Cómo evitar la doble reserva de vehículos en una empresa de alquiler

Un coche reservado dos veces es el error más caro que puede cometer un mostrador de alquiler. El cliente que llega y no encuentra coche rara vez vuelve, y la carrera por encontrar un sustituto suele costar más de lo que valía la reserva. La buena noticia es que las dobles reservas tienen pocas causas, y cada una tiene una regla sencilla que la elimina.

¿Por qué las empresas de alquiler hacen dobles reservas de vehículos?

Casi todas las dobles reservas se deben a una de estas tres situaciones:

• Las reservas están en más de un sitio. Los servicios con chófer están en una pizarra, los alquileres sin conductor en una hoja de cálculo, y un gerente aceptó por teléfono una reserva que solo existe en un mensaje de chat.
• La disponibilidad se comprueba a ojo. Alguien repasa un calendario y no ve el solapamiento.
• La planificación da por hecho que los coches vuelven a tiempo. El siguiente alquiler se programa para la hora de devolución prevista, y el coche llega tarde.

Regla 1: Mantenga todos los tipos de reserva en un solo calendario

Si un coche puede salir con conductor por la mañana y sin conductor por la tarde, ambos tipos de reserva deben comprobarse entre sí. Dos listas separadas, por ordenadas que estén, son dos oportunidades de prometer el mismo coche dos veces.

Regla 2: Rechace el solapamiento en el momento de la asignación

La única comprobación fiable es la que se ejecuta al hacer la reserva y la rechaza, no la que una persona tiene que acordarse de hacer. La comprobación debe incluir todos los estados que ocupan un coche: reservado, en curso y actualmente alquilado.

Regla 3: Bloquee un coche alquilado hasta que vuelva de verdad

Un coche sin conductor que debe devolverse a las 18:00 sigue en la carretera a las 18:30 si el cliente se retrasa. Considere el coche ocupado hasta que se devuelva, márquelo como atrasado y replanifique la siguiente reserva con tiempo en lugar de descubrir el problema en el mostrador.

Regla 4: Libere conductores y coches durante las esperas largas

Cuando un chófer deja a un cliente en una reunión y espera cinco horas, el coche y el conductor están parados pero siguen reservados. Dividir el servicio en dos tramos y liberar al conductor y al coche entre ambos recupera esa capacidad. Nada bloquea el segundo tramo mientras están liberados, así que cualquier trabajo que acepten en ese intervalo debe terminar antes de que toque el segundo tramo.

Regla 5: Haga del teléfono del conductor la fuente de referencia

Cuando los conductores empiezan y terminan los servicios en una app para conductores, con lecturas del odómetro, el sistema siempre sabe qué está realmente en curso. Eso es lo que hace fiable la comprobación de disponibilidad.

Cómo aplica Odobase estas reglas

Odobase somete los viajes con chófer y los alquileres sin conductor (que se activan a petición) a una misma comprobación de disponibilidad, rechaza asignaciones solapadas de conductores y vehículos, bloquea un coche alquilado hasta que se devuelve y permite pausar y reanudar un viaje, de modo que el coche y el conductor quedan libres para otro trabajo entretanto. Nada bloquea el tramo de vuelta mientras el viaje está en pausa, y Odobase rechaza la reanudación mientras el coche o el conductor sigan en otro viaje o alquiler. Vea cómo encaja con una empresa de alquiler de vehículos.