Come gestire i turni del trasporto dipendenti senza fogli di calcolo

Il trasporto dipendenti (le navette per il personale, in alcuni mercati detto pick-and-drop) è una delle attività di flotta più prevedibili, e una delle più facili da gestire male. Gli stessi percorsi si ripetono ogni giorno lavorativo, ma gli autisti vanno in ferie, le festività interrompono lo schema e i clienti aggiungono e tolgono percorsi. Un foglio di calcolo può contenere il piano; non può impedire che lo stesso furgone venga assegnato a due percorsi.

Perché il trasporto del personale supera presto i fogli di calcolo?

• Ogni giorno è una copia. Un percorso che si svolge cinque giorni a settimana diventa centinaia di righe all’anno, e una modifica significa correggere tutte quelle future.
• I conflitti non si vedono. Niente impedisce di scrivere lo stesso autista su due percorsi alle 8:00.
• La fatturazione va ricostruita. A fine mese qualcuno deve contare quali giorni si sono effettivamente svolti.

Passo 1: definisci ogni percorso una sola volta

Tratta un percorso come un servizio fisso: dove inizia e dove finisce, i giorni della settimana in cui si svolge, l’orario di partenza, l’autista e il veicolo predefiniti e le date del contratto. Tutto il resto deriva da questa definizione.

Passo 2: crea le corse giornaliere in anticipo

Genera la corsa di ogni giorno come una vera prenotazione, con un paio di settimane di anticipo. Le prenotazioni vere bloccano autista e veicolo, così non è possibile assegnare altri servizi in sovrapposizione, e gli autisti vedono cosa li aspetta.

Passo 3: gestisci i cambiamenti sui turni settimanali

Disponi ogni percorso sui giorni della settimana. Quando un autista è in ferie, riassegna quel giorno. Quando i percorsi vengono riorganizzati, riassegna quel giorno e tutti quelli successivi, saltando i giorni in cui il nuovo autista è già impegnato, e gestisci quelle date una per una.

Passo 4: gestisci festività e pause con metodo

Salta i giorni festivi e sospendi un percorso mentre l’ufficio di un cliente è chiuso. I giorni annullati devono restare annullati; non devono ricomparire la volta successiva che il piano viene esteso.

Passo 5: fattura ciò che si è effettivamente svolto

A fine mese, fattura a ogni azienda cliente le sue corse completate. Il piano diceva 22 giorni; la fattura deve dire quanti ne sono stati effettivamente svolti.

Come farlo in Odobase

Viaggi ricorrenti e turni, attivabili su richiesta con qualsiasi piano Odobase, seguono esattamente questi passi: imposti un percorso una volta, lasci che Odobase crei i viaggi giornalieri da 7 a 60 giorni in anticipo, riassegni dai turni, salti e sospendi, e fatturi a ogni cliente i viaggi completati. Scopri come funziona per chi offre trasporto dipendenti.