Mitarbeiterbeförderung
So planen Sie die Mitarbeiterbeförderung ohne Tabellen
Wie Anbieter von Mitarbeiterbeförderung tägliche Shuttle-Routen planen, Fahrten vorab anlegen, Urlaub und Feiertage abdecken und nach Fahrten abrechnen.
Von Das Odobase-Team
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Die kurze Antwort
Führen Sie die Mitarbeiterbeförderung als feste Routen statt als tägliche Einzelbuchungen: Legen Sie jede Route einmal mit Wochentagen, Uhrzeit, Fahrer und Fahrzeug an, erzeugen Sie die täglichen Fahrten ein paar Wochen im Voraus, regeln Sie Urlaub und Feiertage in einem Wochendienstplan und rechnen Sie mit jedem Kundenunternehmen die tatsächlich gefahrenen Fahrten ab.
Die Mitarbeiterbeförderung (Mitarbeitershuttles oder Werksverkehr, in manchen Märkten Pick-and-Drop genannt) ist eine der planbarsten Arten von Flottenarbeit und eine der fehleranfälligsten. Jeden Arbeitstag fahren dieselben Routen, aber Fahrer nehmen Urlaub, Feiertage unterbrechen den Rhythmus, und Kunden kommen mit neuen Routen hinzu oder streichen welche. Eine Tabelle kann den Plan festhalten, aber nicht verhindern, dass zwei Routen denselben Transporter bekommen.
Warum wächst die Mitarbeiterbeförderung über Tabellen hinaus?
- Jeder Tag ist eine Kopie. Eine Route an fünf Tagen pro Woche wird zu Hunderten Zeilen im Jahr, und jede Änderung heißt, alle künftigen Zeilen zu bearbeiten.
- Konflikte bleiben unsichtbar. Nichts verhindert, dass derselbe Fahrer um 8:00 für zwei Routen eingetragen ist.
- Die Abrechnung wird rekonstruiert. Am Monatsende zählt jemand nach, an welchen Tagen tatsächlich gefahren wurde.
Kostenlose Planungstabelle herunterladen
Wenn Sie noch nicht bereit für eine Software sind, folgt unsere kostenlose Planungstabelle für die Personenbeförderung für Excel diesen Schritten. Sie tragen jede Route einmal ein, mit Wochentagen, Uhrzeiten, festem Fahrer und Fahrzeug sowie der Vertragslaufzeit. Eine Prüfspalte markiert Fahrer oder Fahrzeuge, die zu überschneidenden Zeiten für zwei Routen eingeteilt sind. Der Wochenplan zeigt, wer welche Fahrt fährt, und auf einem Blatt für Tagesänderungen tauschen Sie einen Fahrer für einen Tag, ohne die Route anzufassen. Die Tabelle gibt es auch auf Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Türkisch und Arabisch.
Schritt 1: Jede Route einmal festlegen
Behandeln Sie eine Route als festen Dienst: wo sie beginnt und endet, an welchen Wochentagen sie fährt, die Startzeit, der feste Fahrer und das feste Fahrzeug sowie die Vertragslaufzeit. Alles Weitere ergibt sich aus dieser Festlegung. Schülerbeförderung funktioniert genauso, mit Schuljahresterminen statt Vertragslaufzeit; sehen Sie, wie Odobase zur Schülerbeförderung passt.
Schritt 2: Die täglichen Fahrten im Voraus anlegen
Erzeugen Sie die Fahrt jedes Tages ein paar Wochen im Voraus als echte Buchung. Echte Buchungen blockieren Fahrer und Fahrzeug, sodass keine andere Arbeit darübergelegt werden kann, und die Fahrer sehen, was auf sie zukommt.
Schritt 3: Änderungen im Wochendienstplan regeln
Stellen Sie jede Route den Wochentagen gegenüber. Ist ein Fahrer im Urlaub, teilen Sie diesen Tag neu ein. Werden Routen umverteilt, teilen Sie diesen Tag und alle folgenden neu ein, überspringen die Tage, an denen der neue Fahrer schon verplant ist, und klären diese Termine einzeln.
Schritt 4: Feiertage und Pausen bewusst behandeln
Überspringen Sie gesetzliche Feiertage und pausieren Sie eine Route, solange das Büro eines Kunden geschlossen ist. Ausgefallene Tage sollten ausgefallen bleiben; sie dürfen nicht wieder auftauchen, wenn der Plan das nächste Mal verlängert wird.
Schritt 5: Abrechnen, was tatsächlich gefahren wurde
Rechnen Sie am Monatsende mit jedem Kundenunternehmen die abgeschlossenen Fahrten ab. Der Plan sagte 22 Tage; die Rechnung sollte nennen, wie viele tatsächlich gefahren wurden.
So geht das in Odobase
Wiederkehrende Fahrten und der Dienstplan, in jedem neuen Odobase-Konto eingeschaltet, folgen genau diesen Schritten: Sie legen eine Route einmal an, Odobase erzeugt die täglichen Fahrten 7 bis 60 Tage im Voraus, Sie teilen im Dienstplan neu ein, überspringen und pausieren und stellen jedem Kunden die abgeschlossenen Fahrten in Rechnung. Sehen Sie, wie das zu Anbietern von Mitarbeiterbeförderung und anderen Unternehmen der Personenbeförderung passt.
Themen
- Mitarbeiterbeförderung
- Dienstplanung
- Betrieb
Häufig gestellte Fragen
Wie weit im Voraus sollten die täglichen Fahrten geplant werden?
Zwei Wochen sind ein praktischer Standard. Das reicht, um Konflikte zu erkennen und Urlaub einzuplanen, und ist kurz genug, dass eine geänderte Route nicht einen ganzen Monat an Buchungen umwirft.
Was passiert mit vergangenen Fahrten, wenn sich eine Route ändert?
Nichts. Ändern Sie nur künftige Fahrten, die noch nicht begonnen haben. Abgeschlossene Fahrten sind die Grundlage Ihrer Rechnungen und sollten nie nachträglich geändert werden.
Können Fahrer ihren Dienstplan auf dem Handy sehen?
Das sollten sie. Wenn jede tägliche Fahrt eine echte Buchung mit zugewiesenem Fahrer ist, kann eine Fahrer-App alle anstehenden Fahrten zeigen, und eine Änderung im Dienstplan erreicht den Fahrer ohne Anruf.
Was sollte eine Software für die Dienstplanung im Werksverkehr können?
Aus einer festen Route die Fahrten jedes Tages erzeugen, einen Fahrer oder ein Fahrzeug ablehnen, das gleichzeitig für zwei Fahrten eingeteilt ist, die Neueinteilung für einen Tag oder den Rest der Serie erlauben, Feiertage überspringen und jedem Kunden die tatsächlich gefahrenen Fahrten in Rechnung stellen.
Wie rechnet man die Mitarbeiterbeförderung mit dem Kunden ab?
Rechnen Sie die Fahrten ab, die im Zeitraum tatsächlich gefahren wurden, nicht den Plan. So werden ausgefallene Tage und Feiertage nie versehentlich berechnet.
