Cómo montar una empresa de alquiler de coches: guía práctica paso a paso

Montar una empresa de alquiler de coches parece sencillo visto desde fuera: comprar unos coches, publicar una web, entregar llaves. En la práctica, las empresas que duran son las que aciertan pronto en unas cuantas cosas poco vistosas: un nicho claro, un seguro adecuado, precios honestos, un contrato de alquiler firme y un sistema de reservas que nunca promete el mismo coche dos veces. Esta guía recorre cada paso en el orden en que se los encuentran la mayoría de las empresas de alquiler nuevas.

¿Qué tipo de empresa de alquiler de coches conviene montar?

Empiece por el tipo de alquiler que pueda ofrecer mejor que nadie en su zona. Los tres modelos más habituales son:

• Alquiler sin conductor. El cliente conduce el coche. Su trabajo está en el mostrador: comprobar permisos de conducir, cobrar fianzas, entregar los coches y revisarlos a la vuelta.
• Coche con conductor. Usted pone el coche y un conductor, por viaje, por horas o por días. Sus costes incluyen a los conductores, pero mantiene el control del vehículo.
• Alquiler a empresas y de larga duración. Las empresas alquilan coches para su personal por semanas o meses, o reservan coches con conductor a cuenta. Menos clientes, ingresos más estables y facturas en lugar de pagos con tarjeta en el mostrador.

Muchas empresas acaban combinándolos, por ejemplo alquiler sin conductor los fines de semana y traslados al aeropuerto con chófer entre semana. No pasa nada, siempre que cada reserva se compruebe contra el mismo calendario.

Antes de comprometerse, fíjese en quién opera ya en su zona, cuánto cobra y de qué se quejan los clientes. Un hueco en el servicio (recogidas nocturnas en el aeropuerto, vehículos más grandes, alquileres semanales para trabajadores desplazados) es mejor punto de partida que competir solo en precio.

¿Qué registro y licencias necesita?

Necesita una empresa registrada y los permisos de transporte o de alquiler que exijan su país y su ciudad, y esas normas varían mucho. En muchos sitios, alquilar coches sin conductor y transportar pasajeros con conductor se autorizan de forma distinta, y lo segundo suele estar más regulado.

Las normas pueden cambiar entre ciudades vecinas, así que consulte a las autoridades locales (el registro mercantil, la oficina de transportes o de licencias y la administración tributaria) antes de aceptar una reserva. Pregunte en concreto por:

• el registro de la empresa y el alta en el impuesto sobre las ventas o el IVA,
• cualquier permiso necesario para alquilar vehículos o transportar pasajeros,
• las normas de matriculación e inspección de vehículos para uso de alquiler o comercial,
• los registros que debe guardar de cada alquiler y de cada cliente.

Guarde copias de cada licencia y de sus fechas de renovación en un sitio donde las vea. Un permiso caducado puede parar un negocio más deprisa que un mes flojo.

¿Cómo se aseguran los coches de alquiler?

Asegure cada vehículo específicamente para uso de alquiler, porque una póliza particular normalmente no cubre un coche alquilado a desconocidos. Hable con una aseguradora o un corredor que ya cubra flotas de alquiler y pregunte qué pasa cuando un cliente daña el coche, hiere a alguien o se lo roban.

Decida de antemano qué parte de una pérdida asume el cliente (la franquicia) y qué parte cubre su seguro. Esa cifra determina directamente su fianza y su contrato de alquiler.

¿Conviene comprar o hacer renting de los primeros vehículos?

Compre si tiene el dinero y quiere costes mensuales bajos una vez pagados los coches; opte por el renting o el leasing si prefiere reservar liquidez para el negocio y un coste mensual previsible. Elija lo que elija:

• Elija los coches que piden sus clientes, no los que le gustan a usted. Fiables, económicos y fáciles de mantener.
• Mantenga una flota homogénea al principio, para que los repuestos, el mantenimiento y los precios sigan siendo sencillos.
• Revise las condiciones del contrato sobre el uso de alquiler, la distancia adicional y el desgaste antes de firmar.
• Planifique el mantenimiento desde el primer día. Un coche parado por una reparación imprevista no genera nada y puede hacer caer una reserva.

¿Cómo se fijan los precios del alquiler de coches?

