كيف تمنع الحجز المزدوج للمركبات في شركة تأجير السيارات

السيارة المحجوزة مرتين هي أغلى خطأ يرتكبه مكتب التأجير. فالعميل الذي يصل ولا يجد سيارة نادرًا ما يعود، والبحث المستعجل عن بديل يكلّف عادةً أكثر من قيمة الحجز نفسه. والخبر الجيد أن للحجز المزدوج أسبابًا قليلة، ولكل سبب منها قاعدة بسيطة تزيله.

لماذا تحجز شركات التأجير المركبات مرتين؟

يأتي كل حجز مزدوج تقريبًا من واحدة من ثلاث حالات:

• الحجوزات مسجّلة في أكثر من مكان. الرحلات مع سائق مكتوبة على لوح أبيض، وعقود التأجير بدون سائق في جدول بيانات، وأحد المديرين أخذ حجزًا بالهاتف لا وجود له إلا في رسالة محادثة.
• التوفّر يُفحص بالعين. يمرّ أحدهم بنظره على التقويم فيفوته التداخل.
• الخطط تفترض أن السيارات تعود في موعدها. يُجدوَل التأجير التالي على موعد الإرجاع، ثم تتأخر السيارة.

القاعدة ١: اجمع كل أنواع الحجوزات في تقويم واحد

إذا كانت السيارة قد تخرج مع سائق في الصباح وتُؤجَّر بدون سائق بعد الظهر، فيجب فحص نوعَي الحجز أحدهما مقابل الآخر. فالقائمتان المنفصلتان، مهما كانتا مرتّبتين، فرصتان لوعد السيارة نفسها مرتين.

القاعدة ٢: ارفض التداخل لحظة الإسناد

الفحص الوحيد الموثوق هو الذي يعمل عند إنشاء الحجز فيرفضه، لا الفحص الذي يجب على شخص ما أن يتذكّر إجراءه. ويجب أن يشمل الفحص كل حالة تشغل السيارة: محجوزة، وفي رحلة جارية الآن، ومؤجّرة الآن لدى عميل.

القاعدة ٣: احجز السيارة المؤجَّرة حتى تعود فعلًا

السيارة المؤجَّرة بدون سائق التي يحين موعد إرجاعها الساعة ١٨:٠٠ تبقى على الطريق في الساعة ١٨:٣٠ إذا تأخّر العميل. اعتبر السيارة مشغولة حتى تُرجَع، وعلّمها بأنها متأخرة، وأعد تخطيط الحجز التالي مبكرًا بدل أن تكتشف المشكلة عند مكتب التأجير.

القاعدة ٤: حرّر السائقين والسيارات خلال فترات الانتظار الطويلة

عندما يوصل السائق الخاص عميلًا إلى اجتماع وينتظره خمس ساعات، تكون السيارة والسائق بلا عمل لكنهما ما زالا محجوزين. وتقسيم المهمة إلى جزأين، مع تحرير السائق والسيارة بينهما، يستعيد هذه السعة. ولا شيء يحجز الجزء الثاني ما داما محرَّرين، لذا يجب إنهاء أي عمل يتوليانه في تلك الفجوة قبل موعد الجزء الثاني.

القاعدة ٥: اجعل هاتف السائق المرجع الموثوق

عندما يبدأ السائقون المهام وينهونها في تطبيق السائقين، مع قراءات عداد المسافات، يعرف النظام دائمًا ما يجري فعلًا. وهذا ما يجعل فحص التوفّر جديرًا بالثقة.

كيف يطبّق Odobase هذه القواعد

يجمع Odobase الرحلات مع سائق وعقود التأجير بدون سائق (التي تُفعَّل عند الطلب) في فحص توفّر واحد، ويرفض الإسنادات المتداخلة للسائقين والمركبات، ويحجز السيارة المؤجَّرة حتى تُرجَع، ويتيح إيقاف الرحلة مؤقتًا واستئنافها، فتكون السيارة والسائق متاحين لعمل آخر في الفترة بينهما. ولا شيء يحجز رحلة العودة ما دامت الرحلة متوقفة مؤقتًا، ويرفض Odobase الاستئناف ما دامت السيارة أو السائق في رحلة أخرى أو عقد تأجير آخر. تعرّف على كيفية ملاءمته لشركة تأجير السيارات.