Excel ile filo yönetimi: neler takip edilmeli, yazılıma ne zaman geçilmeli

Filoların çoğu bir Excel tablosuyla başlar ve bunun iyi bir nedeni vardır: Excel zaten her bilgisayarda yüklüdür, ek bir maliyeti yoktur ve çalışma şeklinize uyum sağlar. Sorun daha sonra, dosyanın beş kopyası olduğunda, bir sürücünün ehliyetinin süresi geçen ay dolduğunda ve kimse her minibüsün gerçekte neye mal olduğunu bilmediğinde başlar. Bu rehber, ayakta kalan bir filo yönetimi Excel tablosunu nasıl kuracağınızı ve yazılıma geçme zamanının geldiğini gösteren işaretleri anlatıyor.

Bir filo Excel ile yönetilebilir mi?

Evet, dosyadan tek bir kişinin sorumlu olduğu küçük bir filo için. Bir tablo araçlarınızı, sürücülerinizi, her bakımı ve her gideri tutabilir; birkaç formül de onu yaklaşan işlerin bir listesine dönüştürür. Veriler zamanında girildiği ve dosyanın tek bir kopyası esas alındığı sürece işe yarar. Birkaç kişi dosyayı güncellediğinde, sürücüler sayaç değerlerini ve fişleri yoldan göndermek zorunda kaldığında ya da filo tek bir kişinin güncel tutabileceğinden fazla büyüdüğünde işe yaramaz hâle gelir.

Bir filo tablosu neleri takip etmeli?

Her konu için bir sayfa ve her olay için bir satır tutun. Bir filo çalışma kitabında genellikle şunlar bulunur:

• Araçlar: plaka, marka ve model, yıl, güncel sayaç değeri ve sigorta, ruhsat, muayene ile bir sonraki bakımın tarihi.
• Sürücüler: ad, telefon, ehliyet numarası ve ehliyet geçerlilik tarihi ve her birinin hangi araçları kullanabileceği.
• Bakım kaydı: her bakım veya onarım için tarih, araç, sayaç değeri, servis, yapılan iş ve maliyetle bir satır.
• Yakıt ve giderler: her fiş için tarih, araç, sürücü, tür (yakıt, köprü ve otoyol geçişleri, otopark, yıkama) ve tutarla bir satır.
• Kullanım: hangi aracın kimde, ne zamandan ne zamana kadar olduğu, başlangıçtaki ve bitişteki sayaç değeriyle.

Aynı yapı, aynı aracın iki rezervasyonunu işaretleyen bir kontrol ekleyen araç kiralama rezervasyon tablomuzun da temelindedir.

Hangi formüller bir filo tablosunu kullanışlı kılar?

İşin çoğunu birkaç formül yapar:

Ne istiyorsunuz	Nasıl elde edilir
Bir yenilemeye kalan gün	Bitiş tarihi eksi BUGÜN(), koşullu biçimlendirmeyle 30’un altında kırmızı
Araç başına maliyet	Bakım ve gider sayfalarında plakaya göre ÇOKETOPLA
Birim mesafe başına maliyet	Aracın maliyetleri bölü iki sayaç değeri arasındaki mesafe
Bir sonraki bakım	Son bakımdaki sayaç değeri artı bakım aralığınız
Hizmet dışı araçlar	Bir durum sütununda ÇOKEĞERSAY (müsait, bakımda, hizmet dışı)

Formülleri kimsenin veri girmediği sütunlarda tutun ve mümkünse koruyun. Elle üzerine yazılan bir formül, bir filo tablosunun kimse fark etmeden bozulmasının en yaygın yoludur.

Excel nerede işe yaramaz hâle gelir?

Bir tablo yalnızca birinin girdiği bilgiyi bilir ve sizi yalnızca biri onu açtığında uyarır. Alışılmış kırılma noktaları şunlardır:

• Birkaç kişi, birkaç kopya. Ofis, atölye ve işletme sahibi her biri kendi sürümünü tutar ve hiçbiri eksiksiz değildir.
• Yoldaki sürücüler. Yakıt fişleri, sayaç değerleri ve hasar bildirimleri günler sonra mesajla gelir ve elle girilmesi gerekir.
• Canlı bir tablo yok. Dosya size bir aracın şu an nerede olduğunu ya da bir sürücünün aynı anda iki işe atandığını söyleyemez.
• Sessizce geçen tarihler. Bir sigorta yenilemesi veya ehliyetin süresinin dolması, ancak biri doğru günde doğru sütuna bakarsa fark edilir.
• Hiç tutmayan maliyetler. Her fiş dosyada olmadığında araç başına maliyet bir tahminden ibarettir.

Filo yönetim yazılımına ne zaman geçmelisiniz?

Tablo size kazandırdığından fazlasına mal olduğunda geçin: ikinci bir kişi onu güncellemeye başladığında, sürücülerin telefonlarından bildirim yapması gerektiğinde, müşteriler araçlarının veya sürücülerinin nerede olduğunu sorduğunda ya da kaçırılan bir tarih size zaten bir cezaya veya onarıma mal olduğunda. Bir taşımacılık veya kiralama şirketi için bu an genellikle ilk çift rezervasyonla gelir.

Odobase bir filo tablosuyla nasıl karşılaştırılır?

Odobase her araç için fotoğrafları, sayaç değeri ve durumuyla tek bir kayıt, ruhsatı, sigortası ve izin belgeleri için özel bir bölüm ve eksiksiz bakım geçmişini tutar: bakımlar tarihe göre planlanır ve bir sürücüye gönderilir, sürücü de bakımı uygulamada servisin faturasının fotoğrafıyla tamamlar. Sürücüler yakıt, köprü ve otoyol geçişleri ile otopark giderlerini sürücü uygulamasından her sefere fiş fotoğrafıyla işler; her sefer de sayaç değerlerini ve güzergâhını kaydeder. Raporlar her aracın ne kazandırdığını ve neye mal olduğunu gösterir; bir araç çakışan iki işe rezerve edilemez.

Odobase henüz kat edilen mesafeye göre hatırlatma oluşturmaz; bu yüzden bakımları tarihe göre planlayın. Araçlarınızın yaptığı iş için müşterilerinizden ücret alıyorsanız, ücretsiz araç kiralama fatura şablonumuz her faturada nelerin bulunması gerektiğini gösterir; Odobase de bu faturaları tamamlanan seferlerden ve kiralamalardan oluşturur.

Odobase’in yolcu taşımacılığı ve otobüs ve midibüs kiralama şirketlerine nasıl uyduğunu da görün.