Gestione automezzi con Excel o con un software? Cosa registrare e quando cambiare

Quasi tutte le flotte nascono in un foglio di calcolo, e per buoni motivi: Excel è già su ogni computer, non costa nulla in più e si adatta al tuo modo di lavorare. I problemi arrivano dopo, quando del file esistono cinque copie, la patente di un autista è scaduta il mese scorso e nessuno sa quanto costa davvero ogni furgone. Vale per un’azienda di trasporto come per un’impresa con auto aziendali o furgoni dei tecnici. Questa guida mostra come impostare un foglio per la gestione degli automezzi che regga, e i segnali che è ora di passare a un software.

Si può gestire una flotta con Excel?

Sì, per una piccola flotta con una sola persona responsabile del file. Un foglio di calcolo può contenere i veicoli, gli autisti, ogni manutenzione e ogni costo, e poche formule lo trasformano in un elenco di ciò che sta per scadere. Funziona finché i dati vengono inseriti in tempo e una sola copia del file fa fede. Smette di funzionare quando lo aggiornano più persone, quando gli autisti devono inviare letture e ricevute dalla strada, o quando la flotta cresce oltre ciò che una persona riesce a tenere aggiornato.

Cosa deve contenere un foglio per la gestione degli automezzi?

Tieni un foglio per ogni argomento e una riga per ogni evento. Una cartella di lavoro per la flotta di solito ha:

• Veicoli: targa, marca e modello, anno, lettura attuale dell’odometro e scadenze di assicurazione, bollo, revisione e prossimo tagliando.
• Autisti: nome, telefono, numero e scadenza della patente, e quali veicoli può guidare ciascuno.
• Registro manutenzioni: una riga per ogni tagliando o riparazione con data, veicolo, lettura dell’odometro, officina, lavoro svolto e costo.
• Carburante e spese: una riga per ogni ricevuta con data, veicolo, autista, tipo (carburante, pedaggi, parcheggi, lavaggi) e importo.
• Utilizzo: chi ha avuto quale veicolo, da quando a quando, con la lettura dell’odometro all’inizio e alla fine.

La stessa struttura è alla base del nostro foglio di calcolo per le prenotazioni di un autonoleggio, che aggiunge un controllo che segnala due prenotazioni della stessa auto.

Quali formule rendono utile un foglio per la flotta?

Poche formule fanno la maggior parte del lavoro:

Cosa ti serve	Come ottenerlo
Giorni a un rinnovo	La data di scadenza meno OGGI(), in rosso sotto i 30 con la formattazione condizionale
Costo per veicolo	SOMMA.PIÙ.SE sui fogli delle manutenzioni e delle spese, per targa
Costo per unità di distanza	I costi del veicolo divisi per la distanza tra due letture dell’odometro
Prossimo tagliando	La lettura dell’odometro dell’ultimo tagliando più il tuo intervallo di manutenzione
Veicoli fermi	CONTA.PIÙ.SE su una colonna di stato (disponibile, in officina, fermo)

Tieni le formule in colonne in cui nessuno scrive, e proteggile se puoi. Una formula sovrascritta a mano è il modo più comune in cui un foglio per la flotta smette di funzionare senza che nessuno se ne accorga.

Dove Excel smette di funzionare?

Un foglio di calcolo sa solo ciò che qualcuno ha scritto, e ti avvisa solo quando qualcuno lo apre. I punti di rottura tipici sono:

• Più persone, più copie. L’ufficio, l’officina e il titolare tengono ciascuno la propria versione, e nessuna è completa.
• Autisti in strada. Ricevute del carburante, letture dell’odometro e segnalazioni di danni arrivano via messaggio, giorni dopo, e vanno ricopiate.
• Nessuna visione in tempo reale. Il file non può dirti dove si trova un veicolo adesso, né che un autista è assegnato a due servizi contemporaneamente.
• Scadenze che passano in silenzio. Il rinnovo di un’assicurazione o la scadenza di una patente vengono segnalati solo se qualcuno guarda la colonna giusta il giorno giusto.
• Costi che non tornano mai. Senza tutte le ricevute nel file, il costo per veicolo è una stima.

Quando passare a un software di gestione flotte?

Passa quando il foglio di calcolo ti costa più di quanto ti fa risparmiare: quando una seconda persona inizia ad aggiornarlo, quando gli autisti devono comunicare i dati dal telefono, quando i clienti chiedono dov’è il loro veicolo o il loro autista, o quando una scadenza mancata ti è già costata una multa o una riparazione. Per un’azienda di trasporto o di noleggio, il momento di solito arriva con la prima doppia prenotazione.

Come si confronta Odobase con un foglio per la flotta?

Odobase tiene una scheda per ogni veicolo con foto, odometro e stato, una sezione riservata per libretto, assicurazione e permessi, e l’intero storico di manutenzione: manutenzioni programmate per data e inviate a un autista, che le completa nell’app con la foto della fattura dell’officina. Gli autisti registrano carburante, pedaggi e parcheggi su ogni viaggio dall’app per autisti, con la foto della ricevuta, e ogni viaggio registra le letture dell’odometro e il percorso. I report mostrano quanto guadagna e quanto costa ogni veicolo, e un veicolo non può essere prenotato su due servizi che si sovrappongono.

Odobase non genera ancora promemoria in base alle letture dell’odometro, quindi pianifica le manutenzioni per data. Se fatturi ai clienti il lavoro dei tuoi veicoli, il nostro modello di fattura per autonoleggio gratuito mostra cosa deve contenere ogni fattura, e Odobase crea quelle fatture dai viaggi e dai noleggi completati.

Scopri anche Odobase per il trasporto di persone e il noleggio di pullman.