, die Sie für die Vermietung von Fahrzeugen oder die Beförderung von Fahrgästen brauchen,
• den Regeln für Zulassung und Prüfung von Fahrzeugen in der Vermietung oder im gewerblichen Einsatz,
• den Aufzeichnungen, die Sie zu jeder Vermietung und jedem Kunden führen müssen.

Bewahren Sie Kopien aller Genehmigungen und Verlängerungstermine dort auf, wo Sie sie sehen. Eine abgelaufene Genehmigung kann ein Unternehmen schneller stoppen als ein schwacher Monat.

Wie sollten Sie Mietwagen versichern?

Versichern Sie jedes Fahrzeug ausdrücklich für die Vermietung, denn eine private Versicherung deckt ein Fahrzeug, das an Fremde vermietet wird, meist nicht ab. Sprechen Sie mit einem Versicherer oder Makler, der bereits Mietwagenflotten versichert, und fragen Sie, was gilt, wenn ein Kunde das Fahrzeug beschädigt, jemanden verletzt oder das Fahrzeug gestohlen wird.

Legen Sie vorab fest, welchen Teil eines Schadens der Kunde trägt (die Selbstbeteiligung) und welchen Ihre Versicherung. Diese Zahl fließt direkt in Ihre Kaution und Ihren Mietvertrag ein.

Sollten Sie Ihre ersten Fahrzeuge kaufen oder leasen?

Kaufen Sie, wenn Sie das Kapital haben und niedrige monatliche Kosten wollen, sobald die Fahrzeuge abbezahlt sind; leasen Sie, wenn Sie Ihr Kapital im Unternehmen halten und planbare Monatskosten bevorzugen. Wie auch immer Sie sich entscheiden:

• Wählen Sie Fahrzeuge, nach denen Ihre Kunden fragen, nicht die, die Ihnen gefallen. Zuverlässig, sparsam, leicht zu warten.
• Halten Sie die Flotte anfangs einheitlich, damit Ersatzteile, Wartung und Preise einfach bleiben.
• Prüfen Sie im Leasingvertrag vor der Unterschrift, ob Vermietung erlaubt ist und was Mehrstrecke und Abnutzung kosten.
• Planen Sie die Wartung vom ersten Tag an. Ein Fahrzeug, das wegen einer ungeplanten Reparatur ausfällt, verdient nichts und kann eine Buchung platzen lassen.

Wie sollten Sie Mietwagen kalkulieren?

Kalkulieren Sie von Ihren Kosten aus: die monatlichen Kosten des Fahrzeugs, Versicherung, Wartung, Reinigung, Ihre Gemeinkosten und eine Marge, geteilt durch die Tage, an denen jedes Fahrzeug realistisch vermietet ist. Vergleichen Sie das Ergebnis dann mit den Preisen der Mitbewerber vor Ort.

Bei der Selbstfahrervermietung brauchen Sie außerdem klare Regeln für den Fall, dass der Kunde über die Buchung hinausgeht: eine verspätete Rückgabe oder mehr Strecke, als die Miete enthält. Legen Sie eine Kulanzzeit fest, eine Gebühr pro Stunde oder Tag für die Überziehung und eine Freistrecke mit einem Satz für die Mehrstrecke. Unser Leitfaden zu Überziehung und Mehrstrecke bei der Selbstfahrervermietung zeigt, wie Sie beides festlegen.

Was sollten Mietvertrag und Kaution abdecken?

Ein Mietvertrag sollte sagen, wer fahren darf, wie lange, was enthalten ist und was der Kunde zahlt, wenn etwas schiefgeht. Mindestens sollte er abdecken:

• die Daten und den Führerschein des Mieters und aller weiteren Fahrer,
• Datum und Uhrzeit von Abholung und Rückgabe sowie die Kulanzzeit,
• die Freistrecke und den Satz für die Mehrstrecke,
• Regeln zu Kraftstoff, Reinigung, Rauchen und Haustieren,
• die Kaution, was sie abdeckt und wann sie zurückgezahlt wird,
• die Selbstbeteiligung und was nach einem Unfall oder einem Bußgeld gilt.

