Comment gérer un planning de transport du personnel sans tableur

Le transport du personnel (navettes d’employés, appelées « pick-and-drop » sur certains marchés) est l’un des types de travail de flotte les plus prévisibles, et l’un des plus faciles à mal gérer. Les mêmes circuits sont assurés chaque jour ouvré, mais les chauffeurs prennent des congés, les jours fériés interrompent le rythme et les clients ajoutent ou suppriment des circuits. Un tableur peut contenir le planning ; il ne peut pas empêcher que deux circuits reçoivent la même camionnette.

Pourquoi le transport du personnel dépasse-t-il vite les tableurs ?

• Chaque jour est une copie. Un circuit assuré cinq jours par semaine devient des centaines de lignes par an, et un changement oblige à modifier toutes les lignes futures.
• Les conflits sont invisibles. Rien n’empêche d’inscrire le même chauffeur sur deux circuits à 8 h.
• La facturation est reconstituée. En fin de mois, quelqu’un compte les jours où le circuit a réellement été assuré.

Étape 1 : définir chaque circuit une seule fois

Traitez un circuit comme une mission fixe : son point de départ et d’arrivée, les jours de la semaine où il est assuré, l’heure de départ, le chauffeur et le véhicule par défaut, et les dates du contrat. Tout le reste découle de cette définition.

Étape 2 : créer les courses quotidiennes à l’avance

Générez la course de chaque jour sous forme de véritable réservation, environ deux semaines à l’avance. Une véritable réservation bloque le chauffeur et le véhicule, de sorte qu’aucun autre travail ne peut leur être attribué en même temps, et les chauffeurs voient ce qui les attend.

Étape 3 : gérer les changements sur un planning hebdomadaire

Présentez chaque circuit en regard des jours de la semaine. Quand un chauffeur est en congé, réattribuez ce jour-là. Quand les circuits sont réorganisés, réattribuez ce jour-là et tous les suivants, en sautant les jours où le nouveau chauffeur est déjà occupé, puis traitez ces dates une par une.

Étape 4 : traiter sciemment les jours fériés et les interruptions

Sautez les jours fériés et suspendez un circuit pendant la fermeture des bureaux d’un client. Les jours annulés doivent le rester ; ils ne doivent pas réapparaître la prochaine fois que le planning est prolongé.

Étape 5 : facturer ce qui a réellement été effectué

En fin de mois, facturez chaque entreprise cliente à partir de ses courses effectuées. Le planning prévoyait 22 jours ; la facture doit indiquer combien ont réellement été assurés.

Faire tout cela dans Odobase

Les trajets récurrents et le planning, activés sur demande pour toute formule Odobase, suivent exactement ces étapes : configurez un circuit une seule fois, laissez Odobase créer les trajets quotidiens de 7 à 60 jours à l’avance, réattribuez depuis le planning, sautez et suspendez, et facturez chaque client à partir des trajets effectués. Voyez ce qu’Odobase apporte aux prestataires de transport du personnel.