Bir araç kiralama işletmesinde araçların çifte rezervasyonu nasıl önlenir?

Çifte rezerve edilmiş bir araç, bir kiralama ofisinin yapabileceği en pahalı hatadır. Gelip aracı bulamayan müşteri nadiren geri döner ve yerine araç bulma telaşı genellikle rezervasyonun değerinden daha pahalıya patlar. İyi haber şu ki çifte rezervasyonların az sayıda nedeni vardır ve her birini ortadan kaldıran basit bir kural bulunur.

Kiralama şirketleri araçları neden çifte rezerve eder?

Neredeyse her çifte rezervasyon üç durumdan birinden kaynaklanır:

• Rezervasyonlar birden fazla yerde tutulur. Şoförlü işler bir beyaz tahtada, sürücüsüz kiralamalar bir elektronik tabloda durur ve bir yöneticinin telefonla aldığı bir rezervasyon yalnızca bir sohbet mesajında yer alır.
• Müsaitlik gözle kontrol edilir. Biri takvime göz gezdirir ve çakışmayı kaçırır.
• Planlar araçların zamanında döneceğini varsayar. Bir sonraki kiralama iade saatine göre planlanır ve araç gecikir.

Kural 1: Her tür rezervasyonu tek bir takvimde tutun

Bir araç sabah sürücüyle, öğleden sonra sürücüsüz olarak çıkabiliyorsa iki tür rezervasyonun birbiriyle karşılaştırılması gerekir. Ne kadar düzenli olursa olsun iki ayrı liste, aynı aracı iki kez vaat etmek için iki fırsattır. Hâlâ bir elektronik tabloyla çalışıyorsanız ücretsiz araç kiralama rezervasyon tablomuz her rezervasyonu tek bir sayfada tutar ve çakışmaları kendiliğinden işaretler.

Kural 2: Çakışmayı atama anında reddedin

Tek güvenilir kontrol, birinin yapmayı hatırlaması gereken değil, rezervasyon yapıldığında çalışan ve onu reddeden kontroldür. Kontrol, bir aracı meşgul eden her durumu kapsamalıdır: rezerve edilmiş, şu anda seferde ve şu anda kirada.

Kural 3: Kiralanan bir aracı fiilen dönene kadar bloke tutun

Saat 18.00’de dönmesi gereken sürücüsüz bir araç, müşteri geç kalırsa 18.30’da hâlâ yoldadır. Aracı iade edilene kadar meşgul kabul edin, gecikmiş olarak işaretleyin ve sorunu bankoda fark etmek yerine bir sonraki rezervasyonu erkenden yeniden planlayın. Gecikmeyi müşterinin kabul ettiği bir kurala göre ücretlendirin; ek süre ve fazla mesafe ücretleri rehberimiz bunu nasıl belirleyeceğinizi gösteriyor.

Kural 4: Uzun beklemelerde sürücüleri ve araçları serbest bırakın

Bir şoför müşterisini bir toplantıya bırakıp beş saat beklediğinde araç ve sürücü boştadır ama hâlâ rezervedir. İşi iki bölüme ayırıp aradaki sürede sürücüyü ve aracı serbest bırakmak, bu kapasiteyi geri kazandırır. Serbest oldukları sürede ikinci bölüm için hiçbir şey ayrılmaz; bu yüzden arada üstlendikleri iş, ikinci bölümün zamanı gelmeden bitmelidir.

Kural 5: Sürücünün telefonunu doğru bilginin kaynağı yapın

Sürücüler işleri bir sürücü uygulamasında sayaç değerleriyle başlatıp bitirdiğinde sistem, gerçekte neyin yürüdüğünü her zaman bilir. Müsaitlik kontrolünü güvenilir kılan da budur.

Odobase bu kuralları nasıl uygular?

Odobase, şoförlü seferleri ve sürücüsüz kiralamaları tek bir müsaitlik kontrolünde tutar, sürücülerin ve araçların çakışan atamalarını reddeder, kiralanan bir aracı iade edilene kadar bloke eder ve bir seferin duraklatılıp devam ettirilmesine izin verir; böylece araç ve sürücü arada başka işler için serbesttir. Sefer duraklatıldığı sürece dönüş ayağı için hiçbir şey ayrılmaz ve araç veya sürücü hâlâ başka bir seferde ya da kiradaysa Odobase devam ettirmeyi reddeder. Bunun bir araç kiralama işletmesine nasıl uyduğuna bakın.