Araç kiralama işi nasıl kurulur: adım adım pratik rehber

Bir araç kiralama işi kurmak dışarıdan basit görünür: birkaç araç alın, bir web sitesi açın, anahtarları teslim edin. Uygulamada ayakta kalan şirketler, gösterişsiz birkaç şeyi erkenden doğru yapanlardır: net bir niş, uygun bir sigorta, dürüst fiyatlar, sağlam bir kiralama sözleşmesi ve aynı aracı asla iki kez vaat etmeyen bir rezervasyon sistemi. Bu rehber her adımı, yeni kiralama şirketlerinin çoğunun karşılaştığı sırayla ele alıyor.

Nasıl bir araç kiralama işi kurmalısınız?

Çevrenizdeki herkesten daha iyi hizmet verebileceğiniz kiralama türüyle başlayın. En yaygın üç model şunlardır:

• Sürücüsüz araç kiralama. Aracı müşteri kullanır. Sizin işiniz bankodadır: ehliyetleri kontrol etmek, depozito almak, aracı teslim etmek ve iadede kontrol etmek.
• Şoförlü araç. Aracı ve sürücüyü sefer, saat veya gün bazında siz sağlarsınız. Maliyetlerinize sürücüler dahildir, ama aracın kontrolü sizde kalır.
• Kurumsal ve uzun dönem kiralama. Şirketler çalışanları için haftalık veya aylık araç kiralar ya da cari hesapla şoförlü araç rezerve eder. Daha az müşteri, daha düzenli gelir ve bankoda kartla ödeme yerine faturalar.

Birçok şirket sonunda bunları karıştırır; örneğin hafta sonları sürücüsüz kiralama, hafta içi şoförlü havalimanı transferleri. Her rezervasyon aynı takvime göre kontrol edildiği sürece bunda sakınca yoktur.

Karar vermeden önce bölgenizde kimlerin faaliyet gösterdiğine, ne ücret aldıklarına ve müşterilerin nelerden şikâyet ettiğine bakın. Hizmetteki bir boşluk (gece geç saatte havalimanı karşılamaları, daha büyük araçlar, şehre çalışmaya gelenler için haftalık kiralamalar), yalnızca fiyatla rekabet etmekten daha iyi bir başlangıç noktasıdır.

Hangi kayıt işlemlerine ve izinlere ihtiyacınız var?

Kayıtlı bir işletmeye ve ülkenizin ve şehrinizin gerektirdiği taşımacılık veya kiralama izinlerine ihtiyacınız vardır; bu kurallar da büyük farklılıklar gösterir. Birçok yerde sürücüsüz araç kiralamak ile şoförlü yolcu taşımak farklı şekilde izne bağlıdır ve ikincisi genellikle daha sıkı denetlenir.

Kurallar komşu şehirler arasında bile farklı olabilir; bu yüzden bir rezervasyon almadan önce yerel makamlara (ticaret sicili, ulaştırma veya ruhsat birimi ve vergi dairesi) danışın. Özellikle şunları sorun:

• şirketin kuruluşu ve KDV gibi vergiler için kayıt,
• araç kiralamak veya yolcu taşımak için gereken izinler,
• kiralık veya ticari kullanımdaki araçların tescil ve muayene kuralları,
• her kiralama ve her müşteri hakkında tutmanız gereken kayıtlar.

Her iznin ve yenileme tarihinin bir kopyasını göreceğiniz bir yerde saklayın. Süresi dolmuş bir izin, bir işi durgun bir aydan daha hızlı durdurabilir.

Kiralık araçları nasıl sigortalamalısınız?

Her aracı özellikle kiralama kullanımı için sigortalayın, çünkü bireysel bir poliçe genellikle yabancılara kiralanan bir aracı kapsamaz. Halihazırda kiralama filolarını sigortalayan bir sigorta şirketi veya acenteyle görüşün ve bir müşteri aracı hasarlarsa, birini yaralarsa ya da araç çalınırsa ne olacağını sorun.

Bir zararın ne kadarını müşterinin (muafiyet), ne kadarını sigortanızın üstleneceğine önceden karar verin. Bu rakam doğrudan depozitonuza ve kiralama sözleşmenize yansır.

İlk araçlarınızı satın mı almalı, kiralamalı mısınız?

Nakdiniz varsa ve araçlar ödendikten sonra düşük aylık maliyet istiyorsanız satın alın; nakdi işiniz için tutmak ve öngörülebilir bir aylık maliyet istiyorsanız uzun dönem kiralayın. Hangisini seçerseniz seçin:

• Müşterilerinizin istediği araçları seçin, sizin sevdiklerinizi değil. Güvenilir, ekonomik, servisi kolay araçlar.
• Başta filoyu tek tip tutun; böylece yedek parça, servis ve fiyatlandırma basit kalır.
• İmzalamadan önce leasing koşullarını kiralama kullanımı, fazla mesafe ve yıpranma ücretleri açısından kontrol edin.
• Servisi ilk günden planlayın. Plansız bir onarım için yoldan çekilen araç hiçbir şey kazanmaz ve bir rezervasyonu bozabilir.

Araç kiralamayı nasıl fiyatlandırmalısınız?

