Personel servisi görev planı Excel tablosu olmadan nasıl yönetilir

Personel servisi (bazı pazarlarda pick-and-drop olarak da anılır), filo işlerinin en öngörülebilir türlerinden biridir ve yanlış yapılması en kolay olanlardan biridir. Aynı güzergâhlar her iş günü çalışır, ama sürücüler izne çıkar, tatiller düzeni bozar, müşteriler güzergâh ekler ve çıkarır. Bir Excel tablosu planı tutabilir; aynı minibüsün iki güzergâha verilmesini engelleyemez.

Personel servisi neden Excel tablolarına sığmaz?

• Her gün bir kopyadır. Haftada beş gün çalışan bir güzergâh yılda yüzlerce satıra dönüşür ve bir değişiklik, gelecekteki satırların hepsini düzenlemek demektir.
• Çakışmalar görünmez. Hiçbir şey aynı sürücünün saat 08.00’de iki güzergâha yazılmasını engellemez.
• Faturalama yeniden kurgulanır. Ay sonunda biri hangi günlerin gerçekten yapıldığını sayar.

Ücretsiz bir planlama tablosu indirin

Yazılıma henüz hazır değilseniz, Excel için ücretsiz yolcu taşımacılığı planlama tablomuz bu adımları izler. Her güzergâhı çalıştığı günler, saatleri, her zamanki sürücüsü ve aracı ve sözleşme tarihleriyle bir kez listeleyin. Bir kontrol sütunu, çakışan saatlerde iki güzergâha atanmış bir sürücüyü veya aracı işaretler. Haftalık planlayıcı her seferi kimin sürdüğünü gösterir; gün değişiklikleri sayfası da güzergâha dokunmadan bir sürücüyü tek bir gün için değiştirir. Tablo İngilizce, İspanyolca, Fransızca, İtalyanca, Almanca ve Arapça olarak da mevcuttur.

1. adım: Her güzergâhı bir kez tanımlayın

Bir güzergâhı kalıcı bir görev olarak ele alın: nerede başlayıp nerede bittiği, hangi günler çalıştığı, başlangıç saati, varsayılan sürücü ve araç ve sözleşme tarihleri. Geri kalan her şey bu tanımdan çıkar. Öğrenci servisleri de aynı şekilde çalışır; sözleşme tarihleri yerine dönem tarihleri vardır. Odobase’in öğrenci servisine nasıl uyduğunu görün.

2. adım: Günlük seferleri önceden oluşturun

Her günün seferini iki hafta kadar önceden gerçek bir rezervasyon olarak oluşturun. Gerçek rezervasyonlar sürücüyü ve aracı bloke eder; böylece üzerlerine başka bir iş atanamaz ve sürücüler sırada ne olduğunu görebilir.

3. adım: Değişiklikleri haftalık bir görev planında yönetin

Her güzergâhı haftanın günlerine karşı yerleştirin. Bir sürücü izindeyken o günü yeniden atayın. Güzergâhlar yeniden düzenlendiğinde o günü ve sonraki her günü yeniden atayın, yeni sürücünün zaten dolu olduğu günleri atlayın ve o tarihleri tek tek ele alın.

4. adım: Tatilleri ve araları bilinçli olarak yönetin

Resmî tatilleri atlayın ve bir müşterinin ofisi kapalıyken güzergâhı duraklatın. İptal edilen günler iptal edilmiş olarak kalmalı; plan bir sonraki uzatıldığında yeniden ortaya çıkmamalıdır.

5. adım: Gerçekten yapılandan faturalandırın

Ay sonunda her müşteri şirketi tamamlanan seferlerinden faturalandırın. Plan 22 gün diyordu; fatura gerçekte kaç gün sürüldüğünü göstermelidir.

Bunu Odobase’de yapmak

Her yeni Odobase hesabında açık gelen tekrarlayan seferler ve görev planı tam olarak bu adımları izler: bir güzergâhı bir kez kurun, Odobase günlük seferleri 7 ila 60 gün önceden oluştursun, görev planından yeniden atayın, atlayın ve duraklatın ve her müşteriyi tamamlanan seferlerden faturalandırın. Bunun personel servisi firmalarına ve diğer yolcu taşımacılığı şirketlerine nasıl uyduğunu görün.