Nehmen Sie die Kaution, bevor die Schlüssel Ihre Hand verlassen, und erklären Sie im Vertrag, wann und wie sie zurückgezahlt wird. Lassen Sie den Kunden am Schalter unterschreiben, nicht erst nach der Fahrt.

Wie übergeben Sie Fahrzeuge und nehmen sie zurück?

Erfassen Sie bei der Übergabe Zustand, Tachostand und Tankfüllung des Fahrzeugs mit Fotos, und erfassen Sie dasselbe bei der Rückgabe. Machen Sie es jedes Mal gleich, am besten im Beisein des Kunden.

Die meisten Streitfälle in der Vermietung laufen auf „Der Kratzer war schon da“ oder „So weit bin ich nicht gefahren“ hinaus. Datierte Fotos und Tachostände an beiden Enden klären das schnell und fair. Sie zeigen Ihnen außerdem, welche Fahrzeuge zur Wartung müssen.

Wie nehmen Sie Buchungen an, ohne Fahrzeuge doppelt zu vergeben?

Führen Sie alle Buchungen an einem Ort und prüfen Sie die Verfügbarkeit in dem Moment, in dem Sie eine Buchung annehmen. Doppelbuchungen entstehen fast immer, wenn Buchungen an zwei Orten geführt werden (ein Notizbuch und ein Chat oder zwei Tabellen), wenn die Verfügbarkeit nach Augenmaß geprüft wird oder wenn die nächste Vermietung um ein Fahrzeug herum geplant wird, das noch nicht zurück ist.

Behandeln Sie ein Fahrzeug als belegt, bis es tatsächlich zurückgegeben ist, nicht nur bis zur vereinbarten Rückgabezeit. Unser Leitfaden dazu, wie Sie Doppelbuchungen von Fahrzeugen verhindern, nennt fünf Regeln, die die meisten Überschneidungen beseitigen.

Wann sollten Sie Software für die Autovermietung einsetzen?

Ab der ersten Buchung. Für ein paar Fahrzeuge kann eine Tabelle funktionieren, und unser Leitfaden zur Buchungstabelle für Autovermietungen erklärt, wie Sie eine gut aufbauen, aber sie kann keine überschneidende Buchung ablehnen und verlässt sich darauf, dass alle sie aktuell halten.

Software lohnt sich, wenn sie die Prüfungen für Sie übernimmt: eine Buchung ablehnen, die ein Fahrzeug an zwei Orte gleichzeitig schicken würde, Tachostand und Zustandsfotos bei Übergabe und Rückgabe erfassen, überfällige Fahrzeuge markieren und jede abgeschlossene Vermietung in eine Rechnung verwandeln. Wenn Sie noch nicht so weit sind, nennt unsere Rechnungsvorlage für Autovermietungen alles, was auf jede Rechnung gehört.

Wie kann Odobase einer neuen Autovermietung helfen?

Odobase führt Selbstfahrervermietungen und Fahrten mit Chauffeur über eine gemeinsame Verfügbarkeitsprüfung, sodass ein Fahrzeug nicht zweimal versprochen werden kann. Bei Übergabe und Rückgabe erfasst es Tachostand und Zustandsfotos, hält das Fahrzeug blockiert, bis es tatsächlich zurück ist, markiert überfällige Vermietungen und berechnet die Überziehung über eine Kulanzzeit hinaus und die Mehrstrecke über die Freistrecke hinaus. Kautionen werden mit der Vermietung erfasst, und Rechnungen entstehen aus abgeschlossenen Vermietungen.

Der Tarif Starter ist kostenlos für bis zu 2 Fahrzeuge, ohne Kreditkarte, und passt damit zu einem Unternehmen, das seine ersten Buchungen annimmt. Was der kostenlose Tarif enthält, lesen Sie unter kostenlose Software für Autovermietungen, oder sehen Sie, wie Odobase zu einer Autovermietung passt.