Maliyetlerinizden yukarı doğru fiyatlandırın: aracın aylık maliyeti, sigorta, servis, temizlik, genel giderleriniz ve bir kâr payı; bunların toplamını her aracın gerçekçi olarak kirada kalmasını beklediğiniz gün sayısına bölün. Ardından sonucu yerel rakiplerle karşılaştırın.

Sürücüsüz kiralama fiyatlandırması, müşteri rezervasyonun dışına çıktığında ne olacağına dair net kurallar da gerektirir: geç iade veya kiralamaya dahil olandan fazla mesafe. Bir tolerans süresi, saatlik veya günlük bir ek süre ücreti ve fazlası için bir ücretle birlikte bir mesafe hakkı belirleyin. Sürücüsüz kiralamada ek süre ve fazla mesafe ücretleri rehberimiz ikisini nasıl belirleyeceğinizi gösteriyor.

Bir kiralama sözleşmesi ve depozito neleri kapsamalı?

Bir kiralama sözleşmesi aracı kimin, ne kadar süreyle kullanabileceğini, nelerin dahil olduğunu ve bir şeyler ters giderse müşterinin ne ödeyeceğini belirtmelidir. En azından şunları kapsayın:

• kiracının bilgileri ve ehliyeti, varsa ek sürücüler,
• alış ve iade tarihi ve saati, tolerans süresi,
• dahil mesafe ve fazla mesafe ücreti,
• yakıt, temizlik, sigara ve evcil hayvan kuralları,
• depozito, neyi kapsadığı ve ne zaman iade edildiği,
• sigorta muafiyeti ve bir kaza ya da trafik cezasından sonra ne olacağı.

Anahtarlar elinizden çıkmadan önce depozitoyu alın ve sözleşmede ne zaman ve nasıl iade edileceğini açıklayın. Müşteriye sözleşmeyi yolculuktan sonra değil, bankoda imzalatın.

Araçları teslimde ve iadede nasıl kontrol edersiniz?

Teslimde aracın durumunu, sayaç değerini ve yakıt seviyesini fotoğraflarla kaydedin, iadede de aynı şeyleri kaydedin. Bunu her seferinde aynı şekilde, tercihen müşterinin yanında yapın.

Kiralama anlaşmazlıklarının çoğu “o çizik zaten vardı” ya da “o kadar yol yapmadım” noktasına varır. Her iki uçta tarihli fotoğraflar ve sayaç değerleri bu anlaşmazlıkları hızlı ve adil biçimde çözer. Ayrıca hangi araçların servise girmesi gerektiğini de gösterir.

Araçları çifte rezerve etmeden nasıl rezervasyon alırsınız?

Her rezervasyonu tek bir yerde tutun ve müsaitliği rezervasyonu kabul ettiğiniz anda kontrol edin. Çifte rezervasyonlar neredeyse her zaman iki yerde tutulan rezervasyonlardan (bir defter ve bir sohbet ya da iki elektronik tablo), müsaitliği gözle kontrol etmekten veya bir sonraki kiralamayı henüz dönmemiş bir araca göre planlamaktan kaynaklanır.

Bir aracı, iade saatine kadar değil, fiilen geri dönene kadar dolu kabul edin. Araçların çifte rezervasyonunu önleme rehberimiz çakışmaların çoğunu ortadan kaldıran beş kuralı anlatıyor.

Araç kiralama yazılımını ne zaman kullanmaya başlamalısınız?

İlk rezervasyonla başlayın. Birkaç araç için bir elektronik tablo işe yarayabilir ve araç kiralama rezervasyon tablosu rehberimiz bunu nasıl iyi kuracağınızı anlatıyor; ancak tablo çakışan bir rezervasyonu reddedemez ve herkesin onu güncellemesine bağlıdır.

Yazılım, kontrolleri sizin yerinize yaptığında değerini kanıtlar: bir aracı iki yere koyacak rezervasyonu reddeder, teslimde ve iadede sayaç değerini ve durum fotoğraflarını kaydeder, geciken araçları işaretler ve biten her kiralamayı bir faturaya dönüştürür. Henüz yazılıma hazır değilseniz araç kiralama fatura şablonumuz her faturada bulunması gerekenleri listeliyor.

Odobase yeni bir kiralama şirketine nasıl yardımcı olur?

Odobase, sürücüsüz kiralamaları ve şoförlü seferleri tek bir müsaitlik kontrolüyle yürütür; böylece bir araç iki kez vaat edilemez. Teslimde ve iadede sayaç değerini ve durum fotoğraflarını kaydeder, aracı fiilen geri dönene kadar bloke tutar, geciken kiralamaları işaretler ve tolerans süresini aşan ek süreyi ve mesafe hakkını aşan fazla mesafeyi hesaplar. Depozitolar kiralamayla birlikte kaydedilir, faturalar da tamamlanan kiralamalardan oluşturulur.

Starter paketi 2 araç için ücretsizdir ve kart gerekmez; bu da ilk rezervasyonlarını alan bir şirkete uygundur. Ücretsiz paketin neler içerdiğini görmek için ücretsiz araç kiralama yazılımı sayfasına bakın ya da Odobase’in bir araç kiralama işletmesine nasıl uyduğunu okuyun.