Quanto far pagare il tempo di attesa in un'attività di taxi o NCC

Ogni attività di NCC e di taxi ha la stessa storia: un autista fermo davanti a una casa per 25 minuti, un passeggero che alla fine compare e un conto su cui nessuno si era accordato. L’attesa è lavoro vero. L’auto è prenotata, l’autista è pagato e il servizio successivo può slittare. Una politica di attesa chiara, decisa prima del servizio, trasforma quel momento imbarazzante in una riga di fattura che il cliente si aspettava.

Quanto far pagare il tempo di attesa?

Fai pagare l’attesa, dopo un periodo gratuito, con una tariffa basata su quanto ti costa un’ora di autista e auto. La tariffa deve coprire il tempo dell’autista, l’auto non disponibile per altri servizi e una parte dei costi generali. Il carburante conta meno, perché l’auto è ferma.

Un semplice punto di partenza è prendere la tua tariffa oraria e dividerla in blocchi. Se un’ora di noleggio con conducente costa 48 nella tua valuta, un blocco di 15 minuti di attesa potrebbe costare 12. Questi numeri sono indicativi; ciò che conta è il ragionamento. Un cliente non deve mai scoprire che un’ora di attesa costa più di quanto sarebbe costato prenotare l’auto a ore.

Quanto deve durare l’attesa gratuita?

Concedi un periodo gratuito abbastanza lungo perché un cliente pronto in orario non paghi mai, e uno più lungo in aeroporto. La prassi comune è questa:

Tipo di prelievo	Attesa gratuita	Contata da
Indirizzo di casa, ufficio o hotel	Una franchigia breve, come 10 o 15 minuti	L’orario di prelievo prenotato
Arrivo in aeroporto	Una franchigia più lunga, come 45 o 60 minuti	L’orario di prelievo prenotato
Stazione o porto	Una via di mezzo tra le due	L’orario di prelievo prenotato
Noleggio a ore o a giornata	Nessuna a parte: l’attesa fa parte del noleggio	Non applicabile

I valori sono esempi, non tariffe di mercato. Conta il tempo gratuito dall’orario di prelievo prenotato e non dal momento in cui arriva l’autista, così un autista in anticipo non consuma la franchigia del cliente e un autista in ritardo non fa partire il conteggio prima del tempo.

In aeroporto, chiedi il numero di volo al momento della prenotazione, così l’autista aspetta l’arrivo giusto. Se il cliente ha prenotato il prelievo all’orario di atterraggio, è la tua franchigia aeroportuale a coprire il controllo passaporti e la sala bagagli.

L’attesa va fatta pagare al minuto o a blocchi?

Fai pagare ogni blocco di minuti iniziato, per esempio ogni 15 minuti iniziati. I blocchi sono facili da registrare per l’autista, facili da verificare per il cliente in base a ciò che ricorda e facili da scrivere nelle condizioni. Con blocchi da 15 minuti, un’attesa di 5 minuti oltre il periodo gratuito è un blocco, e un’attesa di 20 minuti oltre è due.

Qualunque cosa scelga, arrotonda sempre nello stesso modo. È l’arrotondamento incoerente a trasformare un piccolo addebito in un reclamo.

Che cosa conta come mancata presentazione?

Una mancata presentazione è una prenotazione in cui il cliente non compare entro la fine dell’attesa gratuita e non è raggiungibile. Prima che l’autista se ne vada, il tuo team deve:

1. Aspettare che il periodo gratuito sia finito.
2. Provare a contattare il cliente al telefono o con un messaggio, e annotare il tentativo.
3. Registrare l’orario in cui l’autista se n’è andato.

Decidi in anticipo quanto costa una mancata presentazione. Molti operatori fanno pagare l’intera tariffa, perché auto e autista erano impegnati per il servizio e di solito non si possono rivendere con poco preavviso. Alcuni fanno pagare solo una parte. Vanno bene entrambe le scelte, purché il cliente sia stato informato prima di prenotare.

Come scrivere i costi di attesa nelle tue condizioni?

Inserisci la politica nei termini e condizioni con parole semplici e numeri reali. Una buona clausola sull’attesa risponde a cinque domande:

• Quanti minuti di attesa gratuita sono inclusi, agli indirizzi e in aeroporto?
• Da quando si conta il tempo gratuito?
• Quanto costa ogni blocco di attesa extra, e quanto dura un blocco?
• Quando un’attesa diventa una mancata presentazione, e cosa si paga in quel caso?
• Come verrà informato il cliente di un eventuale addebito?

Per i prelievi in aeroporto, scrivi anche cosa succede quando un volo è in ritardo: se il prelievo si sposta al nuovo orario di atterraggio quando il cliente te lo comunica, e se in quel caso la franchigia gratuita riparte.

Come comunicare ai clienti i costi di attesa?

Comunicali prima della prenotazione, e di nuovo nella conferma. Mostra l’attesa gratuita e il costo per blocco nel modulo di prenotazione, nel preventivo e nel messaggio di conferma. Un cliente che ha letto tre volte “15 minuti gratis, poi 12 ogni 15 minuti iniziati” raramente avrà da obiettare.

Quando fai pagare l’attesa, mettila in fattura come riga a sé, con il tempo. “Attesa, 30 minuti oltre il periodo gratuito” si accetta facilmente; una tariffa semplicemente più alta del preventivo no.

Come gestisce Odobase il tempo di attesa?

Nel listino prezzi di Odobase imposti i minuti di attesa gratuita per i prelievi ordinari e una franchigia separata per l’aeroporto, entrambi contati dall’orario di prelievo prenotato. Quando sono finiti, il tuo team può registrare una mancata presentazione sul viaggio. Odobase non aggiunge in automatico costi di attesa alle tariffe: il costo dell’attesa extra lo stabiliscono le tue condizioni.

La gestione dei viaggi conserva in ogni viaggio l’orario di prelievo prenotato, l’autista e il veicolo, così i fatti alla base di un costo di attesa o di una mancata presentazione sono in un unico posto. Per il resto di una tariffa aeroportuale, leggi come fissare i prezzi dei transfer aeroportuali.