Calcule el precio a partir de sus costes: el coste mensual del vehículo, el seguro, el mantenimiento, la limpieza, sus gastos generales y un margen, dividido entre los días que espera de forma realista que se alquile cada coche. Después compare el resultado con la competencia local.

Los precios del alquiler sin conductor también necesitan reglas claras para cuando el cliente va más allá de la reserva: una devolución tardía o más distancia de la incluida en el alquiler. Fije un periodo de cortesía, un cargo por tiempo extra por horas o por días y una distancia incluida con una tarifa para el exceso. Nuestra guía sobre el tiempo extra y la distancia adicional en el alquiler sin conductor muestra cómo fijar ambos.

¿Qué deben cubrir el contrato de alquiler y la fianza?

Un contrato de alquiler debe decir quién puede conducir, durante cuánto tiempo, qué está incluido y qué paga el cliente si algo sale mal. Como mínimo, incluya:

• los datos y el permiso de conducir del arrendatario, y los conductores adicionales,
• la fecha y hora de recogida y de devolución, y el periodo de cortesía,
• la distancia incluida y la tarifa por distancia adicional,
• las normas sobre combustible, limpieza, tabaco y mascotas,
• la fianza, qué cubre y cuándo se devuelve,
• la franquicia del seguro y qué pasa tras un accidente o una multa.

Cobre la fianza antes de que las llaves salgan de sus manos, y explique en el contrato cuándo y cómo se devuelve. Haga que el cliente lo firme en el mostrador, no después del viaje.

¿Cómo se revisan los coches en la entrega y la devolución?

Registre el estado del coche, la lectura del odómetro y el nivel de combustible en la entrega, con fotos, y registre lo mismo en la devolución. Hágalo siempre de la misma manera, a ser posible con el cliente delante.

La mayoría de las disputas de alquiler se reducen a «ese arañazo ya estaba» o «yo no recorrí tanta distancia». Las fotos con fecha y las lecturas del odómetro en ambos extremos las resuelven rápido y con justicia. También le dicen qué coches necesitan una revisión.

¿Cómo se aceptan reservas sin reservar dos veces el mismo coche?

Lleve todas las reservas en un solo sitio y compruebe la disponibilidad en el momento de aceptarlas. Las dobles reservas casi siempre vienen de reservas guardadas en dos sitios (una libreta y un chat, o dos hojas de cálculo), de comprobar la disponibilidad a ojo o de planificar el siguiente alquiler contando con un coche que aún no ha vuelto.

Considere un coche ocupado hasta que se devuelva físicamente, no hasta su hora de devolución prevista. Nuestra guía sobre cómo evitar la doble reserva de vehículos recoge cinco reglas que eliminan la mayoría de los choques.

¿Cuándo conviene empezar a usar un software de alquiler de coches?

Desde la primera reserva. Una hoja de cálculo puede servir para unos pocos coches, y nuestra guía de la hoja de cálculo de reservas de alquiler de coches explica cómo montarla bien, pero no puede rechazar una reserva que choca con otra y depende de que todo el mundo la actualice.

El software se gana su sitio cuando hace las comprobaciones por usted: rechazar una reserva que pondría un coche en dos sitios, registrar el odómetro y las fotos del estado en la entrega y la devolución, señalar los coches con retraso y convertir cada alquiler terminado en una factura. Si aún no está listo para un software, nuestra plantilla de factura de alquiler de coches enumera lo que debe incluir cada factura.

¿Cómo puede ayudar Odobase a una empresa de alquiler nueva?

Odobase gestiona los alquileres sin conductor y los viajes con chófer con una sola comprobación de disponibilidad, así que un coche no se puede prometer dos veces. En la entrega y la devolución registra el odómetro y las fotos del estado, mantiene el coche bloqueado hasta que vuelve de verdad, señala los alquileres con retraso y calcula el tiempo extra más allá del periodo de cortesía y la distancia que supera la incluida. Las fianzas se registran con el alquiler, y las facturas se crean a partir de los alquileres completados.

El plan Starter es gratuito para hasta 5 vehículos, sin necesidad de tarjeta, lo que encaja con una empresa que recibe sus primeras reservas. Consulte el software de alquiler de coches gratis para ver qué incluye el plan gratuito, o vea cómo encaja Odobase con una empresa de alquiler de coches.