Gestión de flotas en Excel: qué controlar y cuándo pasar a un software

La mayoría de las flotas empiezan en una hoja de cálculo, y con razón: Excel ya está en todos los ordenadores, no cuesta nada más y se adapta a su forma de trabajar. El problema llega después, cuando el archivo tiene cinco copias, el permiso de conducir de un conductor caducó el mes pasado y nadie sabe lo que cuesta de verdad cada furgoneta. Esta guía explica cómo montar una hoja de cálculo de flota que aguante, y las señales de que es hora de pasar a un software.

¿Se puede gestionar una flota en Excel?

Sí, con una flota pequeña y una sola persona a cargo del archivo. Una hoja de cálculo puede guardar sus vehículos, sus conductores, cada revisión y cada gasto, y unas pocas fórmulas la convierten en una lista de lo que vence. Funciona mientras los datos se introduzcan a tiempo y una sola copia del archivo sea la buena. Deja de funcionar cuando varias personas la actualizan, cuando los conductores tienen que enviar lecturas y recibos desde la carretera, o cuando la flota crece más de lo que una persona puede mantener al día.

¿Qué debe controlar una hoja de cálculo de flota?

Use una hoja por tema y una fila por cada hecho. Un libro de flota suele tener:

• Vehículos: matrícula, marca y modelo, año, odómetro actual y la fecha de vencimiento del seguro, el permiso de circulación, la inspección técnica y la próxima revisión.
• Conductores: nombre, teléfono, número y fecha de caducidad del permiso de conducir, y qué vehículos puede conducir cada uno.
• Registro de mantenimiento: una fila por revisión o reparación con la fecha, el vehículo, la lectura del odómetro, el taller, el trabajo hecho y el coste.
• Combustible y gastos: una fila por recibo con la fecha, el vehículo, el conductor, el tipo (combustible, peajes, aparcamiento, lavado) y el importe.
• Uso: quién tuvo cada vehículo, desde cuándo y hasta cuándo, con el odómetro al principio y al final.

Es la misma estructura de nuestra hoja de cálculo de reservas de alquiler de coches, que añade una comprobación que señala dos reservas del mismo coche.

¿Qué fórmulas hacen útil una hoja de cálculo de flota?

Unas pocas fórmulas hacen casi todo el trabajo:

Lo que quiere saber	Cómo obtenerlo
Días hasta una renovación	La fecha de vencimiento menos HOY(), en rojo por debajo de 30 con formato condicional
Coste por vehículo	SUMAR.SI.CONJUNTO sobre las hojas de mantenimiento y de gastos, por matrícula
Coste por unidad de distancia	Los costes del vehículo divididos por la distancia entre dos lecturas del odómetro
Próxima revisión	La lectura del odómetro de la última revisión más su intervalo de revisión
Vehículos fuera de servicio	CONTAR.SI.CONJUNTO sobre una columna de estado (disponible, en taller, fuera de servicio)

Ponga las fórmulas en columnas en las que nadie escriba, y protéjalas si puede. Una fórmula sobrescrita a mano es la forma más habitual de que una hoja de flota falle sin que nadie se dé cuenta.

¿Dónde deja de servir Excel?

Una hoja de cálculo solo sabe lo que alguien ha escrito, y solo avisa cuando alguien la abre. Los puntos de ruptura habituales son:

• Varias personas, varias copias. La oficina, el taller y el dueño tienen cada uno su versión, y ninguna está completa.
• Conductores en la carretera. Los recibos de combustible, las lecturas del odómetro y los partes de daños llegan por mensaje, días después, y hay que pasarlos a mano.
• Ninguna imagen en vivo. El archivo no puede decirle dónde está ahora un vehículo, ni que un conductor tiene dos trabajos a la vez.
• Fechas que pasan en silencio. Una renovación del seguro o un permiso caducado solo se ven si alguien mira la columna correcta el día correcto.
• Costes que nunca cuadran. Sin todos los recibos en el archivo, el coste por vehículo es una suposición.

¿Cuándo conviene pasar a un software de gestión de flotas?

Cámbiese cuando la hoja de cálculo le cueste más de lo que le ahorra: cuando una segunda persona empieza a actualizarla, cuando los conductores necesitan informar desde el móvil, cuando los clientes preguntan dónde está su vehículo o su conductor, o cuando una fecha olvidada ya le ha costado una multa o una reparación. En una empresa de transporte o de alquiler, el momento suele llegar con la primera reserva duplicada.

¿Cómo se compara Odobase con una hoja de cálculo de flota?

Odobase guarda una ficha por vehículo con sus fotos, su odómetro y su estado, una sección privada para la documentación, el seguro y los permisos, y todo su historial de mantenimiento: revisiones programadas por fecha y enviadas a un conductor, que las completa en la app con una foto de la factura del taller. Los conductores registran el combustible, los peajes y el aparcamiento de cada viaje desde la app para conductores, con foto del recibo, y cada viaje registra sus lecturas del odómetro y su recorrido. Los informes muestran lo que gana y lo que cuesta cada vehículo, y un vehículo no puede reservarse para dos trabajos que se solapan.

Odobase todavía no genera avisos según el odómetro, así que programe las revisiones por fecha. Si cobra a sus clientes el trabajo de sus vehículos, nuestra plantilla de factura de alquiler de coches, gratuita, muestra lo que debe incluir cada factura, y Odobase crea esas facturas a partir de los viajes y alquileres completados.

Vea también cómo encaja Odobase en las empresas de transporte de viajeros y de alquiler de autobuses.